Betriebskostenabrechnung – Umlage und Abrechnungsfrist / 3.4 Einwendungen des Mieters

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung mitteilen. Dies gilt sowohl für formelle als auch für materielle Einwendungen.^[1]

Dazu gehört auch der Einwand, dass der Vermieter Betriebskosten, die nach dem Mietvertrag durch eine Teilinklusivmiete oder eine Pauschale abgegolten sein sollten, abredewidrig konkret abgerechnet habe.^[2] Der Mieter muss dem Vermieter daher innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt einer Betriebskostenabrechnung mitteilen, dass einzelne in der Abrechnung enthaltene Betriebskosten mit der im Mietvertrag vereinbarten Pauschale bzw. durch eine Teilinklusivmiete abgegolten sind und somit in der Abrechnung nicht angesetzt werden dürfen.^[3]

Gleiches gilt für Kosten, die in der Wohnraummiete generell nicht auf den Mieter umgelegt werden können, so z. B. für Kosten der Verwaltung und Instandhaltung (einschließlich Instandhaltungsrücklage). Mit den Bestimmungen über den Nachforderungsausschluss des Vermieters (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), wonach der Vermieter nach Ablauf der Jahresfrist grundsätzlich keine Nachforderungen mehr geltend machen kann und über den Einwendungsausschluss des Mieters, wonach dieser nach Ablauf der Jahresfrist keine Einwendungen mehr erheben kann, wollte der Gesetzgeber erreichen, dass in absehbarer Zeit nach einer Betriebskostenabrechnung Klarheit über die wechselseitig geltend gemachten Ansprüche besteht. Diese Befriedungsfunktion wäre nicht umfassend gewährleistet, wenn der Mieter auch nach Fristablauf noch einwenden könnte, bestimmte Kosten seien generell nicht umlagefähig.^[4]

Nur ausnahmsweise kann sich der Vermieter nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) nicht auf den Einwendungsausschluss berufen, wenn er sich in seiner Betriebskostenabrechnung auf die beigefügte Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft bezogen hat, in der diese Kosten ausdrücklich als nicht umlagefähig bezeichnet sind. Damit hat der Vermieter nämlich selbst zum Ausdruck gebracht, dass ihm diese Positionen nicht zustehen und muss sich hieran auch nach Ablauf der Einwendungsfrist festhalten lassen.^[5]

Die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB gilt auch für Vorauszahlungen, die in die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft eingestellt wurden. Fehlerhaft angesetzte Vorauszahlungen stellen (nur) materielle Fehler dar und führen nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung aus formellen Gründen. Daher ist der Abrechnungssaldo für den Mieter grundsätzlich auch dann verbindlich, wenn hierbei nicht sämtliche Vorauszahlungen mit berücksichtigt worden sind. Das Ergebnis, dass der Mieter doppelt zahlen muss und dies der materiellen Gerechtigkeit widerspricht, ist letztlich die Konsequenz einer jeden Ausschlussfrist und entspricht auch dem Befriedungszweck einer solchen Fristenregelung. Das Berufen des Vermieters auf den Ablauf der Einwendungsfrist ist grundsätzlich auch nicht treuwidrig oder rechtsmissbräuchlich, sofern keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abrechnung vom Vermieter bewusst fehlerhaft erstellt worden ist. Auch der Vermieter ist bei versehentlich zu hoch, d. h. zu seinen Lasten angesetzten Vorauszahlungen nach Fristablauf mit entsprechenden Nachforderungen ausgeschlossen und kann sich grundsätzlich nicht auf eine Treuwidrigkeit seitens des Mieters berufen.^[6]

Praxis-Beispiel

Hoher Wasserverbrauch

Der Mieter, der einen zu hohen Wasserverbrauch rügt, muss zunächst substanziiert die Gründe darlegen, die gegen die Richtigkeit der Abrechnung sprechen. Die Anforderungen an den Vortrag zur fehlerhaften Verbrauchserfassung sind umso höher, je plausibler die in der Abrechnung enthaltenen Werte sind. Nach ausreichendem Vortrag dazu muss dann allerdings der Vermieter alle Ursachen des unerklärlich hohen oder stark gestiegenen Wasserverbrauchs ausschließen.^[7]

Praxis-Beispiel

Hohe Heizkosten

Auch die in der Heizkostenabrechnung angesetzten Heizkosten darf der Mieter nicht bloß pauschal wegen ihrer angeblich ungewöhnlichen Höhe bestreiten, ohne sich dabei konkret auf die Unrichtigkeit bestimmter zugrunde liegender Abrechnungsfaktoren zu beziehen.^[8]

Ausreichend soll sein, dass der Mieter binnen Jahresfrist um Belegeinsicht gebeten hat.^[9] Kündigt der Vermieter auf die Bitte des Mieters um Belegeinsicht an, er werde sich zwecks Terminabsprache bei dem Mieter melden, besteht auch nach Ablauf der Einwendungsfrist ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters gegenüber einer Nachforderung des Vermieters. Gleiches gilt, wenn der Mieter um Überlassung von Belegen bittet und der Vermieter hierauf nicht reagiert.^[10]

Dies gilt auch dann, wenn der Mieter die der Sache nach gleiche Einwendung zu Recht (z. B. vertragswidrige Umlegung von bestimmten Betriebskosten) bereits gegenüber einer früheren Betriebskostenabrechnung geltend gemacht hat, da der Mieter gem. § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB eine Einwendung, die er gegenüber einer Betriebskostenabrechnung für ein bestimmtes Jahr erheben will, dem Vermieter innerha...