Rechnung / 2.1 Elektronische Rechnungstellung als Standard

Ab dem 1.1.2025 besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur sog. elektronischen Rechnungstellung. Eine elektronische Rechnung ("E-Rechnung") ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.^[1] Eine Rechnung kann jedoch vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen auch als sog. sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Die Normenreihe CEN-Norm EN 16931 ist bereits heute geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle auch im B2B-Bereich darzustellen, und wird diesbezüglich laufend weiterentwickelt.

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Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig. Ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllt, kann z. B. durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden. Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern unterstützt ihn hierbei. Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.^[3]

Eine E-Rechnung ist als rein strukturiertes Datenformat konzipier...