Bei der Betrachtung des Löschkonzepts muss eine klare Trennung von Sicherungskopien und Archiven erfolgen. Die Zwecke der Datenhaltung sind verschieden.

Sicherungskopien

Sicherungskopien ("Backup") dienen primär dem Schutz vor einem ungewollten Datenverlust. Aus den Sicherungskopien soll im Fall einer unbeabsichtigten Änderung oder Löschung der ursprüngliche Datensatz wiederhergestellt werden können. An der Sicherungskopie selbst darf daher keine Änderung vorgenommen werden. Die Backups liegen idealerweise in verschiedenen, zeitlich abgegrenzten Versionen vor. So existieren regelmäßig Wochen-, Monats- und Jahresbackups. Die verschiedenen Versionen können unterschiedlich alte Datensätze enthalten. Dies bedeutet, dass die Regellöschfristen zu unterschiedlichen Zeiträumen ablaufen.

Löschung einzelner Datensätze aus den Sicherungskopien

In Konsequenz der Einhaltung der Löschregeln müssten regelmäßig einzelne Datensätze aus den Sicherungskopien gelöscht werden. Da eine Änderung an den Sicherungskopien aus den oben genannten Gründen nicht erfolgen sollte, ist für Sicherungskopien eine eigene Löschfrist zu formulieren. Für die Umsetzung eines wirksamen Sicherungs- und Wiederherstellungskonzepts muss vorliegend die Überschreitung von Löschfristen einzelner Datensätze in Kauf genommen werden.

Die Löschung betrifft hier immer die komplette Kopie. Die Festlegung der Frist muss unter Beachtung der Löschfristen der in der Sicherung enthaltenen Datenarten erfolgen. Die Überschreitung der Regellöschfristen sollte dabei auf ein Minimum begrenzt werden. Daher ist es sinnvoll, die Löschfrist für Sicherungskopien an die kürzeste Löschfrist der enthaltenen Datenarten anzugleichen.

So könnte eine Sicherungskopie, die ausschließlich Daten von Wohnungsinteressenten enthält, nach Ablauf eines wesentlich kürzeren Zeitraums gelöscht werden als die Sicherungskopie mit Abrechnungsdaten von Bestandsmietern. Um hier die Komplexität zu verringern, empfiehlt es sich, die Anzahl unterschiedlicher Löschfristen für die Datensicherung stark zu begrenzen.

Archive

Archive hingegen haben eine andere Funktion. In ein Archiv werden Daten meist dann verschoben, wenn an ihnen keine weiteren Veränderungen mehr vorgenommen werden sollen und sie zulässigerweise aufbewahrt werden müssen. Auch in einem Archiv existieren Datenarten mit verschiedenen Löschfristen.

Für Archivdaten gelten uneingeschränkt die Löschregeln der jeweiligen Datenart. Die Daten sind nach Fristablauf zu löschen.

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