Verwalter von Wohnungseigentum / 2.9.6.5 Nachweis/Kontrolle der Weiterbildung

Aufbewahrung/Archivierung

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten Stichtag ihre Fortbildung nachweisen müssen. Hiervon war man schließlich abgerückt, weil die Behörden zum Stichtag mit Nachweisen überflutet würden.

Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach der Bestimmung des § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde.

Praxis-Beispiel

Aufbewahrungsfrist

Der Verwalter absolviert am 14.5.2025 eine Weiterbildungsmaßnahme. Seine Teilnahmebestätigung muss er bis 31.12.2030 aufbewahren, da die Aufbewahrungsfrist mit dem 31.12.2025 zu laufen beginnt.

Aufbewahrt werden müssen die Unterlagen auf einem dauerhaftem Datenträger in den Geschäftsräumen des Verwalters. Relevante dauerhafte Datenträger sind insoweit

• Papier,
• USB-Sticks,
• CD-ROMs,
• DVDs,
• E-Mails,
• Speicherkarten und
• Computerfestplatten.

Bußgeld droht

Ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11 MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn die Aufbewahrungsfrist missachtet wird.

Kontrolle

Die Kontrolle selbst erfolgt dann auf Initiative der Behörde. Diese kann nach § 15 Abs. 3 Satz 1 MaBV anordnen, dass die Verwalter eine unentgeltliche Erklärung über die von ihnen und ihren weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen abgeben. Die Erklärung hat unentgeltlich zu erfolgen. Der Verwalter kann also für den h...