Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist es dem Arbeitgeber vorgeschrieben, auch für beschäftigte Studenten – unabhängig davon, ob sie versicherungsfrei oder versicherungspflichtig sind – Entgeltunterlagen in Form eines Jahreslohnkontos oder Sammlungen von Lohn-/Gehaltsabrechnungen in zeitlicher Folge zu führen.[1] Zu dokumentierende Angaben Damit die versicherungsrech...mehr

Leistungen zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention werden grundsätzlich in Form von Präventionskursen erbracht. Ziel ist insbesondere die Motivation zu einer gesunden Lebensführung. Die Prüfung und ggf. Zertifizierung von Kursen zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention erfolgt durch eine Krankenkasse oder regelmäßig durch die "Zentrale Prüfstelle Prävention"...mehr

Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Pauschalierungsvoraussetzungen vorgelegen haben. Dazu dienen die Aufzeichnungen im Lohnkonto und die dazugehörigen Belege (z. B. Arbeitsvertrag, Aufzeichnungen über die Tätigkeit). Bei fehlenden oder fehlerhaften Aufzeichnungen ist die Lohnsteuerpauschalierung nur zulässig, wenn die Pauschalierungsvoraussetzungen auf andere Weise nac...mehr

Die einbehaltenen Beiträge sind auf dem Lohnkonto [1] und der Lohn- und Gehaltsabrechnung des beitragspflichtigen Arbeitnehmers zu vermerken. Die an die Finanzverwaltung abgeführten Beiträge zur Arbeitskammer Saarland bzw. zur Arbeitnehmerkammer Bremen sind in den freien Zeilen der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Praxis-Tipp Werbungskostenabzug für Kammerbeiträge Die K...mehr

Die Leistungen müssen im Rahmen eines strukturierten innerbetrieblichen Prozesses erfolgen. Dazu gehört eine Bedarfsanalyse unter Einbeziehung der Fachkräfte für Arbeitssicherheit und ggf. der Betriebsärzte. Die Leistungen können auf dem Betriebsgelände oder in einer geeigneten Einrichtung außerhalb des Betriebsgeländes erbracht werden. Der Arbeitgeber hat die Teilnahmebesche...mehr

Wird die Lohnabrechnung für den letzten Abrechnungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahres erst im nachfolgenden Kalenderjahr, aber noch innerhalb von 3 Wochen vorgenommen, handelt es sich um Arbeitslohn und einbehaltene Lohnsteuer des Lohnabrechnungszeitraums des Vorjahres. Dies gilt unabhängig davon, ob Abschlagszahlungen geleistet worden sind. Der Arbeitslohn und die Loh...mehr

Bei einer Nettolohnvereinbarung muss die Lohnsteuer vom Bruttoarbeitslohn ermittelt werden: Der vereinbarte Nettolohn muss auf einen fiktiven Bruttolohn hochgerechnet werden. Die vom Arbeitgeber übernommene Lohnsteuer stellt zusätzlichen Arbeitslohn dar, auch dann, wenn die einbehaltene Lohnsteuer höher ist als die später festgesetzte Einkommensteuer. Dies gilt sogar, wenn d...mehr

Rn. 608e Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Die nach § 3 Nr 15 EStG steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichen (§ 4 Abs 2 Nr 4 LStDV) und in der LSt-Bescheinigung zu bescheinigen (§ 41b Abs 1 S 2 Nr 6 EStG) (BMF vom 15.08.2019, BStBl I 2019, 875 Tz 39–41 mit weiteren Einzelheiten).mehr

Die lohnsteuerliche Behandlung von Asylbewerbern bzw. Flüchtlingen ist unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsstatus und etwaigen damit verbundenen Beschäftigungsverboten. Nach der im Steuerrecht gebotenen wirtschaftlichen Betrachtungsweise gelten für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs die üblichen Arbeitgeberpflichten.[1] Wie bei anderen Arbeitnehmern auch, muss das Lohnbü...mehr

Als weiteres Ersatzverfahren, von dem auch bei Asylbewerbern und Flüchtlingen Gebrauch gemacht werden kann, wenn bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern (noch) keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde, sieht der Gesetzgeber eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug in Papierform vor.[1] Die Bescheinigung kann ab 2021 auch der Arbeitgeber beantragen, wenn ihn der...mehr

Rn. 1038 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Wie unter s Rn 1030 ausgeführt, ist § 3 Nr 26 EStG nicht zeitanteilig zu kürzen, sondern ein Jahresbetrag. Das gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis nicht während des ganzen Jahres besteht (H 3.26 EStH 2021 iVm R 3.26 Abs 10 S 1 LStR 2023). Der ArbN muss in diesem Fall aber (H 3.26 EStH 2021 iVm R 3.26 Abs 10 S 2, 3 LStR 2023) dem Arb...mehr

Nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist im Übrigen das Lohnkonto abzuschließen und die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln.[1] Ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.mehr

Rn. 2167a Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Soweit der ArbG die steuerfreien Zuschüsse direkt an den ArbN ausbezahlt, muss der ArbN die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherers bis zum 30.04. des folgenden Kj nachweisen (sonst haftet der ArbG uU für die nicht einbehaltene und abgeführte anfallende LSt, § 42d EStG). Der ArbG muss die Besc...mehr

Rn. 724 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Wie auch bei den Reisekosten hatte der ArbG, um seine Haftung nach § 42d Abs 1 Nr 1, 3 EStG zu vermeiden, entsprechende Unterlagen des ArbN, aus denen sich seine tatsächlichen Aufwendungen ergeben, zum Lohnkonto (§ 4 LStDV) zu nehmen (H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.9 Abs 3 S 2, 3 LStR 2011). Rn. 725 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Beispiele zu Umzugsk...mehr

Der Arbeitgeber kann die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an die Versorgungseinrichtung oder an den Arbeitnehmer auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an den Arbeitnehmer aus, muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsträgers bis zum 30.4. des Folgejahres nachweisen. Der...mehr

Welche steuererhebenden Religionsgemeinschaften in der Praxis hauptsächlich vorkommen, für die der Arbeitgeber vom Arbeitslohn Kirchensteuer einzubehalten hat, und insbesondere mit welchen Abkürzungen diese bei Abruf der ELStAM ausgewiesen werden, sind der folgenden Übersicht zu entnehmen:mehr

Heimarbeiterzuschläge, die neben dem Grundlohn zur Abgeltung der durch die Heimarbeit entstehenden Mehraufwendungen (z. B. für die Bereitstellung von Heizung und Beleuchtung in den Arbeitsräumen) gezahlt werden, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, soweit sie 10 % des Grundlohns nicht übersteigen.[1] Der Arbeitgeber hat diese Heimarbeiterzuschläge im Lohnkonto ge...mehr

Mit der Erteilung einer Direktzusage (auch: Pensionszusage) wendet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer noch keinen Vermögenswert zu. Die Zusage löst daher keinen Arbeitslohnzufluss aus. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zur Absicherung der Direktzusage eine Rückdeckungsversicherung auf das Leben des Arbeitnehmers abgeschlossen hat.[1] Der BAV-Förderbetrag[2] wird dem Arb...mehr

Beim Lohnsteuerabzug kann der steuerfreie Höchstbetrag ab Beginn des Kalenderjahres bzw. der Beschäftigung in voller Höhe berücksichtigt werden (keine Zwölftelung des Höchstbetrags), z. B. durch Anrechnung auf die Vergütung. Eine zeitanteilige Aufteilung ist selbst dann nicht erforderlich, wenn feststeht, dass das Dienstverhältnis nicht bis zum Jahresende besteht. Der Arbeitn...mehr

Im Regelfall besteht für im Auftrag des Arbeitgebers allein für dessen Beschäftigte erbrachte Präventionskurse keine Zertifizierungsmöglichkeit, insbesondere, weil die Krankenkassen gar nicht beteiligt sind. Obwohl diese Kurse streng genommen die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllen, gewährt die Verwaltung unter weiteren Voraussetzungen die Anwendung der Steuerbefreiu...mehr

Vielfach werden von verschiedenen Bundesländern Schulprojekte wie z. B. "Der soziale Tag" durchgeführt. Im Rahmen dieser Projekte arbeiten Schüler einen Tag lang in Unternehmen oder Privathaushalten. Der erarbeitete Lohn wird im Einvernehmen mit den Schülern und den Arbeitgebern an die jeweilige Organisation gespendet. Grundsätzlich führen die Zahlungen im Rahmen dieser Arbe...mehr

Für den inländischen Auftrag- bzw. Arbeitgeber des Freiwilligen ergeben sich die üblichen Arbeitgeberpflichten. Er ist zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Dazu muss er den Freiwilligen bei Beginn des Jugendfreiwilligendienstes im ELStAM-Verfahren als Arbeitnehmer anmelden, seine ELStAM abrufen und anwenden, ein Lohnkonto führen, die Lohnsteuer-Anmeldungen abgeben bzw. an das F...mehr

Der Arbeitgeber hat die steuerfreien Aufstockungsbeträge im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Aufstockungsbeträge und Lohnsteuer-Jahresausgleich schließen sich aus Die Zahlung steuerfreier Aufstockungsbeträge schließt eine Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber sowie des permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleichs aus.mehr

Der Arbeitgeber hat die von der Gaststätte, dem Restaurant usw. eingelösten Essenmarken zurückzufordern und als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Hiervon kann abgesehen werden, wenn die Mahlzeiten abgebende Einrichtung über die Essenmarken mit dem Arbeitgeber abrechnet und stattdessen die Abrechnungen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Aus diesen Abrechnungen muss sich ergeb...mehr

Altersrentner können trotz Rentenbezugs ein steuerliches Dienstverhältnis oder auch mehrere Dienstverhältnisse eingehen und daraus Arbeitslohn beziehen. Lohnsteuerlich hat dies keine besonderen Folgen, der Arbeitslohn unterliegt nach den allgemeinen Regelungen dem Lohnsteuerabzug. Gleiches gilt, wenn der Rentner daneben vom früheren Arbeitgeber eine Betriebsrente oder eine W...mehr

Rn. 1119c Stand: EL 170 – ET: 01/2024 In das Lohnkonto muss der ArbG nach § 3 Nr 28a EStG steuerfreie Zuschüsse eintragen (§ 41 Abs 1 S 4 EStG idF Art 2 Nr 3 Corona-SteuerhilfeG vom 19.06.2020, BGBl I 2020, 1385).mehr

Rn. 949 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Der ArbG hat auf dem Lohnkonto (§ 4 LStDV) des ArbN die Entschädigungen für Verdienstausfall nach § 56 IfSG einzutragen (§ 41 Abs 1 S 4 EStG). In der elektronischen LSt-Bescheinigung sind diese Entschädigungen für Verdienstausfall zu vermerken (§ 41b Abs 1 S 2 Nr 5 EStG). Rn. 950–959 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 vorläufig freimehr

Der Arbeitgeber hat in beiden Fällen auf der ihm vom Arbeitnehmer zur Kostenübernahme vorgelegten Originalrechnung die Kostenübernahme sowie deren Höhe anzugeben. Eine Kopie der Originalrechnung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.[1]mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr

Begriff Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbe...mehr

Die Rentenversicherungsträger überprüfen im Rahmen der Betriebsprüfung auch die ordnungsgemäße Entrichtung der Insolvenzgeldumlage. Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Umlageabrechnung das umlagepflichtige Arbeitsentgelt und die Umlage zu erfassen und zur Verfügung zu stellen. § 9 BVV gilt für die Insolvenzgeldumlage entsprechend. Der Arbeitgeber hat hier...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer hat sich privat ein Elektrofahrzeug angeschafft. Der Arbeitgeber unterstützt den Arbeitnehmer, indem er ihm einen Zuschuss von 500 EUR zur Anschaffung einer Ladevorrichtung (Gesamtpreis 899 EUR) auf seinem privaten Grundstück zahlt. Wie ist der Zuschuss steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen? Ergebnis Der vom Arbeitgeber gezahlte Zus...mehr

Der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ausgeschlossen, wenn der Großbuchstabe U im Lohnkonto aufgezeichnet wurde oder in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung vermerkt ist.[1]mehr

Für Leistungen, die der Arbeitgeber zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention gewährt, kommt die Steuerbefreiung ebenfalls in Betracht, wenn die Leistungen zertifiziert sind. Falls nicht bereits zertifizierte Leistungen eingekauft werden, können sie im Einzelfall auch auf Veranlassung des Arbeitgebers zertifiziert werden.[1] Wird eine bereits zertifizierte Leistung ein...mehr

Rn. 1218 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Soweit die Leistung unter § 3 Nr 33 EStG fällt, ist sie in unbegrenzter Höhe steuerfrei (vgl Offerhaus, K., DB 1993, 1113; Connemann, NWB 18/2014, 1357). Darüber hinausgehende Sachleistungen des ArbG sind idR ein geldwerter Vorteil nach § 8 Abs 2 EStG; Barleistungen sind nur soweit steuerfrei, soweit der ArbN dem ArbG die zweckentsprechende ...mehr

Rn. 50 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Frauen erhalten für die Zeit der Schutzfristen nach § 3 Abs 2 MuSchG (6 Wochen vor der Entbindung) und § 6 Abs 1 MuSchG (idR 8 Wochen nach der Entbindung, ggf 12 Wochen) sowie für den Entbindungstag von ihrem ArbG einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Einzelheiten zur Berechnung in § 20 Abs 1 S 1ff MuSchG). Rn. 50a Stand: EL 169 – ET: 12/2023...mehr

Begriff Die maximal 3-jährige Elternzeit nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz soll die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessern. Die Elternzeit ist ein Rechtsanspruch auf unbezahlte (Teil-)Freistellung gegenüber dem Arbeitgeber. Die Regelungen dürfen vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Ar...mehr

Rn. 673 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Der ArbN musste seinem ArbG Unterlagen (zB Benzinquittungen, H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.5 Abs 2 S 1 LStR 2011) vorlegen, aus denen die Steuerfreiheit des Kostenersatzes und, soweit er die Fahrtkosten für das eigene Fahrzeug nicht nach den Pauschsätzen, sondern nach den tatsächlichen Gesamtkosten erstattete, auch diese tatsächlichen Gesamtkost...mehr

Wenn der Arbeitgeber die Krankenversicherungspflicht eines höherverdienenden Arbeitnehmers beurteilt und dabei die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze zugrunde legt, muss er dafür den entsprechenden Nachweis zu den Entgeltunterlagen[1] nehmen.[2] Als Nachweis kommt unter anderem eine Bescheinigung des privaten Krankenversicherungsunternehmens über das Bestehen einer substit...mehr

Unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängend verlaufenden Arbeitstagen im Kalenderjahr muss auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden ("U" = Unterbrechung).[1] Ebenso muss die Anzahl der Unterbrechungen auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden, z. B. bei 2 Unterbrechungen die Zahl "...mehr

Arbeitgeber konnten ihren Beschäftigten vom 1.3.2020 bis 31.3.2022 Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1.500 EUR pro Dienstverhältnis steuerfrei auszahlen oder als Sachleistungen gewähren.[1] Als Voraussetzung für die Steuerfreiheit musste die Corona-Sonderzahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Außerdem musste aus den vertr...mehr

Die Ermittlung der Lohnsteuer für sonstige Bezüge, die netto gezahlt werden, z. B. eine Gratifikation, wird im Rahmen einer Jahresbetrachtung ermittelt.[1] Auch hier wird ein Bruttobetrag ermittelt. Folgende Besonderheiten sind zu beachten: Bei der Ermittlung des maßgebenden Jahresarbeitslohns sind der voraussichtliche laufende Jahresarbeitslohn und frühere, netto gezahlte so...mehr

Die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung und des Mindestlohngesetzes zur Führung von Entgeltunterlagen[1] gelten uneingeschränkt auch für geringfügig Beschäftigte. Der Arbeitgeber hat die für die Versicherungsfreiheit maßgebenden Angaben in den Entgeltunterlagen aufzuzeichnen. Nachweise über die erforderlichen Angaben sind zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Wichtig Ei...mehr

Das FPfZG enthält keine steuerlichen Regelungen. Das Bundesfinanzministerium hatte Anweisungen zur steuerlichen Behandlung der Familienpflegezeit für sog. Altfälle, bei denen die Familienpflegezeit vor dem 1.1.2015 begann, herausgegeben.[1]. Diese Regelungen wurden aber für Zeiträume nach 2014 aufgehoben.[2] Das im Rahmen einer Familienpflegezeit gezahlte Pflegeunterstützungs...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Die Leistungen des Arbeitgebers fließen den Mitarbeitern mit Beginn des Präventionskurses oder Vortrags zu. Sie sind grundsätzlich mit den um übliche Preisnachlässe geminderten Endpreisen am Abgabeort anzusetzen.[1] Zuzahlungen der Mitarbeiter sind anzurechnen. Die Verwaltung hat grundsätzlich keine Bedenken, wenn die Leistungen des Arbeitgebers aus Vereinfachungsgründen mit...mehr

Alle vom Arbeitgeber ausgezahlten steuerfreien Lohnersatzleistungen, die während der Corona-Pandemie gewährt wurden (Kurzarbeitergeld, Verdienstausfallentschädigungen nach dem IfSG, Kinderkrankengeld), unterliegen dem steuererhöhenden Progressionsvorbehalt .[1] Sie waren deshalb im Lohnkonto aufzuzeichnen und unter Nr. 15 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen...mehr

Sachverhalt Ein Student (26 Jahre alt) übt ein in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum aus. Er erhält hierfür kein Arbeitsentgelt. Er ist 40 Stunden pro Woche, befristet auf 4 Monate tätig. Der Student ist selbst Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse (Krankenversicherung der Studenten – KVdS). Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleichsverfahren nach dem Auf...mehr

Sachverhalt Ein 24 Jahre alter Student übt ein in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum aus. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt 700 EUR, die wöchentliche Arbeitszeit 30 Stunden. Das Praktikum ist auf 6 Monate befristet. Der Student ist über seinen Vater in dessen gesetzlicher Krankenkasse familienversichert. Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleichsverfahren...mehr

Die Regelungen zu Kantinenmahlzeiten[1] und Essenmarken[2] gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss anzusetzen, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: ...mehr