Fachbeiträge & Kommentare zu Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten,...mehr

Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen im Ausland nur seine tatsächlichen Aufwendungen abziehen,[1] die er durch Rechnungen oder andere Belege nachweisen muss. Er darf die ausländische Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die ausländische Umsatzsteuer gehört mit zu den Übernachtungskosten, die als Betriebsausgaben abgezogen werden. Über das Bundeszentralamt für Steuer...mehr

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat. Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im...mehr

Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten. Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der A...mehr

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Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit können steuerlich abgezogen werden. Abziehbar sind Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Die Verpflegungskosten sind allerdings nur in Höhe der Pauschalen abziehbar.mehr

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein ...mehr

Bei den Reisekosten bestehen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen den Reisekosten des Unternehmers und den Beträgen, die er seinem Arbeitnehmer erstatten kann. Die nachfolgende Übersicht zeigt, welche Kosten der Unternehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.mehr

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Überblick Der einheitliche Begriff der "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland.[1] Für die Verpflegungspauschalen gelten bei Reisen ins In- und Ausland 2 Stufen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegu...mehr

Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 18.5.2020 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 19.5.2020 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen: Kosten der Bahnfahrt von 53,50 EUR inklusive 7 % USt = 3,50 EUR (netto 50 EUR) Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto inklusive ...mehr

Hotels bieten u. a. Übernachtungen mit Frühstück zum Einheitspreis an. Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. Da in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 bei Übernachtungs- und Verpflegungskosten jeweils der ermäßigte Steuersatz anzuwenden ist, ist insoweit umsatzsteuerlich keine Differenzierung er...mehr

Bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer kann so verfahren werden, dass aus dem Sammelposten von 15 % vom Rechnungsbetrag, das Frühstück mit 20 % vom Verpflegungspauschbetrag (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR herausgerechnet wird.[1] Um die Kosten problemlos abrechnen bzw. erstatten zu können, ist es erforderlich, dass die Verpflegung durch den Arbeitgeber veranlasst ist....mehr

Für die Berechnung der Verpflegungspauschale kommt es darauf an, wann eine vorübergehende Tätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortgesetzt wird und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückführt. Die Pauschbeträge für Auslandsreisen werden durch das BMF in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt, zuletzt am 23.11.2022 für Geschäftsreisen in...mehr

Es ist möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne steuerliche Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.[1] Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses Folgendes zu beachten: Kosten, die ausschließlich betrieblich veranlasst sind, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei zu 100 % übernehm...mehr

Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Für den Dienstag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pauschale ...mehr

Die Regelung in § 12a Abs. 1 S. 1 ArbGG will nur das Prozesskostenrisiko für die unterliegende Partei begrenzen. Die Vorschrift soll ihr jedoch keinen ungerechtfertigten Kostenvorteil verschaffen. Folglich sind die im arbeitsgerichtlichen Urteilsverfahren I. Instanz als solche nicht erstattungsfähigen Kosten bis zur Höhe ersparter notwendiger Reisekosten der Partei erstattun...mehr

a) Auswärtstätigkeit Rz. 50 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Der ArbG kann dem ArbN notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen bei Auswärtstätigkeit (> Rz 9) steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG). Der Umfang der Steuerbefreiung entspricht dem, was der ArbN selbst ohne die Erstattung durch den ArbG als WK abziehen könnte (> Rz 52)...mehr

1. Erstattung der Übernachtungskosten a) Auswärtstätigkeit Rz. 50 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Der ArbG kann dem ArbN notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen bei Auswärtstätigkeit (> Rz 9) steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG). Der Umfang der Steuerbefreiung entspricht dem, was der ArbN selbst ohne die Erstattung durch den ...mehr

Rz. 50 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Der ArbG kann dem ArbN notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen bei Auswärtstätigkeit (> Rz 9) steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG). Der Umfang der Steuerbefreiung entspricht dem, was der ArbN selbst ohne die Erstattung durch den ArbG als WK abziehen könnte (> Rz 52). Diese Regelung gil...mehr

Rz. 60 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 § 3 Nr 16 EStG gilt auch in den Fällen der doppelten Haushaltsführung (> Doppelte Haushaltsführung Rz 160 ff). Die steuerfreie Erstattung ist auf das ‚Notwendige’ begrenzt. Zur Erläuterung der dabei im Einzelnen abziehbaren > Werbungskosten für die Unterkunft am Beschäftigungsort > Doppelte Haushaltsführung Rz 135 ff. Die > Rz 53/54 – Überna...mehr

Rz. 65 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Anstatt dem ArbN seine beruflich veranlassten > Reisekosten zu erstatten, kann der ArbG dem ArbN die Unterkunft sowohl bei einer Auswärtstätigkeit wie auch in den Fällen der doppelten Haushaltsführung als Sachbezug zur Verfügung stellen. Soweit der ArbN die Unterkunft kostenlos oder teilweise unentgeltlich nutzen kann, dürfen ihm steuerfrei ...mehr

Rz. 99 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Soweit der ArbN vom ArbG steuerfreie Erstattungen nach § 3 Nr 16 EStG erhalten hat, werden bei einer > Veranlagung von Arbeitnehmern keine WK abgezogen (> Werbungskosten Rz 70 ff). Der WK-Abzug beschränkt sich also auf den Betrag, um den die Summe der abziehbaren Aufwendungen die steuerfreie Erstattung für den betroffenen VZ übersteigt (BFH ...mehr

Rz. 42 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann grundsätzlich kein steuerfreier ArbG-Ersatz gewährt werden. Der ArbG kann aber die > Lohnsteuer für > Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung eines ArbN zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten > Arbeits...mehr

Rz. 40 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Da § 3 Nr 16 EStG Vergütungen von Reisekosten usw bis zur Höhe der als > Werbungskosten abziehbaren Beträge steuerfrei stellt, wirken sich die Regelungen zur ‚Gestellung von Mahlzeiten’ in § 9 Abs 4a Sätze 8 bis 10 iVm § 8 Abs 2 Sätze 8 und 9 EStG auch auf die Abrechnung beim > Arbeitgeber aus. Die Veranlassung des ArbG oder eines von ihm bea...mehr

Rz. 46 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Hat ein ArbN nach den vorstehenden Grundsätzen (> Rz 2–41) keine erste Tätigkeitsstätte, aber nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen/Absprachen/Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich einen festgelegten Ort aufzusuchen/sich dort einzufinden, werden die Fahrtkosten dahin wie bei Fa...mehr

Rz. 88 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Zur Ermittlung der > Bemessungsgrundlage , also der steuerpflichtigen Teile von Auslösungen, hat die FinVerw Regelungen zugelassen, die die gesetzlichen Vorgaben im Auslegungswege für die Betriebe optimieren. Dazu gehört die zusammengefasste Berechnung: Für die Ermittlung des steuerfrei bleibenden Teils der Auslösungen darf der ArbG die Vergüt...mehr

Rz. 1 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Vorbemerkung: Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013 (BGBl 2013 I, 285 = BStBl 2013 I, 188) ist das steuerliche Reisekostenrecht weitgehend gesetzlich geregelt worden. Dabei hat sich der Gesetzgeber zwar an der vorherigen Rechtsprechung des BFH orientie...mehr

Rz. 51 Stand: EL 132 – ET: 12/2022 Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet ist eine bestimmte Fläche, an bzw auf welcher der ArbN seine Tätigkeit ausübt. Während es sich früher (> Rz 1) auch bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet um eine > Regelmäßige Arbeitsstätte handeln konnte, gilt seit 2014 das weiträumige Tätigkeitsgebiet nicht (mehr) als erste Tätigkeitsstätte. Folglich liegt ...mehr

Der Unternehmer darf die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen.[1] Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR braucht der Adressat nicht angegeben zu sein. Praxis-Tipp Abgrenzung von Übernachtung und Verpflegung Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuer...mehr

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnu...mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Abgrenzung von 19 %igen Umsätzen Service-Pauschale bzw. Business-Package Kleinbetragsrechnungen 1 So kontieren Sie richtig!mehr

Hat der Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen könnte. Allerdings kann er sogenannte Mitbringsel, wie z. B. Blumen oder kleinere Geschenke für die Hausfrau und die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten...mehr

Ein Unternehmer wird auf einer Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er...mehr

Rz. 9 Die Fahrkosten umfassen die Fahrt zum Ort der medizinischen Rehabilitation oder der Leistung zur Teilhabe am Arbeitsleben oder der Heilbehandlung, ggf. die Weiterfahrt zu einem weiteren Behandlungsort und die Rückfahrt zum Wohnort (bzw. dem Ort der Beschäftigung, wenn der Versicherte nach der Heilbehandlung wieder arbeitsfähig ist). Der Anspruch auf Erstattung der Fahr...mehr

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Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (5 % in der Zeit vom 1.7.- 31.12.2020). Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn die Vermietung weniger als 6 Monate beträgt.[1] Es kommt nicht darau...mehr

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen. Muster einer Kleinbetragsrechnungmehr

Hat der Unternehmer eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss er nicht nur das Frühstück, sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 28 EUR = 5,60 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 28 EUR = 11,20 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. In der Zeit vo...mehr

Das richtige Konto Abgrenzung von 19 %igen Umsätzen Service-Pauschale bzw. Business-Package Kleinbetragsrechnungenmehr

Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. In der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2022 unterliegen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ohne Getränke dem ermäßigten Steuersatz. Umsatzsteuerlich ist insofern keine Differenzierung erforderlich. Allerdings unterliegen die Getränke, die zum Essen (z. B....mehr

Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, sind die Übernachtungen zu 7 % jeweils nach den vorgegebenen Hotelpreislisten abzurechnen. D. h., die einzelnen Leistungsbestandteile muss der Hotelbetrieb entsprechend in der Rechnung ausweisen. Praxis-Beispiel Übernachtung mit Frühstück (vor dem 1.7.2020 und ab dem 1.1.2024) Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Täti...mehr

Es dürfen nur die Leistungen mit 7 % besteuert werden, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in Abschnitt 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde. So ordnet die Finanzverwaltungen die Leistungen zu:mehr

Rz. 11 § 73 Abs. 1 HS 2 SGB IX führt zusätzlich zu den in HS 1 benannten Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten als erstattungsfähig die Kosten für verletzungsfolgenbedingte bzw. (BK-)erkrankungsbedingte besondere Beförderungsmittel, Begleitpersonen, einschließlich der Kosten für deren Verdienstausfall, für die erforderliche Mitnahme von Kindern an den Ort der Rehabili...mehr

Der Arbeitgeber ist, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. §§ 670, 675 BGB verpflichtet, dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte (z. B. Reisespesen, Übernachtungskosten bei Dienstreisen...mehr

Rz. 94 Beispiel 54: Fahrtkosten Pkw, Abwesenheit bis vier Stunden Der Anwalt hat seine Kanzlei in Köln. Er fährt zu einem Verhandlungstermin vor dem LG Bonn (einfache Strecke 30 km). Insgesamt ist er zwei Stunden von seiner Kanzlei abwesend. Der Anwalt erhält Ersatz seiner Fahrtkosten nach Nr. 7003 VV sowie ein Tage- und Abwesenheitsgeld.mehr

Rz. 99 Wird eine Geschäftsreise in mehreren Angelegenheiten gleichzeitig durchgeführt, regelt Vorbem. 7 Abs. 3 S. 1 VV, wie die nach Nrn. 7003 bis 7006 VV zu berechnenden Reisekosten zu verteilen sind. Danach sind die gesamten Reisekosten verhältnismäßig aufzuteilen. Jeder Auftraggeber haftet bei einer solchen gemeinsamen Geschäftsreise nur für seinen Anteil und nicht etwa f...mehr

Rz. 147 Reisekosten erhält der Anwalt nach Nrn. 7003 ff. VV erstattet.mehr

Rz. 35 Auch Auslagen müssen konkret bezeichnet und einzeln ausgewiesen werden.[16] Rz. 36 Bei den Entgelten für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen reicht ein Hinweis auf die Postentgeltpauschale der Nr. 7002 VV, wenn der Anwalt pauschal abrechnet. Bei konkreter Abrechnung (Nr. 7001 VV) genügt zunächst die Angabe des Gesamtbetrages (§ 10 Abs. 2 S. 2 RVG); eine detail...mehr

Rz. 79 Die gesetzliche Vergütung für Geschäftsreisen des Anwalts richtet sich nach den Nrn. 7003 ff. VV i.V.m. Vorbem. 7 Abs. 2 u. 3 VV. Geregelt ist Folgendes: Rz. 80 Nr. 7003 VV – Erstattung der Fahrtkosten bei Benutzung des eigenen Fahrzeugs: Die Kosten für die Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs sind stets zu erstatten. Der Anwalt kann grundsätzlich nicht darauf verwiese...mehr