Fachbeiträge & Kommentare zu Dienstreise

Übernimmt der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die Prämien für eine sog. Reise-Kaskoversicherung, die nur Schäden auf dienstlichen Fahrten abdeckt, sind die ersetzten Versicherungsprämien steuerfrei, und zwar zusätzlich zu dem Kilometersatz von 0,30 EUR.[1]mehr

Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit[1] sind die Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für die Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnung und auswärtiger Tätigkeitsstätte einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten steuerfrei. Bei Kraftfahrzeugbenutzung können die tatsächlichen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweis je Fahrtkilometer die für Reisekosten geltenden Kilometersätze...mehr

Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche "Berührung" des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich nicht um An- oder Abreisetage mit 14 EUR Verpflegungspau...mehr

Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, muss unterschieden werden, ob es sich um eine übliche Arbeitgeberbewirtung (Mahlzeiten bis 60 EUR) oder ein sog. lohnsteuerpflichtiges Belohnungsessen handelt. Die Üblichkeitsgrenze von 60 EUR ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich...mehr

Die einschränkenden Regelungen des Gesetzgebers im Bereich der lohnsteuerlichen Reisekosten sind auch bei der betrieblichen Gewinnermittlung zu beachten.[1] Insbesondere ist der Abzug von Verpflegungskosten als Betriebsausgaben auf die gesetzlichen Pauschbeträge begrenzt. Darüber hinaus gehende Beträge sind als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu verbuchen. Die Ausführungen ...mehr

Ein Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten ist in bestimmten Fällen auch für Auswärtstätigkeiten zulässig, die sich ohne Übernachtung auf 2 Tage verteilen. Die sog. Mitternachtsregelung wird beibehalten und gesetzlich festgeschrieben.[1] Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern d...mehr

Der Essengutschein darf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine berufliche Auswärtstätigkeit ausüben.[1] Hier sollen ausschließlich die Reisekostenregelungen gelten, insbesondere die Anforderungen für die Annahme einer arbeitgeberveranlassten Mahlzeit [2], die den Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte bei der Arbeitnehmerbewirtung anlässlich von Dienstreisen an Vorau...mehr

Eine berufliche Auswärtstätigkeit (oder umgangssprachlich Dienstreise) liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Auch Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tä...mehr

Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) anlässlich oder während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erhält, oder welche die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erfüllen, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Seit 2014 gilt dies nur noch dann, wenn der Arbeitnehmer für diesen Reisetag keine Verp...mehr

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird, d. h. sie kann gerade auch bei solchen Arbeit...mehr

Ebenso weiterhin zu beachten ist das von der Rechtsprechung aufgestellte Kriterium, wonach eine Auswärtstätigkeit nur dann langfristig im Sinne der 3-Monatsfrist ist, wenn der berufliche Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Arbeit im Betrieb, Büro oder sonstigen ersten Tätigkeitsstätten sich zeitlich und inhaltlich nicht als untergeordnet, sondern zumindest al...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer führt seit etwas mehr als einem Jahr einen beruflich veranlassten doppelten Haushalt in Freiburg. Dort bewohnt er ein kleines Apartment zum Preis von 600 EUR monatlich. Am Wochenende fährt er mit dem Pkw zu seiner Familie nach Stuttgart (200 Kilometer). Vom Arbeitgeber werden sowohl die Übernachtungskosten wie auch die Familienheimfahrten – wie in...mehr

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit bis zur Höhe der gesetzlichen Verpflegungspauschalen von 14 EUR oder 28 EUR bzw. der Auslandstagegelder steuerfrei ersetzen.[1] Die Summe der steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse muss der Arbeitgeber grundsätzlich in Nummer 20 der Lohnsteuerbescheinigung aufnehmen. Hat ...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer betreut ein Großprojekt bei einem Kunden. Für einen Zeitraum von 2 Monaten ist er an 3 Tagen wöchentlich beim Kunden vor Ort. An diesen Tagen kommt er nicht wie üblich zum Firmensitz. Der Kunde hat seinen Sitz 50 km entfernt von der Wohnung des Mitarbeiters; die Entfernung von Firma zu Firma beträgt 40 km. Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7.30...mehr

Erhält ein Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) Mahlzeiten anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gilt das Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits wird der Arbeitgeber dadurch entlastet, dass auf eine Besteuerung de...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer ist seit April vorübergehend in Mannheim eingesetzt (voraussichtlich bis zum Ende des Jahres). Er fährt täglich mit dem eigenen Pkw von seinem Wohnort zur 80 km entfernten Einsatzstelle. Übernachtungen finden nicht statt. Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7:00 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück. Nach ei...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer muss im August wegen Verkaufsverhandlungen zu einem Kunden nach Shanghai (China). Die Verhandlungen erstrecken sich über eine Woche. Der Arbeitgeber trägt die Aufwendungen für Flug, Unterkunft und Verpflegung. Der Arbeitnehmer möchte vor den Verhandlungen einen 2-wöchigen Urlaub in China machen. Dabei will er eine Rundreise machen, die in Peking b...mehr

Eine reisekostenrechtliche berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt deshalb auch dann vor, wenn Arbeitnehmer, im Rahmen ihrer Auswärtstätigkeiten (nahezu) ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzt wer...mehr

Nach dem Anwendungsschreiben zum Reisekostenrecht handelt es sich bei der Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit.[1] Sie stellen lediglich eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit dar. Danach sind die Essenmarken mit ihrem tatsächlich...mehr

Sachverhalt Ein Abteilungsleiter fliegt am Mittwoch zu einer Fachtagung nach Hamburg, bei der er selbst einen Vortrag hält. Die Tagung dauert bis Freitagnachmittag. Am Samstag besucht er noch Freunde in Hamburg und fliegt am Sonntag zurück. Der Rückflug am Freitagnachmittag hätte dasselbe gekostet wie am Sonntag. Er legt die Rechnung für den Flug über 400 EUR, die Hotelrechnu...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitgeber in Erfurt (Thüringen) entsendet einen Arbeitnehmer am Reformationstag nach Wiesbaden (Hessen), um einen Kundendienstauftrag zu erledigen. Der Reformationstag ist in Thüringen ein gesetzlicher Feiertag, in Hessen jedoch nicht. Die Tätigkeit beginnt um 8:00 Uhr und endet um 18:00 Uhr. Kann der Arbeitgeber einen steuer- und sozialversicherungsfreien Z...mehr

Als Reisenebenkosten kommen in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck. Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kontaktaufnahme mit Angehörigen und Freunden bei mindestens einwöchiger beruflicher Auswärtstätigkeit.[1] Aufwendungen für Besuc...mehr

Die gesetzliche 3-Monatsfrist die den Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat weiterhin Gültigkeit. Seit 2014 gilt eine rein zeitlich orientierte Unterbrechungsregelung, ohne dass ein beruflicher Anlass hierfür vorliegen mus...mehr

Das Schiffspersonal fällt unter die reisekostenrechtliche Regelung der beruflichen Auswärtstätigkeit für Tage, an denen der Arbeitnehmer mit dem Schiff unterwegs ist. Eine doppelte Haushaltsführung liegt auch dann nicht vor, wenn auf dem Schiff eine Schlaf- und Kochmöglichkeit vorhanden ist. Weil das Schiff keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines...mehr

Für die arbeitstäglichen Fahrten zwischen ständig wechselnden Einsatzstellen und der Wohnung des Arbeitnehmers (tägliche Rückkehr) kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Fahrtkosten oder die pauschalen Kilometersätze von 0,38 EUR pro gefahrenem Kilometer zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzen. Maximal können 4.500 EUR im Kalenderjahr in Ansatz gebracht werden; lediglich, we...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Nach den Bestimmungen des Reisekostenrechts sind für die berufliche Auswärtstätigkeit im Inl...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Es gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der In...mehr

Auch wenn Dienstreisen reduziert werden, bleiben diese ein wichtiges Mittel für die Pflege von Kundenbeziehungen, die Verbesserung zwischenmenschlicher Beziehungen in standortübergreifenden Teams oder die Mitarbeiterbindung. Um sie nachhaltiger zu gestalten, können die Reiserichtlinien des Unternehmens überarbeitet werden. Hier kommt es nicht nur darauf an, wann ein Meeting ...mehr

Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt.[1] Die 3-Monatsfrist gilt für alle Formen von Auswärtstätigkeiten – auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Gründe der Unterbrechung sind irrelevant Eine Unterbrechung d...mehr

Ist keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb gegeben, gehören die Tätigkeiten folgender Personen zur beruflichen Auswärtstätigkeit auf Fahrzeugen: Kraftfahrer im gewerblichen Güternah- und -fernverkehr oder im (Paket-)Zustelldienst[1] Beifahrer in Kraftfahrzeugen, Fahrer von Linien- und Reisebussen, Taxifahrer, Fahrer und Begleitpersonal von Müllfahrzeugen[2], Beton- und Kiesfahrer...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer ein E-Bike mit UVP von 4.899,90 EUR sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Arbeitnehmer nutzt das Fahrrad auch für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten. Das Elektrofahrrad ist verkehrsrechtlich nicht als Kfz einzuordnen. Der Arbeitgeber kann das Fahrrad für ein...mehr

Zu den steuerfreien Arbeitgeberleistungen, die zur Nutzung des Personenfernverkehrs berechtigen, gehören Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.[1] Privatfahrten im Personenfernverkehr sind indes nicht begünstigt. Im Falle einer (möglichen) gemischten Nutzung der Fahrberechtigung (Auswärtstätigk...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber gewährten Speisen und Getränke brutto nicht mehr als 60 EUR, wird beim Arbeitnehmer auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer für die Dienstreise dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.[1] Gleichzeitig muss eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs f...mehr

Seit 2014 ist der Ausbildungsbetrieb bei einer dualen Ausbildung die erste Tätigkeitsstätte des Auszubildenden, wenn dies der Ausbildungsbetrieb ausdrücklich festlegt (arbeitsrechtliche Zuordnung). Fahrtkosten zur Berufsschule können dann nach den Dienstreisegrundsätzen vom Arbeitgeber erstattet werden. Weist der Ausbildungsbetrieb dem Auszubildenden keine erste Tätigkeitsst...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber überlässt einer Mitarbeiterin eine BahnCard 100, die er zum Preis von 4.900 EUR erworben hat. Nach der Prognose des Arbeitgebers betragen die ersparten Kosten der Einzelfahrscheine für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum 3.800 EUR. Der reguläre Preis einer Jahresfahrkarte für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hätte 1.200 EUR...mehr

Gerade im Bereich der Dienstreisen wurde während der Corona-Zeit ein großes finanzielles und ökologisches Einsparpotential gefunden und gehoben. So wurden z. B. viele Meetings nur noch virtuell durchgeführt und die Dienstreisen damit deutlich reduziert. Diese Entscheidung kann ein Unternehmen ohne Beteiligung des Betriebsrats treffen, da sie das mitbestimmungsfreie Arbeitsve...mehr

Der Vordruck wird – je nach versicherungsrechtlicher Situation – von verschiedenen Trägern ausgestellt. Es besteht die Verpflichtung, die Anträge auf Ausstellung der Bescheinigung A1 für Entsendungen in einen anderen EU-, EWR-Staat sowie der Schweiz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe zu übermitteln. Die ...mehr

Begriff Wird das private Fahrrad bei der Erzielung von Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit genutzt, entstehen Werbungskosten, die der Arbeitnehmer bei der Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Fahrradkosten, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Anschaffung oder Unterhaltung eines Fahrrads für den Arbeitnehmer übernimmt, gelten generell als Barlohn. Sie ...mehr

Sachverhalt Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2026 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag. Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es? Ergebnis Variante 1: klassisches Er...mehr

Pauschale Nutzungsentschädigungen in Form einer Car Allowance sind lohnsteuerpflichtig und unterliegen im Rahmen der (monatlichen) Lohnabrechnung dem Lohnsteuerabzug. Dienstfahrten des Arbeitnehmers mit dem eigenen Fahrzeug zählen zur Fahrzeugnutzung, die unter die Regelungen des Reisekostenrechts fallen. Die Gewährung steuerfreier Reisekosten ist an den Einzelnachweis der fü...mehr

Die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung sind nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an welcher der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeb...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspausch...mehr

Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung der §§ 670, 675 BGB zurückzugreifen.[1] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer analog §§ 670, 675 BGB diejenigen Reisekosten als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.[2] Im öff...mehr

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ...mehr

Begriff Die gesetzlichen Reisekostenbestimmungen verzichten auf unterschiedliche Reisekostenarten. Sämtliche reisekostenrechtlich relevanten Auswärtssachverhalte (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) werden unter dem gemeinsamen Reisekostenbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der ...mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Ferner muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich einer solchen Auswärtstätigkeit entstanden sind. D...mehr

Stehen dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, weil er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten ist, und damit eine Kürzung des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer ausscheidet, verlangt der Gesetzgeber wie bisher die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich ode...mehr

Die Regelung der unentgeltlichen Verpflegung betrifft ausschließlich die unmittelbare oder mittelbare (d. h. veranlasste) unentgeltliche Verpflegung durch den Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Nimmt der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber. Typische ...mehr

Begriff Häufig ersetzt der Arbeitgeber die Prämien für eine private oder dienstliche Kaskoversicherung, wenn der Arbeitnehmer sein Fahrzeug zu beruflichen Auswärtstätigkeiten einsetzt. Gewährt die Firma steuerfreien Reisekostenersatz in Höhe des pauschalen Kilometersatzes von 0,30 EUR, ist zu prüfen, ob die Übernahme der Versicherungsbeiträge lohnsteuerpflichtig ist. Die beit...mehr

Sachverhalt Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge. Welche...mehr