Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Welche Angaben das für den Arbeitnehmer geführte Lohnkonto enthalten muss, wird in § 4 LStDV im Einzelnen geregelt. 2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.[1] Wichtig Neue ELStAM-Daten bei privater Kranken-/Pfl...mehr

Für Aushilfs- und Teilzeitkräfte sowie für geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitslohn mit festen Pauschalsteuersätzen nach § 40a EStG pauschal besteuert wird, genügt eine vereinfachte Form des Lohnkontos. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber für die jeweilige Aushilfskraft folgende Daten aufzeichnet: Name und Anschrift, Dauer der Beschäftigung, Zahl der tatsächlich geleist...mehr

Folgende Angaben müssen im Lohnkonto enthalten sein:mehr

Überblick Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über die Lohnsteuerab...mehr

Die vom Arbeitgeber an das Anlageinstitut überwiesenen Beträge zu vermögenswirksamen Leistungen sind im Lohnkonto einzutragen. Der Zuschuss vom Arbeitgeber muss nicht gesondert aufgezeichnet werden.mehr

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs...mehr

Bei der Führung des Lohnkontos müssen keine besonderen Formvorschriften beachtet werden. Entscheidend ist lediglich, dass das Lohnkonto alle erforderlichen Angaben enthält und dass die Aufzeichnungen fortlaufend, jedoch getrennt für jedes Kalenderjahr geführt und aufbewahrt werden. Bei der manuellen Entgeltabrechnung werden die Lohnkonten in aller Regel als Karteikarten gefüh...mehr

In der Lohnsteuerbescheinigung ist der Buchstabe F für die steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auszuweisen.[1] Da im Lohnkonto hierzu der steuerfreie Arbeitslohn betragsmäßig einzutragen ist, erübrigt sich die entsprechende Kennzeichnung im Lohnkonto. Die Eintragung des Großbuchstabens F im Lohnkonto ist deshalb nicht vorgesehen.mehr

Die Bescheinigung der Großbuchstaben FR besteht für französische Grenzgänger, für die dem Arbeitgeber vom Betriebsstättenfinanzamt eine Freistellung für den Lohnsteuerabzug vorliegt.[1] In Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind die Großbuchstaben FR einzutragen, die um die Ziffern 1, 2 oder 3 zu ergänzen sind, je nachdem, ob das Grenzgängerarbeitsverhältnis zuletzt in Bade...mehr

Zusammenfassung Überblick Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über d...mehr

Neben dem gezahlten Barlohn sind im Lohnkonto Sachbezüge, die der Arbeitnehmer erhalten hat, getrennt aufzuzeichnen. Dabei müssen für die vollständige Aufzeichnung der Sachbezüge die nachfolgenden Angaben erfolgen: Tag der Abgabe des Sachbezugs, Abgabeort, ggf. eine vom Arbeitnehmer geleistete Zuzahlung, der Wert des Sachbezugs und die vom steuerlich anzusetzenden Wert einbehalte...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltliche Verpflegung von seinem Arbeitgeber, gilt eine weitere Bescheinigungspflicht.[1] Damit das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, ist im Lohnkonto und in Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M einzutragen....mehr

Als weitere im Lohnkonto aufzuzeichnenden Bezüge, die mit einem festen Pauschsteuersatz versteuert werden, kommen in Betracht: Mahlzeiten, steuerpflichtige, pauschal versteuerte Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (nicht aber Geldleistungen, die kein Zehrgeld sind[1], sie sind bereits im Bruttoarbeitslohn zu erfassen), Erholungsbeihilfen, pauschal versteuertes Entg...mehr

Im Lohnkonto müssen sämtliche steuerfreien Bezüge des Arbeitnehmers getrennt von der laufenden Entgeltzahlung notiert werden. Beispielsweise die nachfolgend aufgeführten Einzelfälle: Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen und andere steuerfreie Auslösungen, auch anlässlich einer doppelten Haushaltsführung, Umzugskostenentschädigungen, steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur fre...mehr

Der Großbuchstabe S ist im Lohnkonto einzutragen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug in einem ersten Dienstverhältnis ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Lohnbezüge aus einem früheren Dienstverhältnis des Kalenderjahres berechnet hat.[1] Wichtig Pflichtveranlagung bei Eintragung des Großbuchstabens S Wenn beim Arbeitgeberwechsel der Lohnsteuerabz...mehr

Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem privaten Pkw, kann dieser Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % oder 25 % besteuert werden. Gleiches gilt, wenn die geldwerten Vorteile für die Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pausc...mehr

Bei Lohnzahlungen durch Dritte, etwa von verbundenen Unternehmen, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum am Monatsende seinem Arbeitgeber angeben.[1] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.mehr

In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.[1] Wichtig Neue ELStAM-Daten bei privater Kranken-/Pflegeversicherung Zu den ELStAM-Daten, die der Arbeitgeber von der Datenbank des BZSt erhält, zählen seit 2026 2 weitere Steuerabzugsmerkmale, die dem Wegfall der sog. M...mehr

Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen für Unterbrechungszeiträume eingetragen werden, in denen der Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist. Zu erfassen sind Zeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, die nicht bereits gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, ...mehr

1.3.1 Aufzeichnungs-/Dokumentationspflicht In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss. 1.3.2 Ver...mehr

1 Entgeltunterlagen Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen...mehr

Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebsstätten, so ist für jeden Arbeitnehmer insgesamt nur ein Lohnkonto in nur einer Betriebsstätte zu führen. Es ist nicht zulässig, die Lohnkonten für bestimmte Beschäftigte, z. B. leitende Angestellte der Außenstellen, in der Zentrale des Unternehmens und die Konten der übrigen Beschäftigten in den jeweiligen Betriebsstätten (Außenstellen) z...mehr

In welcher Form das Lohnkonto zu führen ist, schreiben weder das Einkommensteuergesetz noch Verwaltungsanweisungen vor. Die Auswahl ist dem Arbeitgeber überlassen. Üblicherweise wird das Lohnkonto in elektronischer Form oder in Papierform (z. B. als Akte, Kartei) geführt. Belege wie Stundenzettel zur Ermittlung des Arbeitslohns sind als steuerliche Belege zum Lohnkonto zu ne...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2] Wichtig Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die ...mehr

Eine Sonderform des Lohnkontos stellt das Sammellohnkonto dar, das für bestimmte pauschal besteuerte Leistungen geführt werden kann.[1] Dabei werden für alle oder mehrere Arbeitnehmer die Gesamtbeträge von pauschal besteuerten Bezügen und der pauschalen Lohnsteuer aufgezeichnet. Zulässig ist ein Sammellohnkonto in folgenden Fällen: wenn die Lohnsteuer pauschal für eine größere...mehr

Seit dem Jahr 2025 ist die Fünftelregelung im Lohnsteuerabzugsverfahren für Arbeitslohn für mehrere Jahre und Entschädigungen nicht mehr zulässig. Die ermäßigte Besteuerung, die wie bisher für Abfindungszahlungen beim Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis oder für Jubiläumszuwendungen infrage kommt, kann für Lohnzahlungen seither nur noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlag...mehr

Ein Lohnkonto ist auch von dem zum Lohnsteuerabzug verpflichteten Dritten zu führen, wenn er nicht der Arbeitgeber ist, aber Lohn zahlt.[1]mehr

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen Anforderungen[1] s...mehr

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden: der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März, der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn. Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung ...mehr

Der Arbeitgeber hat am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto zu führen.[1] Dazu spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Ein Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn keine (Lohn-)Steuer einzubehalten ist, weil z. B. für den Arbeitslohn keine Lohnsteuer anf...mehr

Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig. 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[1] Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Ein...mehr

Im Lohnkonto hat der Arbeitgeber folgende Angaben bei jeder Lohnabrechnung fortlaufend aufzuzeichnen: Den Tag jeder Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum, den (Brutto-)Arbeitslohn ohne Abzug von Freibeträgen usw., getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer. Bei Nettolohnvereinbarungen ist der steuerpflicht...mehr

Wurde – ohne Zustimmung des Finanzamts – auf Aufzeichnungen verzichtet, ist diese Zustimmung zu gegebener Zeit nachträglich zu beantragen, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn die Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos erfolgen und der Außenprüfer diese Verfahrensweise im Rahmen der Prüfung festgestellt und nicht beanstandet hat.mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2026 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die 6-jährige-Aufbewahrungsfrist gilt bei Lohnunterla...mehr

1.1 Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer Der Arbeitgeber hat am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto zu führen.[1] Dazu spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Ein Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn keine (Lohn-)Steuer einzubehalten ist, weil z. B. für ...mehr

1 Aufzeichnungspflicht Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insge...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Nicht ausdrücklich geregelt ist, dass Mitteilungen der Sozialleistungsträger über die Höhe der Sozialleistungen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Die Prüfer der Rentenversicherungsträger werden bei einer Betriebsprüfung jedoch das Fehlen derartiger Mitteilungen beanstanden. Dies unter anderem deshalb, weil nur dadurch festgestellt werden kann, ob die während des Bezug...mehr

Die soeben genannten Entgeltunterlagen müssen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten seit dem 1.1.2022 in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen[1] die Rahmenbeding...mehr

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen u. a. folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:[1] den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel, die Anschrift, den Beginn und das Ende der Beschäftigung, den Begin...mehr

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen: für geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte, unabhängig von der Branche des Arbeitgebers sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und bereitgehalten werden. Diese An...mehr

Bis zum 31.12.2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Die Befreiung erfolgt formlos unter Angabe der Betriebsnummer. Die Befreiung ist für Zeiträume bis 31.12.2026 möglich. Der Antrag kann auch von einer Abrechnungsstelle für mehrere Arbeitgebe...mehr

In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.mehr

In einigen Fällen wurden Ausnahmeregelungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten geschaffen. Diese werden in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung und in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung näher beschrieben.mehr

Die (steuerfreien) Sachbezüge sind im Lohnkonto einzeln zu bezeichnen und bei laufenden Sachbezügen unter Angabe des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit dem um die Zuzahlung des Arbeitnehmers geminderten Wert zu erfassen.[1] Sachbezüge i. S. d. § 8 Abs. 3 EStG sind als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge in das Lohnkonto einzutragen.[2]...mehr

Wegen der Berücksichtigung des Kurzarbeitergeldes beim Progressionsvorbehalt muss der vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlte Betrag deshalb im Lohnkonto aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gesondert eingetragen werden (Zeile 15 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung). Durch den Ausfall voller Arbeitstage entsteht kein Teillohnzahlungszeitraum. Es ...mehr

Der Arbeitgeber muss am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bzw. die sich aus einer entsprechenden Bescheinigung des Finanzamts ergebenden Merkmale zu übernehmen[2]. Die Anzahl der Großbuchstaben U ist aufzuzeichne...mehr

Das Vorliegen der Voraussetzungen für den BAV-Förderbetrag ist im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Wichtig ist daran zu denken, dass die Höhe der Förderung vom Referenzjahr 2016 abhängen kann und dies dementsprechend ebenfalls im Lohnkonto zu dokumentieren ist.[2]mehr

Als Grundlage für den Besteuerungsverzicht muss der Arbeitgeber den außer Ansatz bleibenden Arbeitslohn im Lohnkonto als "steuerfrei gezahlt" aufzeichnen.[1] Dies ermöglicht der Finanzverwaltung, die steuerlich korrekte Behandlung der Arbeitslohnspende zu prüfen. Auf diese besondere Aufzeichnung kann der Arbeitgeber allerdings verzichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der A...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr