§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen

A. Grundlagen

I. Allgemeines

Rz. 1

Das ersetzende Scannen zielt darauf ab, nach dem erfolgreichen Erstellen und Archivieren eines Scanprodukts aus einem Originaldokument das Originaldokument zu vernichten. Das ersetzende Scannen hat rechtlichen Grundsätzen zu genügen und kann nur angewendet werden, wenn rechtliche Aufbewahrungspflichten durch das Scanprodukt erfüllt werden und eine Vernichtung des Originaldokuments unschädlich ist, da es nicht – wie z.B. als Beweismittel i.S.d. § 416 ZPO ohnehin zwingend – in Papierform aufzuheben ist. Geeignete Hard- oder Software sowie die tatsächliche Langzeitspeicherung oder Archivierung ist nicht Inhalt der BSI TR 03138 zum ersetzenden Scannen. Vom Gesetzgeber werden für das ersetzende Scannen konkrete technische und organisatorische Voraussetzungen gefordert. Zudem muss ein Scanprodukt, dessen papierenes Original vernichtet wurde, geeignet sein, im Gerichtsverfahren als Beweis anerkannt zu werden. Der Scanprozess wird kaum automatisiert ablaufen können und bedarf grundsätzlich einer menschlichen Mitwirkung, was immer auch als mögliche Fehlerquelle gesehen werden muss und nicht unterschätzt werden darf.

Rz. 2

Der Scanprozess soll ein Scanprodukt hervorbringen, welches ein Papierdokument wirklichkeitsgetreu wiedergeben und dauerhaft konservieren kann. Es soll sich also um ein detailgenaues Abbild des originalen Papierdokuments handeln. Es soll genau wie das originale Papierdokument nicht mehr veränderbar sein oder, sollten Änderungen am Scanprodukt durchgeführt worden sein, diese Änderungen (genau wie in einem Papierdokument) erkennbar und nachvollziehbar sein.

Rz. 3

Das ersetzende Scannen wird u.a. in der Technischen Richtlinie (TR) des BSI TR-RESISCAN 03138 (Technische Richtlinie rechtssicheres Scannen) für fachlich zuständige Stellen erläutert. Diese Richtlini...