Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten / 4.1.2 Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

• kostenlose Mahlzeiten erhält,
• einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, oder
• die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Nachfolgend sind die unterschiedlichen Handhabungen mit ihren Auswirkungen anhand von Beispielen dargelegt. Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2026: 2,37 EUR pro Frühstück und 4,57 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt.^[1]

Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch für den GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Bei der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit, einschließlich Getränken und einschließlich Umsatzsteuer an. Vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 und ab 1.1.2026 gelten in der Gastronomie für Essen und Getränke unterschiedliche Steuersätze, sodass bei einer Gesamtrechnung z. B. bei einer Fortbildungsveranstaltung der Preis für Essen und Getränke getrennt ausgewiesen werden muss. Nach dem "Gesamtbild der Verhältnisse" muss beurteilt werden, ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 EUR pro Mahlzeit dürfte jedoch nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers von eine...