Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen u ... / 4.2 Mehraufwand für Verpflegungskosten bei Auslandsreisen des Unternehmers

Daniela Karbe-Geßler, Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig

Für die Berechnung der Verpflegungspauschale kommt es darauf an, wann eine vorübergehende Tätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortgesetzt wird und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückführt.

Die Pauschbeträge für Auslandsreisen werden durch das BMF in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt, zuletzt am 5.12.2025 für Geschäftsreisen ins Ausland ab dem 1.1.2026.^{^[1]} Soweit Länder in dieser Übersicht nicht enthalten sind, ist der Pauschbetrag anzusetzen, der für Luxemburg gilt.^{^[2]}

Dem Unternehmer bleibt die Verpflegungspauschale auch dann erhalten, wenn er während einer Geschäftsreise im Ausland bewirtet oder bewirtet wird. Die Verpflegungspauschale wird also nicht gekürzt. Außerdem wird der geldwerte Vorteil, der dem Unternehmer durch eine kostenlose Bewirtung zufließt, auch nicht als Betriebseinnahme erfasst.

Die Verpflegungspauschalen sind bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten 3 Monate beschränkt, auch wenn eine auswärtige Tätigkeit mit gleichem Inhalt am selben Ort nach Ablauf von 3 Monaten keine weitere Betriebsstätte begründet. Auswirkungen ergeben sich dadurch bei den Mehraufwendungen für Verpflegung.

Praxis-Beispiel

Getrennte Beurteilung mehrerer Reisen

Ein Handelsvertreter sucht seinen Auftraggeber in Frankreich monatlich für die Dauer von einer Woche auf. Er fährt zu den einzelnen Terminen nach Frankreich und übernachtet im Hotel. Es handelt sich um einzelne auswärtige Tätigkeiten, sodass jede Reise für sich zu betrachten ist. Der Handelsvertreter kann die Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschbeträge für Frankreich) uneingeschränkt geltend machen.

Alternative: Weil die Übernachtungen im Hotel teuer sind, mietet sich der Handelsvertreter eine kleine Wohnung, in der er während seiner Geschäftsreisen wohnt. Auch wenn er die ...

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