Wer den Vorsteuerabzug bei den angefallenen Kosten für eine Betriebsfeier geltend machen will, muss hohe Anforderungen erfüllen. Entscheidend ist vor allem der wirtschaftliche Zusammenhang.
Fachkräfte binden, das Betriebsklima verbessern, den Zusammenhalt in einzelnen Teams stärken – all das sind Ziele, die die Geschäftsleitung oder Führungskräfte mit Betriebsveranstaltungen verfolgen. Wo in der Vergangenheit aber nur ein gemeinsames Essen auf dem Programm stand, sind heute oft interessante Events angesagt. Mitunter fallen dafür beträchtliche Kosten an. Verständlich, dass Unternehmen gerne auch den Vorsteuerabzug bei solchen Leistungen nutzen wollen. Die Anforderungen dafür sind jedoch hoch. So muss die Betriebsveranstaltung durch die wirtschaftliche Tätigkeit bedingt sein und darf nicht nur dem privaten Bedarf der Mitarbeitenden dienen.
Weihnachtsfeier bei Kochevent
Wie eng die Grenzen für den Abzug der Vorsteuer gesteckt sind, musste ein Unternehmen nach seiner Weihnachtsfeier im Dezember 2015 erfahren. Diese fand in einem angemieteten Kochstudio statt. Dort bereiteten 2 Köche zusammen mit 31 Mitarbeitenden aus 4 verschiedenen Bereichen ein Menü zu, das sie im Anschluss gemeinsam verspeisten. Die Rechnung belief sich auf 3.919,90 EUR zzgl. der Umsatzsteuer i. H. v. 744,78 EUR.
Das zuständige Finanzamt lehnte im Anschluss den Abzug der Umsatzsteuer als Vorsteuer ab. Nach Meinung des Sachbearbeiters war die Zuwendung im Rahmen der Betriebsveranstaltung durch den privaten Bedarf der Mitarbeitenden veranlasst. Ein Anspruch auf Vorsteuererstattung bestand demnach nicht. Genauso bewertete das Finanzgericht Hamburg die Sachlage im folgenden Verfahren. Sie wiesen darauf hin, dass die Verbesserung des Betriebsklimas lediglich ein mittelbar verfolgter Zweck eines solchen Events ist und damit den Anforderungen in Bezug auf den Vorsteuerabzug nicht genügt.
Eingangs- und Ausgangsumsatz müssen zusammenhängen
Die Entscheidung der Vorinstanz hat der Bundesfinanzhof (BFH Urteil vom 10.05.2023 - V R 16/21) in der anschließenden Revision bestätigt. Dabei wiesen die Richter darauf hin, dass zwischen dem Eingangs- und dem Ausgangsumsatz grundsätzlich ein direkter und unmittelbarer Zusammenhang bestehen muss. Das bedeutet, dass das Unternehmen nur zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn es einen Zusammenhang zwischen einem steuerpflichtigen Ausgangsumsatz und der wirtschaftlichen Tätigkeit gibt. Besteht lediglich ein Zusammenhang zu einer unentgeltlichen Entnahme, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Dabei handelt es sich bei einer unentgeltlichen Entnahme um einen Geschäftsvorfall ohne wirtschaftliche Gegenleistung.
Steuerliche Bewertung einer Betriebsveranstaltung
Grundlage der steuerlichen Einordnung ist eine genaue Prüfung des Veranstaltungshintergrunds. Demnach war die Weihnachtsfeier als Teambuilding-Event angelegt und ging damit über ein bloßes Essen hinaus. Ziel eines solchen Events ist im Allgemeinen, dass sich die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und den Mitarbeitenden verbessert. Auch die Leistungsbereitschaft des Personals soll gesteigert werden. Außerdem dient die gemeinsame Arbeit an einem Projekt, wie es die Zubereitung des Abendessens darstellt, der Verbesserung des Betriebsklimas.
Trotz der möglichen positiven Auswirkungen für die Zusammenarbeit aller Beteiligten bewertete der BFH das private Interesse der Mitarbeitenden an der Weihnachtsfeier höher als das Unternehmensinteresse. Damit stellten die geleisteten Ausgaben nach Einschätzung der Richter eine unentgeltliche Entnahme dar. Als Folge daraus konnte das Unternehmen die gezahlte Vorsteuer nicht geltend machen.
Praxis-Tipp: Steuern rund um betriebliche Events
Für bis zu 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr können Unternehmen einen Freibetrag von 110 EUR inkl. Umsatzsteuer nutzen. In diesem Rahmen bleiben die Ausgaben für eine Feier oder einen Ausflug für die Mitarbeitenden steuer- und sozialabgabenfrei. Dies gilt auch für Geschenke, die bei dem Event überreicht werden. Zu beachten ist dabei allerdings, dass der gesellige Charakter der Veranstaltung im Vordergrund stehen muss.
Wurde der Freibetrag überschritten, können die den Mitarbeitenden gewährten Vorteile vom Unternehmen mit 25 % pauschal versteuert werden. Dies ist ebenso möglich, wenn mehr als 2 Betriebsveranstaltungen in einem Jahr durchführt wurden. Bei Bedarf sollten Verantwortliche dazu frühzeitig Rat von Steuerexperten einholen. So lässt sich am besten vermeiden, dass sich Events, die das Betriebsklima stärken sollten, am Ende zu einem teuren und damit unerfreulichen Ereignis für das Personal entwickeln.
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