Total Cost of Ownership (TCO) / 1.3.1 Die wesentlichen Kostenblöcke

Das TCO-Modell nach Gartner unterscheidet im Wesentlichen zwei Kostenblöcke:

• direkte bzw. budgetierte Kosten und
• indirekte bzw. unbudgetierte Kosten.

Der direkte (bzw. budgetierte) Kostenblock umfasst Aufwendungen für Hard- und Software (hauptsächlich Abschreibungen und Leasinggebühren), den laufenden Betrieb (technischen Support, Planungs- und Prozessmanagement, Datenbankmanagement) sowie Verwaltungsaktivitäten (Verwaltungs- und Finanzaufgaben, Schulungen).

Die indirekten (bzw. unbudgetierten) Kosten bewerten Kosten, die entweder durch unproduktive Tätigkeiten auf Seiten des Endusers oder durch "downtime" der Netzwerke das IT-System daran "hindern", die erwarteten Dienste für das Unternehmen bereitzustellen. Gemeint sind z. B. die Kosten, die durch Selbsthilfe und Unterstützung von Kollegen bei IT-Problemen ohne Zuhilfenahme des offiziellen Support-Centers, durch Enduser-Training (formal und nicht formal) oder durch Abschaltzeiten der Netzwerke (geplant und ungeplant) entstehen.

Generell kann festgehalten werden, dass der Anteil der reinen Anschaffungskosten von Hard- und Software an den Gesamtkosten von IT-Systemen stetig abnimmt, hingegen der von Verwaltung, Support und Anwenderaktivitäten stetig steigt.

Ziel ist es, mithilfe dieses TCO-Indexes Kostentreiber zu identifizieren, IT-Investitionen fundiert zu begründen, unterschiedliche DV-Architekturen zu bewerten und auch die Nutzungsdauer von IT-Equipment zu optimieren. In konjunkturell schwierigen Zeiten reduzieren Unternehmen zunächst die unmittelbar spürbaren direkten Kosten, insbesondere dann, wenn sich etwa der mit Neuanschaffungen verbundene Nutzen nur schwer beziffern lässt. Bei derartigen Entscheidungen sollten allerdings immer sämtliche Kostenkomponenten mit einbezogen werden.