Fachbeiträge & Kommentare zu Übernachtungskosten

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat. Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im...mehr

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnu...mehr

Der aufgrund beruflich bedingter Auswärtstätigkeit entstehende Verpflegungsmehraufwand ist lediglich in Höhe der gesetzlichen Pauschalen[1] absetzbar. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden würde der Pauschbetrag 14 EUR betragen. Als weitere Besonderheit ist zu beachten: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist von Gesetzes wegen der Abzug v...mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Abgrenzung von 19 %igen Umsätzen Service-Pauschale bzw. Business-Package Kleinbetragsrechnungen 1 So kontieren Sie richtig!mehr

Ein Unternehmer wird auf einer Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er...mehr

Hat der Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen könnte. Allerdings kann er sogenannte Mitbringsel, wie z. B. Blumen oder kleinere Geschenke für die Hausfrau und die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten...mehr

Hat der Unternehmer eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss er nicht nur das Frühstück, sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 28 EUR = 5,60 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 28 EUR = 11,20 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. In der Zeit vo...mehr

mehr

Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn die Vermietung weniger als 6 Monate beträgt.[1] Es kommt nicht darauf an, ob ein Zimmer oder eine Wohnung v...mehr

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen. Muster einer Kleinbetragsrechnungmehr

Das richtige Konto Abgrenzung von 19 %igen Umsätzen Service-Pauschale bzw. Business-Package Kleinbetragsrechnungenmehr

Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. In der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2022 und ab 1.1.2026 unterliegen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ohne Getränke dem ermäßigten Steuersatz. Umsatzsteuerlich ist insofern keine Differenzierung erforderlich. Allerdings unterliegen die Getränke, die ...mehr

Es dürfen nur die Leistungen mit 7 % besteuert werden, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in Abschnitt 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde. So ordnet die Finanzverwaltungen die Leistungen zu:mehr

Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, sind die Übernachtungen zu 7 % jeweils nach den vorgegebenen Hotelpreislisten abzurechnen. D. h., die einzelnen Leistungsbestandteile muss der Hotelbetrieb entsprechend in der Rechnung ausweisen. Praxis-Beispiel Übernachtung mit Frühstück seit dem 1.1.2024 bis 31.12.2025 Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit ...mehr

Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten. Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der A...mehr

mehr

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit können steuerlich abgezogen werden. Abziehbar sind Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Die Verpflegungskosten sind allerdings nur in Höhe der Pauschalen abziehbar.mehr

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein ...mehr

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhält, einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, oder die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält. Nachfolgend sind die unterschiedliche...mehr

Ein Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Der Arbeitnehmer hat die Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausstellen lassen. Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten von 127 EUR. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 20 EUR enthalten. Die Rechnung des Seminarveranstalters in Höhe von 571,20...mehr

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit erstatten. Zu den Aufwendungen einer Auswärtstätigkeit gehören die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Voraussetzung i...mehr

Bei den Reisekosten bestehen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen den Reisekosten des Unternehmers und den Beträgen, die er seinem Arbeitnehmer erstatten kann. Die nachfolgende Übersicht zeigt, welche Kosten der Unternehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.mehr

Ein Ingenieur kehrt am Dienstag (2026) von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Für den Dienstag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pau...mehr

Es ist möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne steuerliche Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.[1] Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses Folgendes zu beachten: Kosten, die ausschließlich betrieblich veranlasst sind, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei zu 100 % übernehm...mehr

Für die Berechnung der Verpflegungspauschale kommt es darauf an, wann eine vorübergehende Tätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortgesetzt wird und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückführt. Die Pauschbeträge für Auslandsreisen werden durch das BMF in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt, zuletzt am 5.12.2025 für Geschäftsreisen ins...mehr

Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen. Der Arbeitnehmer muss wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der Abzug Auslandsübernachtungsgelder bei den Werbungskosten ist nicht zulässig. Die in Spalte 3 der Übersicht aufgefüh...mehr

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind Vorsteuern auch dann nicht abziehbar, wenn sie unter den Reisekostenbegriff fallen. Bei grenzüberschreitenden Reisen kann der Arbeitgeber aus den seinen Arbeitnehmern ersetzten Reisekosten oder der Unternehmer aus den Betriebsausgaben für seine eigenen Geschäftsreisen Vorsteuern für den auf das Inland entfallenden Teil der Reise in An...mehr

Nach dem BMF-Schreiben vom 23.12.2014 [1] sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb v...mehr

Gemischte Aufwendungen können nur dann aufgeteilt werden, wenn der betriebliche bzw. berufliche Anteil der Aufwendungen mindestens 10 % beträgt. Liegt der betriebliche bzw. berufliche Anteil unter 10 %, dürfen die allgemeinen Kosten nicht aufgeteilt und als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situation, bei der die private Mitveranlassung unter 10 % liegt,...mehr

Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für ...mehr

Ein Unternehmer besucht ein 4-tägiges Fachseminar in Österreich. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veranlasste Reise. Die Reise dauert insgesamt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieblichen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt der Unternehmer die Kostenbestandteile ...mehr

Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind. Abziehbar ist nur der betriebliche bzw. berufliche Teil der Aufwendungen. Um die Aufwendungen aufteilen zu können, muss der Unternehmer einen plausiblen Aufteilungsmaßstab finden: Bei gemischten Reisen können die Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden und bei Veran...mehr

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen), die bei einer Betriebsveranstaltung anfallen, zusätzlich (über die 110-EUR-Grenze hinaus) steuerfrei erstatten, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung an...mehr

Die Tabelle[1] macht deutlich, dass Auslandseinsätze nicht nur nach einzelnen Ländern gegliedert sind, sondern für besonders teure Städte gesonderte Beträge festgelegt sind. Soweit einzelne Länder in der Tabelle nicht genannt sind, ist das für Luxemburg geltende Tage- und Übernachtungsgeld anzusetzen. Sind Übersee und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt...mehr

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten die Mehraufwendungen für Verpflegung, die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorüberg...mehr

Verbindet der Unternehmer seine Geschäftsreise mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt, liegen 2 unterschiedliche Reiseabschnitte vor. Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses vom 21.9.2009[1] Folgendes zu beachten: Die ausschließlich betrieblichen Kosten, z. B. die Kongressgebühren, werd...mehr

Rz. 57 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Im Regelfall erkennt das FA ohne Darlegung der beruflichen Veranlassung die dem ArbN erwachsenen Umzugskosten als WK bis zur Höhe der Vergütungen an, die das BUKG und die AUV – mit Ausnahme der §§ 19 und 21 AUV – vorsehen (> Anh 12.1 und 12.2). Rz. 58 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Soweit das BUKG/die AUV keinen Kostennachweis fordert, genügt es,...mehr

Rz. 25 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Verpflegt der ArbG den ArbN bei einer betrieblichen Fortbildungsveranstaltung unentgeltlich oder teilentgeltlich, sind lohnsteuerlich folgende Sachverhalte zu unterscheiden: Rz. 26 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Bei der Fortbildungsveranstaltung im Betrieb handelt es sich ausnahmsweise um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz. Dann bleiben Mahlz...mehr

Rz. 106 Das BSG hat entschieden, das Aufwendungen für von Künstlern angemietete Ateliers nicht nach § 16 Abs. 1 übernommen werden können (BSG, Urteil v. 23.11.2006, B 11b AS 3/05 R ). Auch die §§ 22 und 29 kommen dafür nicht in Betracht, allenfalls ist § 16 Abs. 2 Satz 1 zu prüfen. Nach Wegfall des § 16 Abs. 2 Satz 1 kommt allein eine Förderung aus dem Vermittlungsbudget in B...mehr

Rz. 47a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 bis 5 regelt wie schon Nr. 1 und 2, anders als die Überschrift der Vorschrift vermuten lässt, im Wesentlichen zu berücksichtigendes Einkommen, um dem Vorrang der Ausbildungsförderung vor dem Bürgergeld gerecht zu werden. Absetzungen bestimmte § 11b Abs. 2. Vor diesem Hintergrund konnte der frühere § 1 Abs. 1 Nr. 10 Bürgergeld-V mit Wirkung zum 1.8...mehr

Rz. 32 Abs. 3 Satz 1 schützt zweckgebundene Einnahmen, die einen anderen Zweck als die Leistungen zum Lebensunterhalt bzw. die Eingliederungsleistungen nach dem SGB II verfolgen. Die Vorschrift stellt die Zweckerreichung sicher. Auf die Herkunft der Einnahmen kommt es grundsätzlich nicht an. An einer Zweckbestimmung fehlt es, wenn der Bezieher von Einkommen weder rechtlich n...mehr

Der Arbeitgeber ist, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. §§ 670, 675 BGB verpflichtet, dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte (z. B. Reisespesen, Übernachtungskosten bei Dienstreisen...mehr

Der Arbeitgeber kann die bei mehrtägigen Fahrten mit dem Fahrzeug entstehenden Übernachtungskosten entweder mit Pauschbeträgen oder in nachgewiesener Höhe steuerfrei ersetzen. Für eine Übernachtung gilt ein Pauschbetrag von 20 EUR je Übernachtung im Inland, für eine Übernachtung im Ausland das jeweils maßgebende Auslandsübernachtungsgeld. Wechsel zwischen Pauschbeträgen und t...mehr

Müssen Arbeitnehmer des Baugewerbes im Rahmen ihrer beruflichen Auswärtstätigkeit außerhalb ihrer Wohnung übernachten, kann der Arbeitgeber diese Übernachtungskosten steuerfrei erstatten.mehr

Sachverhalt Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge. Welche...mehr

Erfolgt die berufliche Einsatztätigkeit im Inland, darf der Arbeitgeber die Übernachtungskosten mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen. Für Auslandsübernachtungen sind stattdessen die für das jeweilige Land maßgebenden Auslandsübernachtungsgelder anzusetzen.[1] Die steuerfreie Erstattung höherer Beträge ist nur bei Einzelnachweis der tatsächli...mehr

2.1 Erstattung durch Arbeitgeber Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer für jede Übernachtung im Ausland entweder eine Übernachtungspauschale des jeweiligen ausländischen Staates oder die tatsächlich angefallenen Kosten steuer- und beitragsfrei vergüten. Der Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug ist nur im Fall des Einzelnachweises zulässig. Der Abzug nach Pauschbeträgen i...mehr

2.3.1 Werbungskostenabzug nur bei Einzelnachweis Arbeitnehmer, die im Rahmen ihrer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen übernachten, können wie bei anderen beruflichen Auswärtstätigkeiten die Unterbringungskosten zeitlich unbegrenzt als Reisekosten geltend machen. Der Werbungskostenabzug für Übernachtungskosten ist nur bei Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnung o. ...mehr

4.5.1 Einzelnachweis der Inlands- und Auslandsübernachtungskosten Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen. Hinweis Übernachtungspauschalen st...mehr

5.1 Erstattung der tatsächlichen Kosten Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung steuerfrei gezahlt werden. Während bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Ort eine 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungspauschalen gilt, dürf...mehr