Fachbeiträge & Kommentare zu Geschäftsreise

Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt.[1] Die 3-Monatsfrist gilt für alle Formen von Auswärtstätigkeiten – auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Gründe der Unterbrechung sind irrelevant Eine Unterbrechung d...mehr

Begriff Wird das private Fahrrad bei der Erzielung von Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit genutzt, entstehen Werbungskosten, die der Arbeitnehmer bei der Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Fahrradkosten, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Anschaffung oder Unterhaltung eines Fahrrads für den Arbeitnehmer übernimmt, gelten generell als Barlohn. Sie ...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Es gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der In...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Nach den Bestimmungen des Reisekostenrechts sind für die berufliche Auswärtstätigkeit im Inl...mehr

Als Reisenebenkosten kommen in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck. Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kontaktaufnahme mit Angehörigen und Freunden bei mindestens einwöchiger beruflicher Auswärtstätigkeit.[1] Aufwendungen für Besuc...mehr

Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt eine übliche Mahlzeit (bis 60 EUR) von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt, ist für diesen geldwerten Vorteil der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ausscheidet. Die Sachbezugsbest...mehr

Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Für die Frage, welches Land der Flugreise während einer mehrtägigen Auslandsreise vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird, ist deshalb auf den Zeitpunkt der Landung abzustellen; Zwischenlandungen bleiben hierbei unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Kalende...mehr

Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt. Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachge...mehr

Zu den steuerfreien Arbeitgeberleistungen, die zur Nutzung des Personenfernverkehrs berechtigen, gehören Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.[1] Privatfahrten im Personenfernverkehr sind indes nicht begünstigt. Im Falle einer (möglichen) gemischten Nutzung der Fahrberechtigung (Auswärtstätigk...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber gewährten Speisen und Getränke brutto nicht mehr als 60 EUR, wird beim Arbeitnehmer auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer für die Dienstreise dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.[1] Gleichzeitig muss eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs f...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer ein E-Bike mit UVP von 4.899,90 EUR sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Arbeitnehmer nutzt das Fahrrad auch für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten. Das Elektrofahrrad ist verkehrsrechtlich nicht als Kfz einzuordnen. Der Arbeitgeber kann das Fahrrad für ein...mehr

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ...mehr

Die 3-Monatsfrist, die den Reisekostenansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längeren Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat nur Gültigkeit, wenn der Arbeitnehmer an mehr als 2 Tagen wöchentlich den auswärtigen Tätigkeitsort aufsucht.[1] Die 2-Tage-Regelung bewirkt, dass dieselbe Auswärtst...mehr

Die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung sind nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an welcher der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeb...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspausch...mehr

Begriff Reisekosten sind unter dem Oberbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Kernfrage des Reisekostenrechts ist, ob ein Arbeitnehmer eine sog. erste Tätigkeit...mehr

Begriff Die gesetzlichen Reisekostenbestimmungen verzichten auf unterschiedliche Reisekostenarten. Sämtliche reisekostenrechtlich relevanten Auswärtssachverhalte (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) werden unter dem gemeinsamen Reisekostenbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der ...mehr

Sachverhalt Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2026 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag. Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es? Ergebnis Variante 1: klassisches Er...mehr

Pauschale Nutzungsentschädigungen in Form einer Car Allowance sind lohnsteuerpflichtig und unterliegen im Rahmen der (monatlichen) Lohnabrechnung dem Lohnsteuerabzug. Dienstfahrten des Arbeitnehmers mit dem eigenen Fahrzeug zählen zur Fahrzeugnutzung, die unter die Regelungen des Reisekostenrechts fallen. Die Gewährung steuerfreier Reisekosten ist an den Einzelnachweis der fü...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber überlässt einer Mitarbeiterin eine BahnCard 100, die er zum Preis von 4.900 EUR erworben hat. Nach der Prognose des Arbeitgebers betragen die ersparten Kosten der Einzelfahrscheine für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum 3.800 EUR. Der reguläre Preis einer Jahresfahrkarte für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hätte 1.200 EUR...mehr

Seit 2014 ist der Ausbildungsbetrieb bei einer dualen Ausbildung die erste Tätigkeitsstätte des Auszubildenden, wenn dies der Ausbildungsbetrieb ausdrücklich festlegt (arbeitsrechtliche Zuordnung). Fahrtkosten zur Berufsschule können dann nach den Dienstreisegrundsätzen vom Arbeitgeber erstattet werden. Weist der Ausbildungsbetrieb dem Auszubildenden keine erste Tätigkeitsst...mehr

Auch wenn Dienstreisen reduziert werden, bleiben diese ein wichtiges Mittel für die Pflege von Kundenbeziehungen, die Verbesserung zwischenmenschlicher Beziehungen in standortübergreifenden Teams oder die Mitarbeiterbindung. Um sie nachhaltiger zu gestalten, können die Reiserichtlinien des Unternehmens überarbeitet werden. Hier kommt es nicht nur darauf an, wann ein Meeting ...mehr

Sachverhalt Im letzten Jahr hat ein Mitarbeiter 3 Aufträge für denselben Kunden ausgeführt. Die befristeten Verträge für die voneinander unabhängigen Aufträge wurden einzeln, im Abstand von mehreren Monaten und mit verschiedenen Vertretern des Auftraggebers geschlossen. Der letzte Auftrag wird voraussichtlich dieses Jahr abgeschlossen sein. Der Arbeitgeber hat keine erste Tä...mehr

Rz. 92 Sofern Reisekosten durch den Betrieb des RA veranlasst sind, gehören sie zu den Betriebsausgaben. Die "Reise" muss folgende Voraussetzungen erfüllen:mehr

Rz. 525 In einigen Fällen befinden sich zwar der Wohnsitz des Auftraggebers und der Kanzleisitz am selben Ort, das Prozessgericht ist jedoch an einem anderen Ort. In diesen Fällen kann PKH i.d.R. nur eingeschränkt nach § 121 Abs. 3 ZPO bewilligt werden, indem die Beiordnung des RA "zu den Bedingungen eines RA mit Niederlassung im Bezirk des Gerichts" erfolgt. Es gibt allerdi...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, die der Arbeitgeber über die steuerfreien Verpflegungspauschalen hinaus erstattet, können mit einem Steuersatz von 25 % pauschal besteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist beschränkt auf 100 % des Betrags, der dem Betrag entspricht, der für die jeweilige Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden kann.[1...mehr

Begriff Eine reisekostenrechtliche berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit ist ebenfalls gegeben, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Ist die berufliche Au...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abgezogen werden dürfen. Für die ersten 3 M...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23:00 Uhr. Die Übernachtungen mit Frühstück wurden vom Arbeitgeb...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Oslo. Er legt die Strecke mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Leihwagen zurück. Von Kiel nach Oslo benutzt der Arbeitnehmer die Fähre. Verlauf der Reise: Montag: 9:00 Uhr Abfahrt von zu Hause; 14:00 Uhr Abfahrt in Kiel mit der Fähre Dienstag: 9:30 Uhr Ankunft in ...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Festlegung ist nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien zu verfahren.[1] Als Reisenebenkosten kommen u. a. in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck; Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kont...mehr

Obgleich dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR wegen der im Normalfall vorrangig zu beachtenden Kürzung des Werbungskostenabzugs bei Auswärtstätigkeiten in der Praxis keine allzu große Bedeutung zukommen dürfte, hat der Gesetzgeber eigens hierfür eine Pauschalierungsvorschrift eingeführt.[1] Der Arbeitgeber kann im Falle der Besteuerun...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (verbilligte Verpflegung), mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (Kürzung der Kürzung). Der Zuzahlungsbetrag bezieht sich jeweils auf eine konkrete Mahlzeit. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Ü...mehr

Stehen dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, weil er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten ist, und damit eine Kürzung des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer ausscheidet, verlangt der Gesetzgeber wie bisher die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich ode...mehr

Die Regelung der unentgeltlichen Verpflegung betrifft ausschließlich die unmittelbare oder mittelbare (d. h. veranlasste) unentgeltliche Verpflegung durch den Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Nimmt der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber. Typische ...mehr

Sachverhalt Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge. Welche...mehr

Abschließend bleibt die lohnsteuerliche Behandlung der vom Arbeitgeber – unmittelbar oder mittelbar – anlässlich einer beruflicher Auswärtstätigkeiten gewährten Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet. Bei solchen unüblichen Mahlzeiten wird von Gesetzeswegen unterstellt, dass es sich um sog. Belohnungsessen handelt. Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ausgeschlosse...mehr

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B. Essengutscheine von Raststätten bzw. Autohöfen; Aufwendungen für bürgerliche Kleidung, auch wenn die Kleidungsstücke ausschließlich beruflich genutzt werden oder einer besonders hohen Abnutzung unterliegen.[1] Nicht abziehbar sind nach herrschender Meinung auch Kleidungsstücke, die nur für eine Reise in ein Gebiet mit extremen klimat...mehr

Begriff Häufig ersetzt der Arbeitgeber die Prämien für eine private oder dienstliche Kaskoversicherung, wenn der Arbeitnehmer sein Fahrzeug zu beruflichen Auswärtstätigkeiten einsetzt. Gewährt die Firma steuerfreien Reisekostenersatz in Höhe des pauschalen Kilometersatzes von 0,30 EUR, ist zu prüfen, ob die Übernahme der Versicherungsbeiträge lohnsteuerpflichtig ist. Die beit...mehr

Eine bedeutsame Rechtsänderung durch das gesetzliche Reisekostenrecht ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird. An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehm...mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Ferner muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich einer solchen Auswärtstätigkeit entstanden sind. D...mehr

Gerade im Bereich der Dienstreisen wurde während der Corona-Zeit ein großes finanzielles und ökologisches Einsparpotential gefunden und gehoben. So wurden z. B. viele Meetings nur noch virtuell durchgeführt und die Dienstreisen damit deutlich reduziert. Diese Entscheidung kann ein Unternehmen ohne Beteiligung des Betriebsrats treffen, da sie das mitbestimmungsfreie Arbeitsve...mehr

Eine gesetzlich einschneidende Änderung gilt für die Fahrtkosten bei bestimmten Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte.[1] Anordnung des dauerhaften Sammel- bzw. Treffpunktorts durch den Arbeitgeber Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstä...mehr

Unter Co-Working-Spaces sind flexible Arbeitsplätze zu verstehen, die der Arbeitgeber extern in angemieteten Räumen zur Verfügung stellt. Sie dienen insbesondere solchen Arbeitnehmern als Arbeitsplatz, die keine Möglichkeit für eine Verrichtung ihrer Tätigkeit in häuslicher Arbeit haben und eine Fahrt zum möglichen Arbeitsort in der Firma beim Arbeitgeber aufgrund der Entfer...mehr

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt eine Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat. Die 48-Monatsfrist ist nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird, da eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer mit ei...mehr

Sachverhalt Ein Monteur, der in Hannover wohnt, ist seit Juli des Vorjahres (und voraussichtlich noch bis Ende des nächsten Jahres) auf Montage in Hamburg eingesetzt. Eine Arbeitgeberzuordnung zum Betrieb ist nicht erfolgt. Unter der Woche übernachtet er in einer Pension zum Preis von 25 EUR je Nacht (ohne Frühstück), die in 10 km Entfernung von der Arbeitsstätte liegt. Am Fre...mehr

Sachverhalt Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt. Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer berufli...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR brutto, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegung...mehr