ZAP 16/2019, Virtuelle Kanzlei, Webinare, Video-Beratung ... / 3. Ortsunabhängiges Arbeiten – virtuelles Sekretariat

Die typische "9–17 Uhr"-Arbeitsweise ist schon lange nicht mehr aktuell, in vielen Branchen setzen die Unternehmen auf flexible Arbeitszeitmodelle. Gleitzeit und Home-Office sind inzwischen die Mittel der Wahl, selbstverständlich auch in Anwaltskanzleien. Das funktioniert nicht zuletzt deswegen, weil die Erwartungshaltung der Mandanten eine andere ist als noch vor einigen Jahren. Heutzutage muss ein Anwalt eben nicht mehr in seinem Büro sitzen und einen Mandanten nach dem anderen empfangen. Das gibt es zwar noch, wird aber eben nicht mehr als "gottgegeben" vorausgesetzt. Häufig sind gerade Unternehmer nicht unglücklich darüber, wenn ihr Anwalt etwas flexibler erreichbar ist und sie nicht für jede Frage zu ihm in die Kanzlei kommen müssen. Am Beispiel der kostenfrei von Microsoft erhältlichen Video-Konferenz-Software Skype zeigt sich deutlich, dass es dank der modernen Technik interessante Alternativen gibt. Diese Software lässt sich, wie andere Video-Chat-Tools auch, mit den Mitteln nutzen, die oftmals ohnehin vorhanden sind. Am PC müssen eine Kamera und ein Headset oder jedenfalls ein Mikrofon und Lautsprecher angeschlossen sein. Halbwegs gut ausgestattete Laptops bringen das alles bereits eingebaut mit, das Gleiche gilt für Tablets und Smartphones. Ohne großen (Kosten-)Aufwand können also Anwalt und Mandant miteinander sprechen, sogar von Angesicht zu Angesicht. Voraussetzung ist lediglich, dass beide die gleiche Software einsetzen, wie eben z.B. Skype oder auch Apple Facetime. Für mehrere Gesprächsteilnehmer gibt es etwas umfangreichere Lösungen, wie z.B. GoToMeeting, bei deren Nutzung jedoch in aller Regel Kosten anfallen. Aber auch hierbei müssen die Teilnehmer der Besprechung nicht irgendwo am Schreibtisch vor einem Computer sitzen, sondern können sich auch z.B. per ...