Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Governance endet nicht mit der Einführung eines Systems, vielmehr beginnt sie dort. Der AI Act verlangt, dass der gesamte Lebenszyklus vom Design bis zur Stilllegung jedes Modells dokumentiert wird. Design: Zweck, Trainingsdaten, Verantwortliche und Erklärbarkeitsziele werden festgelegt. Training: Datensätze werden auf Repräsentativität, Rechtmäßigkeit und Bias geprüft. Deploym...mehr

Neben die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO tritt bei Aufnahme der Tätigkeit die Anzeige nach § 14 GewO. Auch sie hat auf einem amtlichen Formblatt zu erfolgen. Die Pflicht trifft den gewerbsmäßigen Verwalter bereits mit Anmietung eines Büros, bei Einstellung von Mitarbeitern und bei Schaltung von Zeitungsinseraten oder Veröffentlichungen im Internet. Ausschlaggebend is...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Rz. 29 In einem Ermittlungsverfahren wegen Steuerstraftaten kann sich sehr häufig die Notwendigkeit ergeben, bei einem Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater gem. § 103 StPO zu durchsuchen, weil sich nach Aktenlage dort beweiserhebliche Buchführungsunterlagen befinden. Die Tätigkeit der vorgenannten Berufsträger ist jedoch geprägt von einem engen Vertrauensverhäl...mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E...mehr

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)[1] ist das betriebliche Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des Datenverarbeitungsverfahrensablauf...mehr

ISO-zertifizierte Audit-Trails, GoBD-konforme Archivierung und Vier-Augen-Prinzip sind in modernen Lösungen vorkonfiguriert. Prüfer können sämtliche Schritte chronologisch nachvollziehen, ohne Ordner zu wälzen. Zudem lösen integrierte Prüfregeln automatisch Alarme bei Unregelmäßigkeiten (etwa doppelte IBANs oder Rechnungsnummern) aus. Was gestern Wochen an Prüfungsvorbereitu...mehr

KMU wachsen oft in Sprüngen: neue Länder, weitere Produktlinien oder Standorte, zusätzliche Gesellschaften. In der manuell geprägten Welt skaliert die Finance-Organisation über Köpfe. Automatisierte Systeme hingegen skalieren technisch: Ob 100 oder 1.000 Buchungen – die Datenbank performt gleich. Damit bleibt das Team klein, die Prozesse schlank und die Fixkosten planbar.mehr

Belegmanagement & Buchhaltung: KI-gestützte Datenerfassung (z. B. GetMyInvoices, Candis) – reduziert Tippfehler und automatisiert Archivierung. Zahlungs- & Spesenmanagement: Digitale Geschäftskonten inkl. Firmenkarten (Qonto, Pleo, Moss) – schaffen Echtzeit-Transparenz über Ausgaben und senken Abstimmungsaufwand. Liquiditätsplanung: Multibank-Aggregatoren (Agicap, Tidely, Comm...mehr

Die Auswahl des richtigen Werkzeugs ist entscheidend für den Erfolg. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, die sich in ihrem Fokus, ihrer Skalierbarkeit und ihren Integrationsfähigkeiten unterscheiden. Hier ist ein Vergleich einiger führender Anbieter, der Ihnen als erste Orientierung dienen kann:mehr

Um den Wandel greifbar zu machen, vergleichen wir den klassischen manuellen Prozess mit dem KI-gestützten Ablauf.mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Für ...mehr

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie...mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht...mehr

Gem. § 18 Abs. 2 Nr. 1 StBVV bekommt der Steuerberater ab 1.7. 2025 bei Nutzung seines eigenen Kfz eine Kilometerpauschale von 0,42 EUR. Gem. § 18 Abs. 3 StBVV erhält der Steuerberater als Tage- und Abwesenheitsgeld bei einer Geschäftsreise von nicht mehr als 4 Stunden 30 EUR, von mehr als 4 bis 8 Stunden 50 EUR und von mehr als 8 Stunden 80 EUR. Gem. § 16 StBVV hat der Steue...mehr

Rz. 17 Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Sie müssen so übersichtlich angelegt und gegliedert sein, dass sie in angemessener Zeit und unter angemessenen Kosten problemlos zugänglich und für sachverständige Dritte durchschaubar gemacht werden können. Rz. 18 Alle Unterlagen können im Original aufbewahrt werden. Im Original müssen die Eröffnungsbilanzen und die anderen ...mehr

Rz. 66 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 49 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 67 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

Rz. 36 Der Umfang der Prüfung des Jahresabschlusses wird in Abs. 1 Satz 2 und 3 nur indirekt geregelt, indem dort bestimmte Aussagen über den Prüfungsgegenstand gefordert werden.[1] Rz. 37 Satz 2 der Vorschrift verlangt vom Abschlussprüfer die Prüfung, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Vorschriften des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satz...mehr

Rz. 27 Der Kaufmann muss die Eintragungen in seinen Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen.[1] Rz. 28 Was noch zeitgerecht ist, schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Bei der Auslegung des Begriffs "zeitgerecht" ist deshalb auf den Sinn und Zweck der Vorschrift abzustellen. Die zeitgerechte Buchführung soll sicherstellen, dass der Kaufma...mehr

Rz. 24 Nach § 326 Abs. 2 HGB kann durch die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs von KleinstKapG statt der üblichen Offenlegung (d. h. die Bekanntmachung der Daten als jederzeit abrufbare Information im Internet durch die das Unternehmensregister führende Stelle) alternativ eine Hinterlegung verlangt werden. Bei einer Hinterlegung der Bilanz von KleinstKapG ist dies...mehr

Rn 58 Eine besondere Herausforderung und zugleich eine neue Eingriffsintensität für das APR stellen die Veröffentlichungen im Internet dar. Dies ist vor allem verknüpft mit der Dauerhaftigkeit aller gespeicherten Informationen und den außerordentlichen Ausspähungs- und Suchfunktionen im Netz. Dazu kommen unendliche Verknüpfungsmöglichkeiten. Dadurch stellen sich Grundsatzfra...mehr

Rz. 12c Abs. 2 ermächtigt u. a. die Bundesagentur für Arbeit (BA), IT-Dienstleistungen mit Zustimmung des Verwaltungsrates der BA gegen Kostenerstattung ohne Beeinträchtigung der originären Aufgabenerledigung zu erbringen. Die Dienstleistungen dürfen den Rahmen nicht verlassen, der durch den Rat der IT-Beauftragten festgelegt wird. Rz. 12d Die BA und die Deutsche Rentenversic...mehr

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart wird oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss: Bei der Verwendung digitaler Schnittstellen kann gru...mehr

Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten. Bestandskonten Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen. Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn...mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do...mehr

Die Bundesregierung hat sich mit Blick auf den Wettbewerb entschieden, kein eigenes zertifiziertes E-Rechnungs-Programm bereitzustellen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind daher eine Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten entstanden. Die Lösungen unterscheiden sich wesentlich in ihrem Leistungsumfang, der Art der Vorgehensweise (Online oder Offline) sowie ...mehr

IT steht für Informationstechnologie bzw. Informationstechnik. Unter diesem Begriff werden Informations- und Datenverarbeitung zusammengefasst. Dabei geht es u. a. um die Bereitstellung der IT-Infrastruktur, z. B. in Form von Hardware oder Service. Früher wurde i. d. R. von elektronischer Datenverarbeitung gesprochen. In der Vergangenheit sind die Begriffe Information und Da...mehr

Die Vorstände in Vereinen sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, dem droht ein Bußgeld. Wie lange man was aufheben muss, regeln die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.[1] Im Wesentlichen werden Fristen von sechs, acht und zehn Jahren unterschieden. Hier gibt es seit dem 01.01.2025 eine Neuerung zur Entlastung d...mehr

Auch der Freigabeprozess lässt sich mit einfachen Mitteln digitalisieren, ganz ohne komplexe Workflow-Software oder teure Lösungen. Entscheidend ist, dass die Freigabe eindeutig, nachvollziehbar und revisionssicher erfolgt. Die Freigabe kann z. B. erfolgen durch: eine E-Mail-Antwort, in der die Freigabe schriftlich bestätigt wird ("Freigegeben durch NN am 2025-06-01"), einen Zu...mehr

Papierakten, E-Mail-Ausdrucke und doppelte Ablageprozesse sind in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig noch Alltag – besonders im Bereich der Rechnungsverarbeitung. Während Konzerne längst automatisierte Workflows, zentrale Rechnungseingangsplattformen und revisionssichere Archivierung einsetzen, herrscht in KMU oft ein pragmatisches Nebeneinander aus E-Mail, Papie...mehr

Auch wenn der Einstieg vermeintlich einfach erscheint, gibt es typische Stolpersteine, die die Einführung eines digitalen Workflows bremsen können: Fehlende Kommunikation: Mitarbeitende werden nicht ausreichend informiert oder geschult – das erzeugt Unsicherheit und Widerstand. Zu viel auf einmal: Wer gleichzeitig neue Tools, Prozesse und Zuständigkeiten einführt, überfordert ...mehr

Rn 1 Justiz und Kommunikationspartner erstellen Schreiben seit langem in digitaler Form, meist unter Nutzung von Fachanwendungen. Bisher erfolgte jedoch meist ein Medienbruch. Es wurden die Schreiben nicht in der digitalen Form an den Empfänger übertragen, sondern ausgedruckt und per Post verschickt. Durch Rechtsverordnungen (vgl eAktVO) ist zunehmend geregelt, dass die Akte...mehr

Schrifttum: Bernwald, Buchen elektronischer Belege – Mehr Effizienz durch Übernahme und Weiterverarbeitung elektronischer Kontoauszüge, DSWR 2005, 269; Buch, Elektronische Datenübermittlung über die Datendrehscheibe DATEV-Rechenzentrum, DSWR 2005, 372; Cornelius, Das Non-Legal-Outsourcing für Berufsgeheimnisträger, NJW 2017, 3751; Günther, Aufbewahrung und Archivierung von el...mehr

Abänderbarkeit § 707 ZPO 14; § 719 ZPO 9 Abänderung § 48 FamFG 2 Titel § 166 FamFG 18 Abänderungsbefugnis § 166 FamFG 11; § 283a ZPO 26 Abänderungsgründe § 323 ZPO 42 Abänderungsklage § 323 ZPO 1 Anerkenntnisurteil § 323 ZPO 5 Annexkorrektur § 323 ZPO 53 Anpassung § 323 ZPO 53 Beweislast § 323 ZPO 32 fiktive Leistungsfähigkeit § 323 ZPO 37 gegenläufige § 323 ZPO 47 Neufestsetzung § 323 ...mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse...mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein.[1] Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat.[2] Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegf...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen. Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv … die Möglichkeit einer sachgemäßen La...mehr

Rz. 692 [Autor/Zitation] Mitte des Jahres 2021 startete das IAASB mit der Vorlage des Entwurfs eines Prüfungsstandards für wenig komplexe Einheiten eine Initiative, um die Anforderungen der ISA für die Prüfung von KMU skaliert darzustellen (vgl. IAASB, ISA for LCE, Exposure Draft, July 2021). Ende des Jahres 2021 legte das IDW mit der Veröffentlichung von zunächst acht Entwür...mehr

Stapperfend, Die Abziehbarkeit von Aufwendungen bei häuslichem Arbeiten nach dem JStG 2022, FR 2023, 253; Niermann, Rechtsänderungen im Bereich der ArbN-Besteuerung durch das JStG 2022, DB 2023, 216 Grotherr, Arbeitszimmeraufwendungen und Homeoffice-Pauschale ab 2023 – Änderungen durch das JStG 2022, NWB 2023, 172. Rn. 1756a Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Neuregelung des § 4 S ...mehr

Rn. 1499 Stand: EL 134 – ET: 02/2019 Abbaurecht s Rn 1405ff Abbruchkosten s § 6 Rn 591ff (Dräger/Dorn/Hoffmann) Abbruchverpflichtung s Rn 885 Abfallentsorgung s Rn 884ff Abfindung Beispiele aus der BFH-Rspr zur Behandlung beim Leistenden:mehr

Rz. 55 [Autor/Zitation] Die Berufssatzung konkretisiert die Fallgruppen der Besorgnis der Befangenheit noch weitergehend, als es durch die Kategorisierung in § 319 Abs. 2 (geschäftliche, finanzielle oder persönliche Beziehungen) erfolgt. Nach § 29 Abs. 2 BS WP/vBP kann die Unbefangenheit insbes. durch Eigeninteressen, Selbstprüfung, Interessenvertretung, persönliche Vertrauth...mehr

Die Darstellung der wesentlichen Risiken und deren Bewertung erfolgt häufig in Berichtsform. Im Rahmen der Berichterstellung gilt es die zahlreichen gewonnenen Informationen zu strukturieren und den einzelnen Steuerarten bzw. Problemfeldern zuzuordnen. Wie bereits dargestellt, soll der Bericht nicht lediglich eine Auflistung der materiell-rechtlichen Risiken enthalten, sonde...mehr

Ausfuhrlieferungen, [1] Lohnveredelungen, [2] innergemeinschaftliche Lieferungen. [3] Umsätze für die Seeschifffahrt [4] : Es handelt sich (wie bei der Luftfahrt) um eine sog. Vorstufenbefreiung. Steuerfrei sind Lieferungen, Umbauten, Instandsetzungen, Wartungen, Vercharterungen und Vermietungen von Wasserfahrzeugen, die nach ihrer Bauart der Seeschifffahrt oder der Rettung Schiff...mehr