Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Der Arbeitgeber muss die Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge für geringfügig Beschäftigte, Umlagen nach dem AAG und die Insolvenzgeldumlage berechnen. Damit die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) Höhe und Zusammensetzung des Beitragssolls erfährt, muss der Arbeitgeber den Datensatz "Beitragsnachweis"...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Die Angaben in den Gehaltskonten werden von den Rentenversicherungsträgern mindestens alle 4 Jahre überprüft.[1] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zu allen Zweigen der Sozialversicherung. Dazu gehören auch die Unfallversicherung, die Abgaben zur Künstlersozialkasse, die Umlagen zur Erstattung der Entgeltfortzahlung und die Insolvenzgeldumlage. Darüber h...mehr

Arbeitgeber oder Arbeitnehmer können aber auch einen Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung beim Betriebsstättenfinanzamt [1] stellen.[2] Dies kann sinnvoll sein, um ein Haftungsrisiko des Arbeitgebers[3] zu vermeiden. Die Bescheinigung kann für einen Zeitraum bis zu 3 Jahren ausgestellt werden und ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.[4] D...mehr

Arbeitgeber oder Arbeitnehmer können aber auch einen Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung [1] beim Betriebsstättenfinanzamt [2] stellen.[3] Dies kann sinnvoll sein, um ein Haftungsrisiko des Arbeitgebers[4] zu vermeiden. Die Bescheinigung kann für einen Zeitraum bis zu 3 Jahren ausgestellt werden und ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.[5...mehr

Der inländische Arbeitgeber ist grundsätzlich zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.[1] Hinweis Wer als inländischer Arbeitgeber gilt Als inländischer Arbeitgeber gilt dabei auch ein Arbeitgeber, der lediglich eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter in Deutschland hat.[2] Als inländischer Arbeitgeber ist auch ein inländischer wirtschaftlicher Arbeitgeber bei Arbeitnehmer...mehr

Der inländische Arbeitgeber ist grundsätzlich zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.[1] Hinweis Wer als inländischer Arbeitgeber gilt Als inländischer Arbeitgeber gilt dabei auch ein Arbeitgeber, der lediglich eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter in Deutschland hat.[2] Als inländischer Arbeitgeber ist auch ein inländischer wirtschaftlicher Arbeitgeber bei Arbeitnehmer...mehr

Weist der Arbeitgeber für einzelne Arbeitnehmer nach, dass sie keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, kann er für diese Arbeitnehmer auf die Entrichtung der pauschalen Kirchenlohnsteuer verzichten. Für die übrigen Arbeitnehmer muss die Kirchensteuer dann nach dem allgemeinen Kirchensteuersatz (8 % oder 9 %) von der pauschalen Lohnsteuer erhoben werden. Zur E...mehr

Welcher Kirchensteuersatz anzuwenden ist, richtet sich nach der Betriebsstätte des Arbeitgebers. Die Kirchensteuer ist in der Lohnsteuer-Anmeldung neben der Lohnsteuer anzumelden und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen, auch wenn die Arbeitnehmer im Bezirk eines anderen Finanzamtes wohnen. Wird aufgrund des abweichenden Wohnorts zu viel oder zu wenig Lohnkirchenst...mehr

Der Arbeitgeber kann den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung aus Vereinfachungsgründen pauschalbesteuern, soweit dieser 50 EUR monatlich nicht übersteigt. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitnehmer erklärt, einen Internetzugang zu besitzen, für den im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe entstehen. Der Arbei...mehr

Auch Barzuschüsse von über 50 EUR sind pauschalbesteuerungsfähig. Dies setzt jedoch den Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten voraus (Beleg zum Lohnkonto). Der sich danach ergebende monatliche Durchschnittsbetrag darf der Pauschalbesteuerung für die Zukunft solange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesen...mehr

Grundsätzlich ist für die Inanspruchnahme des steuerfreien Auslagenersatzes eine Abrechnung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer über die im Einzelnen angefallenen beruflichen Aufwendungen erforderlich (z. B. anhand der Einzelverbindungsnachweise). Die monatlichen Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.mehr

Die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten können entweder nach dem tatsächlichen Verbrauch oder mithilfe einer Strompreispauschale berechnet werden. Die Pauschale wird auf Basis der halbjährlich veröffentlichten Durchschnittspreise des Statistischen Bundesamts ermittelt und vereinfacht so die Abrechnung erheblich. Das neue BMF-Schreiben enthält noch viele weitere pra...mehr

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Weiter haftet der Arbeitgeber auch für die Lohnsteuer, die er im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs etwa zu viel erstattet hat, sowie für die Einkommensteuer, die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung zu gering festgesetzt bzw. tatsächlich verkürzt wird. Der Arbeitgeber haftet also auch für Steuerausfälle, wenn er in der Lohnsteuerb...mehr

Sind keine Angaben im Lohnkonto vorhanden, z. B. bei Schwarzlohnzahlungen, ist die Feststellung der Höhe der nachzuversteuernden Beträge und ihre individuelle Zuordnung auf die einzelnen Arbeitnehmer nicht möglich. In diesen Fällen wird die nachzuerhebende Lohnsteuer nach § 162 AO geschätzt. Eine solche Schätzung kommt insbesondere in Betracht, wenn die Höhe und die Empfänge...mehr

Die Ermittlung der steuerpflichtigen Zinsvorteile müssen vom Arbeitgeber dokumentiert und als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers sind sie diesem formlos mitzuteilen.[1]mehr

Aufgrund der Steuerfreiheit braucht der Arbeit- bzw. Auftraggeber lohnsteuerliche Pflichten grundsätzlich nicht zu beachten; bei enger Gesetzesauslegung wären jedoch Aufzeichnungen über die steuerfreien Zahlungen zu führen.[1] Da keine Lohnsteuer einzubehalten ist, entfällt für den Arbeitgeber die Verpflichtung, bei der Finanzverwaltung Lohnsteuerabzugsmerkmale abzurufen und...mehr

Folgende vom Arbeitgeber gezahlte steuerfreie Entgeltersatzleistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt und sind deshalb gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung (Nummer 15 und Nummer 15a)[1] anzugeben: das Kurzarbeitergeld, das Saison-Kurzarbeitergeld, Achtung Zusätzlicher Ausweis von Kurzarbeitergeld seit 2025 Kurzarbeitergeld einschließlich ...mehr

Werden steuerfreie Entgeltersatzleistungen von anderen Stellen und nicht vom Arbeitgeber gezahlt, ist dieser mittelbar nur dann betroffen, wenn er für Zeiten, in denen der Arbeitnehmer solch steuerfreie Leistungen erhält (z. B. Krankengeld) keinen Arbeitslohn zahlt. Damit das Finanzamt Kenntnis von solchen Zeiten erhält, in denen der Arbeitnehmer unter Umständen steuerfreie ...mehr

Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Kindergartenbeiträgen für nicht schulpflichtige Kinder eines Arbeitnehmers sind steuerfrei[1], soweit diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bezahlt werden.[2] Gleichgültig ist, ob die Unterbringung und Betreuung in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten erfolgt: Barzuschüsse sind ebenso begünstigt wie der Betriebs...mehr

Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen, auf den Höchstbetrag angerechnet – einschließlich Umsatzsteuer. Es ist unerheblich, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betr...mehr

Eine Pauschalierung mit 25 % ist zulässig, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet; das gilt auch für Zubehör, wie Monitor oder Drucker, und für die Internetgebühren. Neben dem PC gelten auch Notebooks, Netbooks und Tablets als Datenverarbeitungsgeräte im Sinne ...mehr

Die Nachweispflicht für die Einkommensteuer gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschalen wählen. Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber mit einem Pauschbetrag von 20 EUR [1] pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung f...mehr

Die Energiepreispauschale I musste im Lohnkonto aufgezeichnet werden[1], sodass sie bei einer künftigen Lohnsteuer-Außenprüfung als solche zu erkennen ist und die Rechtsgrundlage für die Zahlung bei Bedarf geprüft werden kann. Darüber hinaus ist die ausgezahlte Energiepreispauschale I in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung [2] mit dem Großbuchstaben E auszuweisen.[3] Ha...mehr

Die Energiepreispauschale I von 300 EUR konnte nur für das erste Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Folglich konnte die Energiepreispauschale I nicht für jedes weitere Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Der Arbeitnehmer musste insoweit in eine der Steuerklassen I bis V eingereiht sein. Energiepreispauschale I für Minijobber Auch eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Mini...mehr

Die Energiepreispauschale II war im Lohnkonto aufzuzeichnen[1], sodass sie bei einer künftigen Lohnsteuer-Außenprüfung als solche zu erkennen war und die Rechtsgrundlage für die Zahlung bei Bedarf geprüft werden konnte. Darüber hinaus war die ausgezahlte Energiepreispauschale II in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Eine gesonderte Bescheinigung der ausg...mehr

Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1]mehr

Bei Abgabe eines Warengutscheins, der bei einem Dritten einzulösen ist, fließt der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer mit der Gutscheinhingabe zu, weil der Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt einen nicht entziehbaren Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erwirbt.[1] Die Bewertung des Gutscheins ist ebenfalls nach den Verhältnissen zu diesem Zeitpunkt vorzunehmen. Wie sich die Wertverhä...mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw ist darüber hinaus die Anzahl der gefahrenen Kilometer anzugeben. Aufzeichnung im Lohnkonto Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber ...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber gewährten Speisen und Getränke brutto nicht mehr als 60 EUR, wird beim Arbeitnehmer auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer für die Dienstreise dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.[1] Gleichzeitig muss eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs f...mehr

Der Arbeitgeber muss seine Zuordnungsentscheidung dokumentieren, z. B. durch Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder durch dienstrechtliche Verfügungen. Bei einem Rettungssanitäter kann die arbeitsrechtliche Zuordnung auch durch Verweis im Arbeitsvertrag auf den Bundesangestelltentarif erfolgen.[1] Die Angabe einer Stadt als Einstellungsort im Arbeitsvertrag ist n...mehr

Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt. Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachge...mehr

Vom Arbeitgeber (unmittelbar oder mittelbar) anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährte Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet, dürfen nicht mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden. Bei solchen sog. unüblichen Mahlzeiten wird von Gesetzes wegen unterstellt, dass es sich um sog. Belohnungsessen handelt.[1] Der geldwerte Vorteil muss in Höhe ...mehr

Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten[1] oder vergleichbaren Einrichtungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gestellt.[2] Zusätzlichkeitsvoraussetzung Die Leistung muss zwingend zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn[3] erbracht werden. Hinweis Barlohnumwandlungen und Ers...mehr

Die Anzeige über den unzutreffenden Lohnsteuereinbehalt muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben enthalten[1]: den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers, die abgerufenen ELStAM oder die auf der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Besteuerungs- bzw. Lohnsteuerabzugsmerkmale (Geburtsdatum, Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal un...mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto und daran anknüpfend in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum der Zahlung von Insolvenzgeld den Großbuchstaben "U" (Unterbrechung) zu bescheinigen. Die Durchführung eines Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber ist in diesem Fall ausgeschlossen.[1]mehr

Das Insolvenzgeld wird von der Arbeitsverwaltung (Agentur für Arbeit) ausgezahlt. Außerdem hat sie das steuerfreie Insolvenzgeld zu bescheinigen. Das gilt auch für das nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens anstelle des Insolvenzgeldes zu zahlende Arbeitslosengeld. Bei einer späteren Einkommensteuerveranlagung unterliegen die steuerfreien Entgeltersatzleistungen dem Progress...mehr

Für den Lohnsteuerabzug sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) maßgebend. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die maßgebende Steuerklasse und die übrigen Steuerabzugsmerkmale zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber erh...mehr

Aufbewahrt werden muss das Lohnkonto bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die letzte Eintragung folgt. Wenn der Arbeitgeber das Lohnkonto 2025 erst Anfang 2026 abgeschlossen hat, hat er das Lohnkonto bis Ende des Jahres 2032 aufzubewahren. Praxis-Tipp Ende der Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten 2018 und früher In den o. g. Fällen können Lohnkonten der Jahre 2017 und fr...mehr

Welche Angaben das für den Arbeitnehmer geführte Lohnkonto enthalten muss, wird in § 4 LStDV im Einzelnen geregelt. 2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.[1] Seit 1.1.2020 gilt dies auch für beschränkt steuer...mehr

Für Aushilfs- und Teilzeitkräfte sowie für geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitslohn mit festen Pauschalsteuersätzen nach § 40a EStG pauschal besteuert wird, genügt eine vereinfachte Form des Lohnkontos. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber für die jeweilige Aushilfskraft folgende Daten aufzeichnet: Name und Anschrift, Dauer der Beschäftigung, Zahl der tatsächlich geleist...mehr

Folgende Angaben müssen im Lohnkonto enthalten sein:mehr

Überblick Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über die Lohnsteuerab...mehr

Die vom Arbeitgeber an das Anlageinstitut überwiesenen Beträge zu vermögenswirksamen Leistungen sind im Lohnkonto einzutragen. Der Zuschuss vom Arbeitgeber muss nicht gesondert aufgezeichnet werden.mehr

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs...mehr

Bei der Führung des Lohnkontos müssen keine besonderen Formvorschriften beachtet werden. Entscheidend ist lediglich, dass das Lohnkonto alle erforderlichen Angaben enthält und dass die Aufzeichnungen fortlaufend, jedoch getrennt für jedes Kalenderjahr geführt und aufbewahrt werden. Bei der manuellen Entgeltabrechnung werden die Lohnkonten in aller Regel als Karteikarten gefüh...mehr

In der Lohnsteuerbescheinigung ist der Buchstabe F für die steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auszuweisen.[1] Da im Lohnkonto hierzu der steuerfreie Arbeitslohn betragsmäßig einzutragen ist, erübrigt sich die entsprechende Kennzeichnung im Lohnkonto. Die Eintragung des Großbuchstabens F im Lohnkonto ist deshalb nicht vorgesehen.mehr

Seit 2017 besteht die Bescheinigung der Großbuchstaben FR für französische Grenzgänger, für die dem Arbeitgeber vom Betriebsstättenfinanzamt eine Freistellung für den Lohnsteuerabzug vorliegt.[1] In Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind die Großbuchstaben FR einzutragen, die um die Ziffern 1, 2 oder 3 zu ergänzen sind, je nachdem, ob das Grenzgängerarbeitsverhältnis zulet...mehr

Zusammenfassung Überblick Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über d...mehr