Fachbeiträge & Kommentare zu Buchführung

Grundsätzlich können die Gesellschafter frei bestimmen, ob sie eine Regelung im Gesellschaftsvertrag oder in einer Nebenvereinbarung treffen. Korporative Regelungen betreffen die Verfassung der Gesellschaft und ihre Beziehungen zu den Gesellschaftern und müssen in die Satzung der Gesellschaft aufgenommen werden (Bayer in Lutter/Hommelhoff, GmbHG21, § 3 Rz. 62). Schuldrechtli...mehr

Rz. 2 Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist gesetzlich geregelt. Zu unterscheiden sind dabei die handelsrechtliche und die steuerrechtliche Verpflichtung zur Buchführung. 1. Handelsrechtliche Buchführungspflicht Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung n...mehr

Rz. 13 Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung ist eine allgemeine Regel, die sich z.T. aus dem Gesetz (HGB, §§ 238, 239 AO), aus der Rechtsprechung und der Praxis ergibt. M.E. sollte dieser Grundsatz auch für den "aufzeichnungspflichtigen" RA gelten. Danach wären die Vorschriften des HGB zu befolgen. Rz. 14 Folgende Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung sollte...mehr

A. Buchführung I. Allgemeines Rz. 1 Sie alle haben schon Einkäufe für die Kanzlei getätigt (Kauf von Briefmarken, Kaffee, Putzmitteln oder dergleichen). Meistens sind das Arbeiten, die während der Ausbildungszeit (gelegentlich) erledigt werden mussten. Regelmäßig werden die mahnenden Worte "Vergessen Sie nicht, sich die Rechnung geben zu lassen. Das ist ganz wichtig." mit auf ...mehr

I. Allgemeines Rz. 1 Sie alle haben schon Einkäufe für die Kanzlei getätigt (Kauf von Briefmarken, Kaffee, Putzmitteln oder dergleichen). Meistens sind das Arbeiten, die während der Ausbildungszeit (gelegentlich) erledigt werden mussten. Regelmäßig werden die mahnenden Worte "Vergessen Sie nicht, sich die Rechnung geben zu lassen. Das ist ganz wichtig." mit auf den Weg gegebe...mehr

Rz. 9 Der RA, ob als Einzelanwalt tätig oder in Zusammenschluss einer Sozietät in Form der GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder der Partnerschaftsgesellschaft (PartG), hat die Freiberuflereigenschaft. Rz. 10 Wer ein Freiberufler ist, ergibt sich auch aus der Regelung des § 18 EStG (Einkommensteuergesetz). Der Freiberufler hat im Gegenteil zu dem Gewerbetreibenden einig...mehr

Rz. 16 In einer RA-Kanzlei gibt es verschiedene Bereiche der Buchhaltung. 1. Finanzbuchhaltung Rz. 17 Das Ziel der Finanzbuchhaltung ist:mehr

Rz. 18 Wegen der Abrechnung der mandantenbezogenen Daten ist auch eine sog. Mandanten-Buchführung, in der sämtliche Geschäftsvorfälle erfasst werden, zu führen – wobei hier eine Verknüpfung der Finanzbuchhaltung mit der Mandantenbuchhaltung besteht. D.h. zahlt der Mandant eine Vergütungsrechnung, erfolgt eine Einnahme, die sich in der Finanzbuchhaltung niederschlägt. Es erfo...mehr

Rz. 5 Es könnte sich ggf. aus den Steuergesetzen eine Buchführungspflicht ergeben. Hierzu sind die §§ 140 und 141 AO (Abgabenordnung) zu prüfen. Diese Vorschriften betreffen jedoch nur Kaufleute oder Land- und Forstwirtschaftsbetriebe. Dazu zählt der RA als Freiberufler nicht. Rz. 6 Aus den Steuergesetzen ergibt sich, dass der RA als Freiberufler auch nicht aus steuerlichen G...mehr

Rz. 40 Die Umsatzsteuer-Voranmelde-Formulare ändern sich jährlich. Sie können unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-12-09-voranmeldungs-vorauszahlungsverf-2025.pdf?__blob=publicationFile&v=4 abgerufen werden.mehr

Rz. 20 Neben der Mandantenbuchhaltung (Verhältnis Mandant und RA) kann im Wege der Forderungsbuchhaltung (Verhältnis Mandant und Gegner), also bei Forderungen des Mandanten gegen einen Dritten oder umgekehrt, die gesonderte Abrechnung des Kontos durch den RA erfolgen (Zwangsvollstreckungsangelegenheiten). Aber auch hier steht eine direkte Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung. Z...mehr

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Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sein. § 1 HGB definiert die Kaufmannseigenschaft. Danach ist Kaufmann derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt. Gem. § 2 HGB sind Gewerbetreibende diejenigen, die im Handelsregister eingetragen sind. Ge...mehr

Rz. 1 Sie alle haben schon Einkäufe für die Kanzlei getätigt (Kauf von Briefmarken, Kaffee, Putzmitteln oder dergleichen). Meistens sind das Arbeiten, die während der Ausbildungszeit (gelegentlich) erledigt werden mussten. Regelmäßig werden die mahnenden Worte "Vergessen Sie nicht, sich die Rechnung geben zu lassen. Das ist ganz wichtig." mit auf den Weg gegeben. Hat man die...mehr

1. Allgemeines Rz. 92 Sofern Reisekosten durch den Betrieb des RA veranlasst sind, gehören sie zu den Betriebsausgaben. Die "Reise" muss folgende Voraussetzungen erfüllen:mehr

1. Allgemeines Rz. 109 Bei Auslagen muss in der Buchhaltung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Auslagen unterschieden werden. Je nachdem sind sie als durchlaufende Posten und somit umsatzsteuerfrei oder als steuerpflichtige Auslagen zu buchen. 2. Steuerfreie Auslagen Rz. 110 Sofern der RA für den Mandanten Gerichts- oder Gerichtsvollzieherkosten verauslagt, ist von ein...mehr

I. Ordnungsgemäße Rechnungsstellung gem. § 14 UStG Rz. 48 Der RA ist nicht nur berechtigt, sondern auch teilweise verpflichtet, eine Rechnung zu erteilen, die an besondere inhaltliche Bestandteile geknüpft ist. Diese Bestandteile einer Rechnung sind Pflicht. Die Pflicht, wann eine Rechnungserteilung erforderlich ist, ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG. 1. Muss-Vorschrift Rz. 49 N...mehr

1. Privatentnahmen Rz. 138 Wenn der RA Bargeld oder Gegenstände aus dem Kanzleivermögen für den Eigenbedarf entnimmt, spricht man von Privatentnahmen. Der RA bezieht kein "Gehalt". Um seinen Lebensunterhalt zu bestreiten, entnimmt er während des Jahres Geld oder lässt z.B. die Anwaltsversorgung und andere private Ausgaben von Kanzleikonten bezahlen. 2. Privateinlagen Rz. 139 Sol...mehr

1. Allgemeines Rz. 120 Sofern ein abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens in der Anwaltskanzlei länger als ein Jahr genutzt wird, dürfen die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung nicht vollständig als Aufwand gebucht werden. Rz. 121 Vielmehr sind die Anschaffungskosten über den Nutzungszeitraum zu verteilen. Dies nennt man steuerlich Absetzung für Abnutzung (AfA). ...mehr

Rz. 97 Zum Verpflegungsmehraufwand wird auf die Ausführungen zu Rdn 91 verwiesen.mehr

Rz. 22 Um der Verpflichtung zur einfachen Buchführung gem. den gesetzlichen Maßgaben gerecht zu werden und diese erfolgreich zu realisieren, muss der RA sämtliche Geschäftsvorfälle erfassen. Dazu dienen dem RA Kontenrahmen und Kontenklassen. Rz. 23 Für jede Berufsbranche, so auch für eine Rechtsanwaltskanzlei, gibt es vorgegebene Kontenrahmen, die als Muster für die Erstellun...mehr

Rz. 21 Die Lohnbuchhaltung ist für das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern zuständig. Es ist für jeden Mitarbeiter eine monatliche Gehaltsabrechnung zu erstellen, und zwar in brutto und netto, sowie ein Lohnkonto zu führen. Die Nettogehälter sind an die Mitarbeiter auszuzahlen. Gleichfalls sind die Abgaben (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Sozialversich...mehr

Rz. 28 Das Kassenbuch (Kontoklasse 1) betrifft alle baren Geschäftsvorfälle. Rz. 29 Das Kassenbuch muss so aufgebaut sein, dassmehr

Rz. 36 Aufgrund der verbuchten Geschäftsvorfälle sind die steuerbaren Umsätze, d.h. Umsätze, die der Umsatzsteuer unterliegen, dem FA mit dem amtlichen Formular USt-Voranmeldung mitzuteilen. Was steuerbare Umsätze sind, ergibt sich aus § 1 UStG. Es handelt sich zusammengefasst um Umsätze, die der RA im Inland gegen Entgelt ausführt. Die USt-Voranmeldung muss gem. § 18 Abs. 1 ...mehr

Rz. 33 Für den RA als Freiberufler, der zur einfachen Buchhaltung verpflichtet ist, erfolgt die Ermittlung des Gewinns nach § 4 Abs. 3 EStG. Hier werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Das Ergebnis stellt den Gewinn oder Verlust dar. Rz. 34 Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt nach dem Zu- und -Abflussprinzip. Dies bedeutet, dass die ...mehr

Rz. 41 Im Hinblick auf die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der USt-Voranmeldung an das FA können Sie diese Erklärung mit Zuhilfenahme des ELSTER-Programmes an das FA übermitteln. Das ELSTER-Programm ist ein von der Steuerverwaltung entworfenes Steuerprogramm, das Sie kostenlos auf Ihren Computer laden können. Auch können alle anderen Steuererklärungen, wie Einn...mehr

Rz. 47 Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (acht Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden: Die elektronischen ...mehr

Rz. 37 Je nach Höhe der Steuer des Kalendervorjahres ist die USt-Voranmeldung dem FA mitzuteilen. Wann welcher Anmeldungszeitraum maßgeblich ist, ist in § 18 Abs. 2 UStG genannt. Die USt-Voranmeldung muss bis zum 10. eines Folgemonats d...mehr

Rz. 51 Gem. § 14 Abs. 1 UStG kann der RA eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG erstellen, wenn eine Leistung an andere als die unter Rdn 49 genannten Leistungsempfänger ausgeführt wurde. Allein schon wegen der Regelung des § 10 RVG (Berechnung) sollte von der Kann-Vorschrift der Rechnungslegung jedoch Abstand genommen werden.mehr

I. Wichtige Dokumente Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Rz. 119 Die Landesjustizkasse stellt uns für die Akteneinsicht 12,00 EUR in Rechnung, die überwiesen werden.mehr

Rz. 46 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch getätigt wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die ...mehr

Rz. 120 Sofern ein abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens in der Anwaltskanzlei länger als ein Jahr genutzt wird, dürfen die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung nicht vollständig als Aufwand gebucht werden. Rz. 121 Vielmehr sind die Anschaffungskosten über den Nutzungszeitraum zu verteilen. Dies nennt man steuerlich Absetzung für Abnutzung (AfA). Zentrale Vorsc...mehr

Rz. 131 Auch die Finanzverwaltung hat nun umgesetzt, dass die Computerhardware- und -software einem schnellen technischen Wandel unterliegt und hat die Nutzungsdauer von drei Jahren auf ein Jahr reduziert. Es handelt sich sozusagen um eine Sofortabschreibung. Der Steuerpflichtige hat ein Wahlrecht, da eine Kann-Vorschrift vorliegt. a) Hardware Rz. 132 Hier geht die Finanzverwa...mehr

Rz. 58 Die Vergütungsrechnung ist dem Mandanten als Auftraggeber und Rechnungsempfänger zu erteilen mit dem Hinweis, dass eine Abschrift der Rechnung an die Rechtsschutzversicherung zum Ausgleich des Rechnungsbetrages übermittelt wurde. Die Kopie der Rechnung können Sie an die Rechtsschutzversicherung mit der Aufforderung um Zahlungsausgleich übermitteln.mehr

Rz. 49 Neben den in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtangaben muss der RA als Unternehmer i.S.v. § 2 UStG eine Rechnung erteilen, wenn die Leistung gem. § 14 Abs. 2 UStG ausgeführt ...mehr

Rz. 139 Sollte das Kanzleikonto nicht über ein entsprechendes Guthaben verfügen, um den Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, kann es auch sein, dass der RA im Laufe des Jahres Einlagen erbringen muss. Rz. 140 Zum Jahresende, wenn der Gewinn feststeht, kann dann überprüft werden, ob der Anwalt zu viel oder zu wenig aus der Kanzlei entnommen hat.mehr

Rz. 55 Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die den Gesamtbetrag (Bruttobetrag) 250 EUR nicht übersteigen. Diese brauchen nicht alle in § 14 UStG geforderten Angaben zu enthalten. § 33 UStDV regelt die notwendigen Rechnungsangaben.mehr

Rz. 76 Betriebsausgaben sind in § 4 Abs. 4 EStG definiert. Es handelt sich um Aufwendungen, die durch die Kanzlei veranlasst sind und sie müssen notwendig, angemessen, üblich und zweckmäßig sein. Aber nicht alle Aufwendungen sind abzugsfähige Betriebsausgaben. Rz. 77 Steuerrechtlich sind nicht alle betrieblich veranlassten Betriebsausgaben gewinnmindernd zu berücksichtigen. I...mehr

Rz. 98 Die Unterkunftskosten sind in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben anzusetzen. Die Kosten sind durch Belege nachzuweisen. Zu den Übernachtungskosten gehören auch Nebenleistungen, wie z.B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe. Rz. 99 Die Kosten für ein Frühstück gehören zu den Verpflegungskosten und müssen deshalb aus der Hotelrechnung herausgerechnet werden. D...mehr

Rz. 109 Bei Auslagen muss in der Buchhaltung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Auslagen unterschieden werden. Je nachdem sind sie als durchlaufende Posten und somit umsatzsteuerfrei oder als steuerpflichtige Auslagen zu buchen.mehr

Rz. 122 Abschreibungsgrundlage sind die Anschaffungskosten, und zwar netto, d.h. Kaufpreis zzgl. aller Anschaffungsnebenkostenmehr

Rz. 132 Hier geht die Finanzverwaltung von allen Wirtschaftsgütern aus, die eine PC-Anlage betreffen:mehr

Rz. 48 Der RA ist nicht nur berechtigt, sondern auch teilweise verpflichtet, eine Rechnung zu erteilen, die an besondere inhaltliche Bestandteile geknüpft ist. Diese Bestandteile einer Rechnung sind Pflicht. Die Pflicht, wann eine Rechnungserteilung erforderlich ist, ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG. 1. Muss-Vorschrift Rz. 49 Neben den in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtanga...mehr

Rz. 138 Wenn der RA Bargeld oder Gegenstände aus dem Kanzleivermögen für den Eigenbedarf entnimmt, spricht man von Privatentnahmen. Der RA bezieht kein "Gehalt". Um seinen Lebensunterhalt zu bestreiten, entnimmt er während des Jahres Geld oder lässt z.B. die Anwaltsversorgung und andere private Ausgaben von Kanzleikonten bezahlen.mehr

Rz. 135 Sofern Anlagevermögen verkauft wird, ist der Verkaufserlös als Einnahme zu verbuchen. Auch unterliegt der Verkauf der Umsatzsteuer. Entsprechend ist die vereinnahmte USt dann an das Finanzamt abzuführen. Rz. 136 Außerdem muss der Anlagenabgang erfasst werden, da der Gegenstand nicht mehr zum Betriebsvermögen gehört. Es handelt sich hierbei um den "Buchwert". Das ist d...mehr

Rz. 50 Die Rechnungslegung bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss gem. § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG innerhalb von sechs Monaten nach "Ausführung der sonstigen Leistungen" erfolgen. Das gleiche gilt für die Leistungserbringung an einen Unternehmer oder an eine juristische Person (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).mehr

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Rz. 69 Es ist daran gedacht, in Zukunft die Meldung von Umsätzen durch ein bundeseinheitliches elektronisches System durchzuführen. Die E-Rechnung dient nun als Vorbereitung dazu. Ein weiterer Punkt ist, dass die Digitalisierung vorangebracht werden soll. Des Weiteren sollen unternehmensinterne Rechnungsprozesse vereinfacht werden.mehr

Rz. 73 Es besteht im B2B-Bereich die Verpflichtung, die Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen zu versenden (ab 1.1.2028). Aber sicherlich sind auch Eingangsrechnungen von Lieferanten betroffen, und zwar bereits seit 1.1.2025.mehr