Fachbeiträge & Kommentare zu Datenschutz

Problematischer sind die Fälle, in denen sich die Bewerber auf eine Warteliste beim Wohnungsunternehmen setzen lassen. Sofern aus den Interessentenunterlagen nicht eindeutig hervorgeht, wie lange das Gesuch Gültigkeit haben soll, muss ein Zeitpunkt festgelegt werden, an dem davon ausgegangen werden kann, dass der Bewerber sein Interesse an der Anmietung einer Wohnung verlore...mehr

Fragen nach den Kontaktdaten des aktuellen oder früheren Vermieters des Mietinteressenten sind unzulässig – damit soll eine datenschutzrechtlich unzulässige Kontaktaufnahme mit dem bisherigen Vermieter verhindert werden. Zulässig ist die Anforderung einer Mietschuldenfreiheitsbescheinigung. Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung kann folgende Angaben enthalten: Name des Bewerb...mehr

Nach dem FKAustG haben Finanzinstitute die Konten von Steuerausländern (also von Personen, deren Wohnsitz sich nicht in Deutschland befindet) bis zum 31.7. des folgenden Geschäftsjahres auf amtlich vorgeschriebenem Datensatz an das BZSt zu melden. Zu den betroffenen Finanzinstituten gehören auch Wohnungsgenossenschaften mit Spareinrichtung. Zu melden sind folgende personenbe...mehr

Ein Interessent muss nur dann identifiziert werden, wenn ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags besteht. Indizien für das ernsthafte Interesse sind: Anforderung und Erhalt eines Kaufvertragsentwurfs, Abschluss einer Reservierungsvereinbarung oder eines Vorvertrags, Zahlung einer Reservierungsgebühr. Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung ist die Datenerh...mehr

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies für einen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist. Ist also eine Identifizierung nach GwG nicht erfolgt und der Interessent hat sich nur für eine bestimmte Wohnung interessiert, so sind nach Absage des Interessenten bzw. nach Verkauf oder Vermietung dieser Wohnung d...mehr

Eine pauschale Abfrage dieser Merkmale soll unzulässig sein. Nach § 19 Abs. 1 und 3 AGG ist bezüglich der Rasse, der ethnischen Herkunft und der Religion bei der Vermietung von Wohnraum eine unterschiedliche Behandlung im Hinblick auf die Schaffung und Erhaltung sozial stabiler Bewohnerstrukturen und ausgewogener Siedlungsstrukturen sowie ausgeglichener wirtschaftlicher, soz...mehr

Nach § 31 GenG kann die Mitgliederliste von jedem Mitglied sowie von einem Dritten, der ein berechtigtes Interesse darlegt, am Sitz der Genossenschaft eingesehen werden. Das Mitglied darf sein Einsichtsrecht auch durch einen Beauftragten (z. B. einen Rechtsanwalt) ausüben und auch Abschriften von Einträgen, die es selbst betreffen, verlangen. Begehrt ein Mitglied Einsicht in...mehr

Manchmal erheben Genossenschaften bereits bei der Bewerbung um die Genossenschaftsmitgliedschaft die persönlichen Verhältnisse der potenziellen Mitglieder, also vor Unterbreitung eines konkreten Wohnungsangebots. In seinem Tätigkeitsbericht für das Jahr 2015 hält der Hamburgische Datenschutzbeauftragte dieses Vorgehen für unzulässig. Begründet wird dies damit, dass die Mitgl...mehr

Nach § 43a Abs. 6 GenG ist eine Liste mit den Namen sowie den Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der gewählten Vertreter und Ersatzvertreter zur Einsichtnahme für die Mitglieder mindestens 2 Wochen lang in den Geschäftsräumen der Genossenschaft und ihren Niederlassungen auszulegen oder bis zum Ende der Amtszeit der Vertreter auf der Internetseite der Genossensc...mehr

Nach altem WEG-Recht hatten die Eigentümer in der Eigentümerversammlung über die vom Verwalter vorgelegte Abrechnung zu beschließen (§ 28 Abs. 5 WEG a. F.). Zur Vorbereitung der Beschlussfassung war es nach Auffassung der bayerischen Aufsichtsbehörde (Tätigkeitsbericht 2020) zulässig, alle Eigentümer über die Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer zu informieren. Nach der Re...mehr

Nach § 9 GenG muss eine Genossenschaft grundsätzlich über einen Aufsichtsrat verfügen. Aufgabe des Aufsichtsrats ist nach § 38 Abs. 1 GenG, den Vorstand bei dessen Geschäftsführung zu überwachen. Er kann zu diesem Zweck vom Vorstand jederzeit Auskünfte über alle Angelegenheiten der Genossenschaft verlangen und die Bücher und Schriften der Genossenschaft einsehen und prüfen. D...mehr

Seit der WEG-Reform sind Beschlussklagen gegen die Gemeinschaft zu richten, nicht mehr gegen die übrigen Eigentümer. Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern die Erhebung einer Klage unverzüglich bekannt zu machen (§ 44 Abs. 2 WEG). Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen hinsichtlich der Bereitstellung der Informationen, die im Zusammenhang mit dem Rechtsstreit stehen, k...mehr

Der neue Verwalter bekommt die für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten i. d. R. vom bisherigen Verwalter zur Verfügung gestellt – eine Datenerhebung bei den Eigentümern erfolgt nicht. Es liegt damit eine Datenerhebung bei Dritten vor. In der Regel schreibt der neue Verwalter an die Eigentümer einen Brief, in dem er sich als neuer Verwalter vorstellt. Es ersche...mehr

Die Erhebung von Angaben zu Vorstrafen ist grundsätzlich nicht erforderlich und damit unzulässig, weil bestimmte Strafen nicht in ein polizeiliches Führungszeugnis aufzunehmen sind und keine darüber hinausgehenden Mitteilungspflichten gegenüber einem Vermieter bestehen. Die Rechtsprechung hat eine Offenbarung von Vorstrafen bisher nur mit der Begründung von Arbeitsverhältnis...mehr

Die Frage nach eröffneten Insolvenzverfahren ist grundsätzlich zulässig, weil das Insolvenzverfahren dazu führt, dass das gesamte pfändbare Vermögen zur Insolvenzmasse gehört und dem Mietinteressenten nur die nicht pfändbaren Vermögensteile zur Verfügung stehen.[1] Bei der Abgabe einer Vermögensauskunft (§ 802c Abs. 3 ZPO) sollen die Mietzinsansprüche des Vermieters nicht in ...mehr

Nach dem Geldwäschegesetz haben Wohnungsgenossenschaften mit Spareinrichtung als Kreditinstitute einen Geldwäschebeauftragten und einen Stellvertreter zu bestellen. Zum Geldwäschebeauftragten können auch externe Dienstleister bestellt werden. In die Zuständigkeit des Geldwäschebeauftragten fällt die Umsetzung und Überwachung der geldwäscherelevanten Vorschriften im Unternehm...mehr

Kreditinstitute sind als Vermögensverwalter nach § 33 ErbStG verpflichtet, spätestens einen Monat, nachdem sie vom Tod des Sparers erfahren haben, sämtliche Kontoguthaben, Einlagen, Wertpapiere und Forderungen des Erblassers und andere Vermögensgegenstände, die sie für den Erblasser verwahren, dem Finanzamt zu melden. Bei (Gesamt-)Beträgen unter 5.000 Euro entfällt nach § 1 A...mehr

Hegt der Makler den Verdacht, dass die Immobilientransaktion der Geldwäsche dienen soll, hat er dies bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu melden. Ein Verdachtsfall liegt beispielsweise vor, wenn die Transaktion oder Teile davon bar bezahlt werden sollen, die Maklerprovision oder Teile des Kaufpreises bar bezahlt werden sollen, ein geringerer Kaufp...mehr

Damit die Mitgliederliste geführt werden kann, sind beim Beitritt folgende Daten zu erheben: Familienname, Vorname und Anschrift. Für die Kirchensteuerabfrage und die Meldung nach § 45d EStG wird zusätzlich die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum benötigt, sodass diese Daten beim Beitritt zur Genossenschaft erhoben werden dürfen. Teilweise werden in den Beitrittserkläru...mehr

Überblick Wird ein Gebäude nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) aufgeteilt, entsteht eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Gesamtheit aller Eigentümer einer Wohnungseigentumsanlage und nach § 9a Abs. 1 WEG rechtsfähig, aber keine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, sondern ein Verband besonderer Art, der nach § 18 Abs. 1 WEG das Geme...mehr

Grundsätzlich sind in diesem Fall die Daten aus dem Bewerbungsverfahren zu löschen. Dem stehen auch keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten z. B. aus § 257 HGB oder § 147 AO entgegen, weil Geschäftsbriefe nur unter diese Aufbewahrungspflichten fallen, wenn es zum Vertragsabschluss gekommen ist. Die Löschung hat aber nicht sofort zu erfolgen. Der Vermieter darf die Unterlage...mehr

Überblick Teilweise sind Wohnungsunternehmen auch als Makler tätig. Aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz werden Immobilienmaklern besondere Sorgfalts- und Meldepflichten auferlegt. Diese Regelungen haben auch Wohnungsunternehmen zu beachten, die als Immobilienmakler tätig sind. Zu den Sorgfaltspflichten gehört es, die Identität der Kunden festzustellen. Bei der Vermittlung ...mehr

Aus den "Allgemeinen Sorgfaltspflichten" nach § 10 Abs. 1 GwG sind Kreditinstitute verpflichtet, den Vertragspartner, den wirtschaftlich Berechtigten und den für den Vertragspartner Auftretenden zu identifizieren, abzuklären, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, Informationen über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung einzuhol...mehr

Aufgaben des Verwalters, die unter datenschutzrechtlichen Aspekten von Bedeutung sein könnten, sind die Führung der Eigentümerliste, Herbeiführung von Beschlüssen auf der Eigentümerversammlung und deren Umsetzung, Hausgelder von den Eigentümern anfordern und die Hausgeldabrechnung vorbereiten, ausstehende Hausgeldzahlungen anfordern und nach Beschlussfassung durch die Gemeinscha...mehr

Nach § 30 GenG hat der Vorstand eine Mitgliederliste zu führen. Das Gesetz schreibt für die Führung der Mitgliederliste keine besondere Form vor. Die Mitgliederliste muss folgende Angaben zu jedem Mitglied enthalten: Familienname, Vornamen und Anschrift bei natürlichen Personen, die Zahl der übernommenen weiteren Geschäftsanteile, das Ausscheiden aus der Genossenschaft. Da in der...mehr

Eine Bonitätsabfrage bei einer Auskunftei als Grundlage für die Entscheidung, ob jemand in die Genossenschaft aufgenommen wird oder nicht, ist unzulässig. Die Aufsichtsbehörden argumentieren hier, dass bei der Aufnahme in die Genossenschaft kein finanzielles Risiko für die Genossenschaft bestehen soll, das die Bonitätsabfrage zu diesem Zeitpunkt rechtfertigen könnte, da ein ...mehr

Bei Dividendenzahlungen an ihre Mitglieder haben Genossenschaften den Kapitalertragsteuerabzug vorzunehmen. Zur Vermeidung des Kapitalertragsteuerabzugs können Genossenschaften von ihren Mitgliedern einen Freistellungsauftrag (FSA) oder eine Nichtveranlagungsbescheinigung (NVB) annehmen. Soweit aufgrund eines Freistellungsauftrags oder einer Nichtveranlagungsbescheinigung vo...mehr

Bei der Anbahnung des Mietverhältnisses wird eine große Zahl personenbezogener Daten erhoben. Bei der Erhebung personenbezogener Daten bestehen nach Art. 13 und 14 DSGVO Informationspflichten gegenüber dem Betroffenen.[1] Der Vermieter hat ein erhebliches und berechtigtes Interesse daran, die Mietbewerber kennenzulernen, um den optimalen Mieter für die zu vermietende Wohnung...mehr

Bei einer Identifizierung des Vertragspartners nach GwG bzw. § 154 Abs. 2 AO hat die Genossenschaft bei natürlichen Personen folgende Angaben zu erheben und festzuhalten: Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift. Nach dem GwG ist die Identität des Vertragspartners anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, der ein Lichtbild enthält und mit...mehr

Ein Vertreter, der mit der Aufnahme seiner Telefonnummer oder seiner E-Mail-Adresse nicht einverstanden ist bzw. diese nicht offenbart, kann nicht Vertreter sein. Es empfiehlt sich deshalb, bereits vor der Vertreterwahl diese Kontaktdaten bei den Kandidaten zu erheben und sie auf die Veröffentlichung in der Liste der Vertreter aufmerksam zu machen. Bei der Erhebung der Konta...mehr

In der Eigentümerliste sind sämtliche im Grundbuch eingetragenen Eigentümer mit Namen und Anschrift zu erfassen. Der Verwalter benötigt die Eigentümerliste, um ordnungsgemäß zur Wohnungseigentümerversammlung einladen, die Jahresgesamt- und -einzelabrechnungen den Eigentümern mitteilen und ausstehende Hausgeldzahlungen außergerichtlich oder gerichtlich geltend machen zu könne...mehr

Bei Dividendenzahlungen an kirchensteuerpflichtige natürliche Personen sind Genossenschaften gesetzlich verpflichtet, den Abzug der Kirchensteuer als Zuschlagsteuer zur Kapitalertragsteuer vorzunehmen (§ 51a EStG). Da der Genossenschaft die Religionszugehörigkeit des Mitglieds nicht bekannt ist, hat sie jährlich im Zeitraum vom 1.9. bis 31.10. eine Regelabfrage beim Bundesze...mehr

Nach den Vorgaben der DSGVO sind bei der Ermittlung der Löschfristen auch für Banken grundsätzlich die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen maßgeblich (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Bei Sparbüchern, insbesondere in Loseblattsammlungen, kann es vorkommen, dass sie erst nach Jahren wieder gefunden werden oder seit dem letzten Eintrag neue Sparurkunden ohne E...mehr

Die Aufsichtsbehörden haben anerkannt, dass der Vermieter ein berechtigtes Interesse an einer Bonitätsauskunft über einen Mietinteressenten hat. Da der Abfrage wie bei jeder Datenerhebung die schutzwürdigen Belange des Mietinteressenten gegenüberstehen, sind beim Einholen der Auskunft Vorgaben zu beachten, um deren Zulässigkeit zu gewährleisten: Zeitpunkt der Abfrage und Umfan...mehr

Nach altem Recht konnten Hausgeldschulden von Eigentümern erst nach einem Beschluss durch die Eigentümerversammlung eingeklagt werden. Damit die Eigentümer sich auf die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung vorbereiten konnten, waren ihnen die Namen säumiger Eigentümer und die rückständigen Beträge bereits vor der Versammlung mitzuteilen; die Mitteilung der Hausgeldr...mehr

Eine weitere Hauptaufgabe ist die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorgaben (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dies ist im Sinne der Compliance des Unternehmens zu verstehen. Der Datenschutzbeauftragte bezieht in die Überwachung auch die Unternehmensstrategien zum Schutz personenbezogener Daten ein. Hierunter fallen auch die organisatorischen Zuständigkeiten sowie die V...mehr

Gemäß Art. 35 DSGVO ist vor der Datenverarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn eine Form der Verarbeitung – insbesondere bei Verwendung neuer Technologien – aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen zur Folge hat. Der Verantwo...mehr

Der Auftragsverarbeiter hat den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Erfüllung seiner Pflichten bei erfolgten Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzung zu unterstützen. Einschlägig sind folgende gesetzliche Vorschriften: Art. 33 DSGVO: Meldung von Datenschutzverletzungen an d...mehr

Um die Mitarbeiter für den Datenschutz zu sensibilisieren, empfiehlt es sich, sie bereits bei der Einstellung auf die Einhaltung des Datengeheimnisses zu verpflichten, obwohl nach Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO nur Auftragsverarbeiter ihre Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichten müssen. Zu Einzelheiten siehe Kap. 4 Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.mehr

Überblick Die Wohnungsbranche ist derzeit mit den großen Herausforderungen der Digitalisierung konfrontiert. Mit der zunehmenden Digitalisierung fallen nicht nur vermehrt personenbezogene Daten an, deren Handhabung zu klären ist – auch Datensicherheitsaspekte müssen vermehrt in den Fokus gerückt werden. Viele klassische Wohnungsunternehmen verfügen größenbedingt nicht über ei...mehr

Erfolgt die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), ist die betroffene Person spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation darüber zu informieren, dass sie der Verarbeitung widersprechen kann. Zu Einzelheiten des Widerspruchsrechts vergleiche Kap. 3.5.5 in Datenschutz: Rechtsgrundlagen, Grundbegriffe und Grundprinzipien. Nach Auf...mehr

"Cloud-Computing" beschreibt im Wesentlichen eine über Netze angeschlossene Rechnerlandschaft, in welche die eigene Datenverarbeitung zu Zwecken von IT-Dienstleistungen über das Internet ausgelagert wird. Viele Dienstleister im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen nun dazu über, dem Mitarbeiter die Lohnabrechnung nicht mehr in Papierform bereitzustellen, sondern ihm...mehr

Dem Betroffenen sind folgende Informationen zur Verfügung zu stellen: die geplante Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer, die Betroffenenrechte (Auskunfts-, Löschungs-, Einschränkungs- und Widerspruchsrechte sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit), das Recht zum jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung und die Ta...mehr

Auch im Hinblick auf die Bestellpflicht existiert eine Öffnungsklausel in Art. 37 Abs. 4 Satz 1 DSGVO, die dem nationalen Gesetzgeber das Recht auf weitergehende Regelungen einräumt. Die Öffnungsklausel beschränkt den Gesetzgeber jedoch auf die Formulierung zusätzlicher Voraussetzungen, unter denen ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist. Eine von der DSGVO abweichende ...mehr

Zur Prüfung und Dokumentation, ob die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen bei Einschaltung eines Auftragsverarbeiters eingehalten sind, empfiehlt sich die Verwendung einer Checkliste. Mit dieser Checkliste kann dokumentiert werden, dass die Geeignetheit des Auftragnehmers vorab geprüft wurde und die – in der Regel von den Auftragnehmern vorbereiteten – vertraglichen Verei...mehr

Der Begriff "Malware" ist eine Zusammensetzung aus den englischen Wörtern malicious (bösartig) und software. Damit werden Computerprogramme bezeichnet, die vom Benutzer unerwünschte und ggf. schädliche Funktionen ausführen. "Malware" wird als Ober- oder Sammelbegriff verwendet, um die große Bandbreite an feindseliger und/oder unerwünschter Software zu beschreiben. Sie lassen...mehr

Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter haben nach Art. 37 DSGVO zwingend einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder die ...mehr

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten Vorangehend wurde bereits eine Kernaufgabe des Datenschutzbeauftragten als "Anwalt der Betroffenen" erwähnt. Die weiteren konkreten Aufgaben ergeben sich aus Art. 39 DSGVO: Unterrichtung und Beratung des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die personenbezogene Daten verarbeiten, hinsich...mehr

Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung können mit Geldbußen geahndet werden. Gemäß Art. 55 DSGVO ist jede Aufsichtsbehörde im Hoheitsgebiet ihres eigenen Mitgliedstaats zuständig. In Deutschland entscheiden also die deutschen Aufsichtsbehörden über die Verhängung von Geldbußen und ggf. weiterer Sanktionen. Aufgrund des föderalen Aufbaus sind dies die jeweiligen Aufsi...mehr

Teilweise installieren Bewohner eines Mehrparteienhauses eine Videoüberwachung in ihrer Wohnung. Wird eine Videoüberwachung von einer natürlichen Person ausschließlich zum Zweck "ausschließlich persönlicher und familiärer Interessen" betrieben, ist die Datenschutz-Grundverordnung nicht anwendbar. Dies ist aber nur dann der Fall, wenn die Videoüberwachung auf die eigenen Wohn...mehr