Wenn im Unternehmen Prozesse nicht reibungslos ablaufen, kostet dies Zeit und Geld. Hilfreiche Unterstützung kann hier das Prozesscontrolling leisten.
Effizienz spielt im Wirtschaftsleben heute eine große Rolle. Wenn in Unternehmen wichtige Informationen "hängenbleiben" und Prozesse ins Stocken geraten ist dies in doppelter Hinsicht ärgerlich: Mitarbeiter kommen bei ihren Aufgaben nicht weiter, es müssen Nachforschungen angestellt werden, wo beispielsweise eine Rechnung oder ein wichtiger Vertragsentwurf liegen geblieben ist und das kostet Zeit. Im schlimmsten Fall werden Störungen in den Abläufen auch für die Kunden eines Unternehmens spürbar: Das wirft dann alles andere als ein gutes Licht auf das Unternehmen.
Was versteht man unter Prozesscontrolling?
Mit Prozesscontrolling wird die Planung und Kontrolle von Geschäftsprozessen sowie die dafür notwendige Informationsversorgung und Koordination bezeichnet. Es wird häufig unterteilt in
- operatives Prozesscontrolling und
- strategisches Prozesscontrolling.
Prozesscontrolling: Aufgaben und Ziele
Viele Unternehmensstrukturen werden immer komplexer. Die Geschäftsprozesse effektiv zu steuern und zu kontrollieren ist eine Herausforderung, denn es muss regelmäßig hinterfragt werden, wie Kosten optimiert und Ablaufstörungen reduziert werden können. Dies festzustellen und Optimierungsmaßnahmen zu finden ist Aufgabe des Prozesscontrollings.
Instrumente und Methoden
Typische Instrumente im Prozesscontrolling, die in der Praxis zur Anwendung kommen, sind die Prozesskostenrechnung und die Anwendung von Kennzahlen. Kennzahlen können Schwachstellen aufdecken und feststellen, ob Prozesse effizient sind oder eben nicht. Zu den meistgebrauchten Kennzahlen gehören:
- Durchlaufzeit
- Bearbeitungszeit
- Fließgrad
- Leistungsfaktor
- Qualitätsfaktor und
- Mitarbeiterproduktivität.
Gerade die Prozesskostenrechnung setzt sich auch immer häufiger durch. Mit ihr können die Kosten indirekter Unternehmensbereiche oder auch die Kosten eines Dienstleistungsunternehmens besser geplant und gesteuert bzw. auf die Produkte oder Leistungen zugerechnet werden. Die in den Kostenstellen des Unternehmens abgewickelten Aufgaben werden in prozessbezogene Aktivitäten zerlegt. Diesen Aktivitäten werden die Kosten in Abhängigkeit von sogenannten Kostentreibern (Cost Drivers) zugeordnet und daraus Prozesskostensätze ermittelt. Mit Hilfe der Prozesskostensätze werden die prozessbezogenen Gemeinkosten auf die Produkte bzw. Leistungen kalkuliert.
Tipp: Lesen Sie hierzu auch "Prozesskostenrechnung" (Haufe Index 654075).
Prozesscontrolling und Prozessmanagement
Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden vom Prozessmanagement verwaltet. Die Prozesse sollen so gesteuert werden, dass die beabsichtigten Unternehmensziele auch tatsächlich erreicht werden. Das Controlling spielt hierbei eine wichtige Rolle.