Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem privaten Pkw, kann dieser Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % oder 25 % besteuert werden. Gleiches gilt, wenn die geldwerten Vorteile für die Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pausc...mehr

Soweit Arbeitslohn ermäßigt besteuert wird (Fünftelregelung), z. B. weil es sich um Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre oder um eine ermäßigt besteuerte Entschädigung handelt, müssen diese ebenfalls im Lohnkonto gesondert aufgezeichnet werden. Auch hier ist die Angabe des jeweiligen Betrags sowie die darauf erhobene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag no...mehr

Bei Lohnzahlungen durch Dritte, etwa von verbundenen Unternehmen, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum am Monatsende seinem Arbeitgeber angeben.[1] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.mehr

In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.[1] Seit 1.1.2020 gilt dies auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die in das ELStAM-Verfahren einbezogen worden sind.[2] Sämtliche Daten der vom Betriebsstättenfinanzamt ausgestellten Papierbescheinigung für ...mehr

Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen für Unterbrechungszeiträume eingetragen werden, in denen der Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist. Zu erfassen sind Zeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, die nicht bereits gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, ...mehr

1.3.1 Aufzeichnungs-/Dokumentationspflicht In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss. 1.3.2 Ver...mehr

1 Entgeltunterlagen Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2] Wichtig Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die ...mehr

Eine Sonderform des Lohnkontos stellt das Sammellohnkonto dar, das für bestimmte pauschal besteuerte Leistungen geführt werden kann.[1] Dabei werden für alle oder mehrere Arbeitnehmer die Gesamtbeträge von pauschal besteuerten Bezügen und der pauschalen Lohnsteuer aufgezeichnet. Zulässig ist ein Sammellohnkonto in folgenden Fällen: wenn die Lohnsteuer pauschal für eine größere...mehr

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen Anforderungen[1] s...mehr

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden: der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März, der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn. Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung ...mehr

Begriff Eine wesentliche Grundlage für die Lohnsteuererhebung und die Lohnsteuer-Außenprüfung ist das Lohnkonto. Es weist die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale eines Arbeitnehmers, die in bar oder als Sachbezug gezahlten Löhne (Bezüge) sowie die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge aus. Deshalb ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, am Ort der Betriebsstä...mehr

Die soeben genannten Entgeltunterlagen müssen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten seit dem 1.1.2022 in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen[1] die Rahmenbeding...mehr

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen u. a. folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:[1] den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel, die Anschrift, den Beginn und das Ende der Beschäftigung, den Begin...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Nicht ausdrücklich geregelt ist, dass Mitteilungen der Sozialleistungsträger über die Höhe der Sozialleistungen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Die Prüfer der Rentenversicherungsträger werden bei einer Betriebsprüfung jedoch das Fehlen derartiger Mitteilungen beanstanden. Dies unter anderem deshalb, weil nur dadurch festgestellt werden kann, ob die während des Bezug...mehr

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen: für geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte, unabhängig von der Branche des Arbeitgebers sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und bereitgehalten werden. Diese An...mehr

1 Aufzeichnungspflicht Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insge...mehr

Bis zum 31.12.2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Die Befreiung erfolgt formlos unter Angabe der Betriebsnummer. Die Befreiung ist für Zeiträume bis 31.12.2026 möglich. Der Antrag kann auch von einer Abrechnungsstelle für mehrere Arbeitgebe...mehr

In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.mehr

In einigen Fällen wurden Ausnahmeregelungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten geschaffen. Diese werden in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung und in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung näher beschrieben.mehr

Pauschal besteuerte Bezüge und die darauf entfallenden Steuerabzugsbeträge sind ebenfalls im Lohnkonto aufzuzeichnen. Anhand der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat z. B. der Arbeitgeber bei der Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG zu prüfen, ob die dort festgelegte jährliche 1.000-EUR-Grenze für die Pauschalbesteuerung von sonstigen Bezügen bereits überschritten...mehr

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen ELStAM-Daten in das für den Arbeitnehmer zu führende Lohnkonto zu übernehmen.[1] Dasselbe gilt für die vom Arbeitnehmer ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigung in Fällen, in denen eine elektronische Datenübermittlung (noch) nicht möglich ist.[2] Es handelt sich h...mehr

2.1 Krankenkassen-Liste Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung ist für jeden Abrechnungszeitraum[1] getrennt nach Einzugsstellen eine Beitragsabrechnung elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen (Krankenkassen-Liste). Für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt diese Erfassung nach Mitgliedsnummern.[2] In der Krankenkassen-Liste ...mehr

4.1.1 Übernahme der ELStAM-Daten Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen ELStAM-Daten in das für den Arbeitnehmer zu führende Lohnkonto zu übernehmen.[1] Dasselbe gilt für die vom Arbeitnehmer ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigung in Fällen, in denen eine elektronische Datenübermittlung (noch) nicht m...mehr

1.4.1 Mindestanforderungen Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen: den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, die Anschrift, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen...mehr

4.1 Eintragungen bei Beschäftigungsbeginn 4.1.1 Übernahme der ELStAM-Daten Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen ELStAM-Daten in das für den Arbeitnehmer zu führende Lohnkonto zu übernehmen.[1] Dasselbe gilt für die vom Arbeitnehmer ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigung in Fällen, in denen eine elekt...mehr

Die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge sind aufzuzeichnen.[1]mehr

1 Entgeltunterlagen 1.1 Arbeitnehmer Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geor...mehr

Sind aus der Beitragsabrechnung die Korrekturen oder Stornierungen, die das vorherige Kalenderjahr betreffen, bzw. die Fälle, in denen Einmalzahlungen dem Vorjahr zugeordnet wurden, nicht besonders gekennzeichnet und besonders summiert, ist eine besondere Beitragsabrechnung zu erstellen.mehr

1.1 Arbeitnehmer Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. D...mehr

Bestimmte staatliche Leistungen hat der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer als Lohnersatzleistungen (Bezüge) auszuzahlen. Sie sind zwar steuerfrei[1], unterliegen aber dem sog. Progressionsvorbehalt im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung. Deshalb hat der Arbeitgeber solche Leistungen im Lohnkonto aufzuzeichnen: Kurzarbeitergeld, einschließlich des Saison-Kurzarbeitergeldes –...mehr

Besondere Aufzeichnungspflichten hat der Arbeitgeber bei betrieblicher Altersversorgung zu beachten. Seine Leistungen für eine Direktversicherung müssen auch für die zutreffende Besteuerung der späteren Versorgungsleistungen beim Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Somit muss anders als beim üblichen Lohnkonto letztlich die gesamte berufliche Biografie eines Arbeitnehmers mit...mehr

Auch für unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ohne Wohnsitz im Inland oder für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Sie erhalten weiterhin in bestimmten Fällen (Grenzpendler nach § 1 Abs. 3 EStG oder bei Berücksichtigung von Lohnsteuer-Freibeträgen) eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug in Papierform.[1] Für die dort eing...mehr

Im Lohnkonto sind die folgenden Großbuchstaben einzutragen: Großbuchstabe S, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer im ersten Dienstverhältnis für einen sonstigen Bezug berechnet und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen im Kalenderjahr nicht berücksichtigt hat (Hochrechnung des aktuellen Arbeitslohns). Voraussetzung hierfür ist somit ein Wechsel des Arbeitgeber...mehr

Die Einzelangaben gelten auch für die steuerliche Erfassung von Belegschaftsrabatten. Dabei ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (Sachbezug) im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im La...mehr

In einem Sammellohnkonto können bestimmte Teile des Arbeitslohns für mehrere Arbeitnehmer gemeinsam – außerhalb des für sie geführten individuellen Lohnkontos – aufgezeichnet werden. Dies ist dann vorteilhaft bzw. erforderlich, wenn der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallende Teil des Bezugs nur schwer zu ermitteln ist. Dafür kommen z. B. in Betracht die pauschale Nacherhe...mehr

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt dem Befreiungsantrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen entsprechen.[1] Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber bed...mehr

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen. Achtung Sachbezüge unter 50 EUR auch eintragen Der Arbeitgeber muss auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufg...mehr

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten, die der Arbeitnehmer von Dritten, z. B. verbundenen Unternehmen, erhält und die der Arbeitgeber nicht selbst ermitteln kann, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht.[1] In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für jeden Lohnzahlungszeitraum dem Arbeitgeber am Monatsende angeben.[2] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto ...mehr

Arbeitgeber, die ein maschinelles Lohnabrechnungsverfahren anwenden, können bei der für sie zuständigen Oberfinanzdirektion oder der ggf. anderen vorgesetzten Behörde Erleichterungen für die Führung von Lohnkonten beantragen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Insbesondere soll das Betriebsstättenfinanzamt zulassen, dass Sachbezüge oder...mehr

Die genannten Entgeltunterlagen werden überwiegend elektronisch geführt. Bei den die Entgeltabrechnung begleitenden oder erläuternden nachfolgend aufgeführten Unterlagen besteht seit dem 1.1.2022 die Verpflichtung, diese elektronisch zu führen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Bereits derjenige, d...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Die Entgeltunterlagen umfassen alle Unterlagen, die Aufschluss geben über die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers, die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer, die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte, die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen sowie die Krankenkassenzugehörigkeit. Die Daten der einzelnen Abrechnungsergebnisse der jeweiligen Arbeitn...mehr

Versorgungsbezüge (z. B. Werksrente, Beamtenpension) sind als solche zu bezeichnen. Ihr Zahlbetrag ist aufzuzeichnen (getrennt nach laufender Zahlung und Einmalzahlung), ebenso die zur zutreffenden Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben; dies sind regelmäßig die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetra...mehr

1 Verpflichtung zur Führung eines Lohnkontos 1.1 Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer Der Arbeitgeber hat am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto zu führen.[1] Dazu spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Ein Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn keine (Loh...mehr

Die Aufzeichnungspflicht wird verletzt, wenn aus den geführten Entgeltunterlagen die Beschäftigten und/oder deren Arbeitsentgelt nicht mehr hervorgehen oder nur mit unverhältnismäßig großem Verwaltungsaufwand feststellbar sind. Die Sozialversicherungsbeiträge können dann ohne namentliche Benennung der einzelnen Arbeitnehmer auf der Basis der Summe der insgesamt gezahlten Arb...mehr

Arbeitgeber, die das Haushaltsscheckverfahren anwenden, sind für die von ihnen im Privathaushalt beschäftigten Arbeitnehmer von der Führung der Entgeltunterlagen freigestellt. Dies gilt auch für die erweiterte Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.[1]mehr

Gesondert aufzuzeichnen sind nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuerte sonstige Bezüge, ermäßigt besteuerte Entschädigungen sowie Vergütungen für mehrere Kalenderjahre nebst den einbehaltenen Steuerbeträgen. Ab dem Jahr 2025 ist die Fünftelregelung im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht mehr zulässig. Sie kann dann nur noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung beantragt werden...mehr

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Erleichterungen für die Aufzeichnung vorgesehen. Ist durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet, dass die jährlichen Personalrabatte den Freibetrag von 1.080 EUR nicht übersteigen, kann das Finanzamt auf Antrag eine Befreiung von Aufzeichnungen zulassen.[1] Dasselbe gilt für den kleinen ...mehr