Digitale Modernisierungsstrategien in Kommunen: Herausfo ... / 3.3 kommune.orga&prozesse

Ein anderes Auftreten der öffentlichen Verwaltung nach außen und veränderte Kommunikations- und Serviceangebote erfordern entsprechende interne Voraussetzungen. Insbesondere beim Ausbau und der Optimierung der technischen Infrastrukturen müssen stets auch die Arbeitsabläufe sowie die Organisationsstrukturen in der Verwaltung angepasst werden. Durch ein innovatives und fachbereichsübergreifendes Informations- und Wissensmanagement lassen sich neben den klassischen Modellen des Personaleinsatzes beispielsweise neue team- und projektorientierte Personalstrukturen etablieren. Außerdem können öffentliche Dienstleistungsprozesse durch die weitreichenden Potenziale von E-Government optimiert werden, wodurch zeitliche Aufwände innerhalb und außerhalb der Verwaltung minimiert sowie Prozesskosten reduziert werden können.^[1] Für die weitere Konkretisierung des Handlungsfelds kommune.orga&prozesse eignen sich die folgenden Aspekte:

• Einführung effizienter Informations- und Wissensmanagementsysteme (inkl. Reporting über Business-Intelligence-Systeme);
• Einführung von Kommunikations- und Kollaborationssystemen, die das flexible und mobile Arbeiten unterstützen (z. B. Intranet bzw. Mitarbeiterportal);
• Analyse der Schwerpunktprozesse und Identifizierung von E-Government-Potenzialen;
• Umstellung der gesamten Sachbearbeitung auf die elektronische Form durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (inkl. Anbindung an andere zentrale Verfahren sowie Fachverfahren);
• Etablierung der elektronischen Aktenführung und der elektronischen, revisionssicheren Archivierung;
• Einführung eines Fallmanagementsystems sowie einer Prozesssteuerung (in Verbindung mit Antragsmanagement und DMS);
• Abbau von Schriftformerfordernissen und Anpassung von Dienstanweisungen;
• Neustrukturierung der Verwaltungsorganisatio...