Im Controllingbereich sammelt sich eine große Datenmenge. Der Controller muss auswählen, welche Daten in einen Bericht aufgenommen werden sollen. Falsche Entscheidungen können hier zu Fehlinterpretationen führen.
Die Ergebnisse, die der Controller in seinen Berichten darstellt, sind hinsichtlich ihrer Qualität und ihres Inhalts abhängig von der Qualität und dem Inhalt der Daten, die dem Controller für seine Arbeit zur Verfügung stehen. Es wird unterstellt, dass die Daten korrekt sind, die Datenqualität insofern also nicht leidet. Es gibt jedoch bei Daten wesentliche Unterschiede bezüglich ihrer Aussagekraft, ihrer Aktualität, des Zeitpunkts der Verfügbarkeit und im Zusammenhang mit der Vorhersagbarkeit auch bezüglich der Prüfbarkeit.
| Datentyp | Aussagekraft | Verfügbarkeit | Aktualität | Vorhersagbarkeit |
Istwert | hoch | spät | aktuell | gering |
Planwert | hoch | früh | veraltet | hoch |
Schätzwert | gering | früh | aktuell | hoch |
Einzelwert | hoch | spät | aktuell | gering |
Durchschnittswert | gering | spät | aktuell | hoch |
Zeitdruck beeinflusst die Wahl des Datentyps
Gute Gründe für die Wahl einzelner Datentypen, die z. B. nicht sehr aussagekräftig sind, gibt es. Der wichtigste ist die Geschwindigkeit, mit der der Bericht vom Controller erwartet wird. Je früher ein Bericht verlangt wird, desto ungenauer dürften die Daten darin sein.
Sehr frühe Berichte müssen mit den Planwerten auskommen. Das ist in Ordnung, wenn ein Planbericht erwartet wird. Die nächste Stufe wird im Bericht mit Schätzwerten erreicht. Diese sind sowohl von den Planwerten als auch von der aktuellen Entwicklung beeinflusst. Der späteste Bericht verwendet die Istwerte. Diese sind sehr aktuell und verfügen über eine große Aussagekraft. Sie kommen jedoch verspätet im Controlling an und haben die geringste Vorhersagekraft.
Der Trick des Controllers besteht darin, seine Berichte mit solchen Daten zu füllen, die den gleichzeitigen Anspruch an Geschwindigkeit und an eine hohe Aussagekraft optimal kombinieren. Doch Vorsicht, das Jonglieren mit den unterschiedlichen Datentypen in einem Bericht kann schnell dazu führen, dass alle Informationen fehlerhaft werden.
Beispiel: Fast Close
Soll das aktuelle Ergebnis des Unternehmens möglichst schnell an die Gesellschafter detailliert berichtet werden, vor Abschluss der Finanzbuchhaltung, wird als Grundlage oft das aufgelaufene Istergebnis aus den Vormonaten mit einer Kombination von vorhandenen Istdaten, Budgetdaten und Schätzwerten ergänzt. Dann sind die berichteten Monatswerte zumindest für die verwendeten geschätzten Daten und die Budgetdaten nicht korrekt. Werden darüber Analysen gefahren, kommt es zu unzulässigen Aussagen.
So wird z. B. die Position der Personalkosten zunächst geschätzt. Die Grundlage der Schätzung ist der Budgetwert von 150.000 Euro für den April. Dieser Wert wird durch die Korrektur von -20.000 Euro aufgrund nicht eingestellter aber geplanter Mitarbeiter zu einem Schätzwert. Es werden also 130.000 Euro berichtet. Dabei wird oft vergessen, dass in dem Budgetwert außerdem eine Abfindung für eine geplante Kündigung in Höhe von 15.000 Euro enthalten war, die im April nicht gezahlt wurde. Der Istwert wird mit 115.000 Euro ermittelt.
Damit stimmt der berichtete Wert für April um diese 15.000 Euro nicht. Die Differenz muss im Mai korrigiert werden, damit der kumulierte Wert wieder stimmt.
| Januar | Februar | März | April | Mai | |
Umsatz netto | 1.050.000 | 1.100.000 | 1.011.000 | 989.000 | 1.010.000 |
Materialkosten | 630.000 | 660.000 | 606.600 | 593.400 | 606.000 |
Personalkosten | 101.000 | 103.000 | 100.000 | 115.000 | 85.000 |
Energiekosten | 75.000 | 75.000 | 70.000 | 65.000 | 60.000 |
Sonstige Kosten | 150.000 | 151.000 | 149.000 | 150.000 | 150.000 |
Operating Profit | 94.000 | 111.000 | 85.400 | 65.600 | 109.000 |
Anzahl Mitarbeiter | 15 | 15 | 15 | 15 | 15 |
Personalkosten / Umsatz | 9,6 % | 9,4 % | 9,9 % | 11,6 % | 8,4 % |
Personalkosten / Mitarbeiter | 6.733 | 6.867 | 6.667 | 7.667 | 5.667 |
Operating Profit / Umsatz | 9,0 % | 10,1 % | 8,4 % | 6,6 % | 10,8 % |
Falsche Werte sorgen für Erklärungsbedarf
Damit ist auch der berichtete Wert für den Mai falsch. Wenn die Gesellschafter jetzt nur über die berichteten Monatswerte verfügen, kann es zu Fehlinterpretationen kommen. Wird z. B. eine Relation zwischen Personalkosten und Anzahl der Mitarbeiter hergestellt, der Monatsumsatz mit den Personalkosten verbunden oder der Operating Profit in Beziehung gesetzt zum Umsatz, stimmen die Kennzahlen nicht mehr. Erklärungsbedarf entsteht.
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