Dr. Dario Arconada Valbuena
Steuerberater können bestimmte Geschäftsfelder ihres Dienstleistungsangebots auf Externe auslagern, um einen Zusatznutzen für ihre Mandantschaft zu erzielen oder aber die internen Kosten in der Steuerkanzlei zu senken. Diese Chancen können sich vielfältig gestalten. Exemplarisch werden nachfolgend positive Aspekte des Outsourcings in der Steuerkanzlei herausgearbeitet.
Der Steuerberater muss sich dank Outsourcing beispielsweise nicht um Funktion und Betrieb der EDV-Anlage, der Energiezufuhr oder der Telefonanlage kümmern. Ferner wird er von Personalfragen (zum Beispiel Krankheitsvertretung, lange Bindung durch Arbeitsverträge) auf vielen Gebieten entbunden, so dass die Kerngeschäftsfelder der Steuerberatung in den Mittelpunkt treten können. So können über Outsourcing bestimmte Dienstleistungen, wie Lohnabrechnungen oder das verbuchen von Geschäftsvorfällen an externe Partner ausgelagert werden.
Das Outsourcing kann dabei zu einer Kostenreduktion führen. Denn der Steuerberater muss nicht selbst Infrastrukturen (IT-Anlagen, Büroräume, dafür erforderliches Personal) vorhalten. In der Praxis sind zudem viele Verträge für Outsourcing so konzipiert, dass nur die tatsächliche Leistung bezahlt wird. Leerstände bzw. Leerlauf-Zeiten fallen in die Verantwortung des Dienstleisters, der wiederum durch Fokussierung auf sein Outsourcing-Geschäft seine Kapazitäten unter Umständen schnell wieder auslasten kann. Ziehen wir erneut das Telefonsekretariat als Beispiels heran, liegt der Kostenvorteil auf der Hand. Denn die Anrufe der Mandanten werden regelmäßig minutengenau abgerechnet, so dass eine gut ausgebildete Fachkracht nicht zusätzlich die Koordination von Terminen übernehmen muss.
Auch können durch Outsourcing neue Dienstleistungen in der Kanzlei angeboten werden. Denn durch den Rückgriff auf einen auf sein Gebiet spezialisierten Dienstleister wird die auszulagernde Aufgabe in der Regel effizienter und hochwertiger erfüllt. In der Praxis kommt es beispielsweise häufig vor, dass Baulöhne ausgelagert werden. Auf diese Weise muss der Sachverstand nicht zusätzlich in der Steuerkanzlei vorhanden sein. Neben neuen Dienstleistungen besteht die Möglichkeit, die eigene Kanzlei besser auf steuerliche Kernkompetenzen zu Fokussieren. Auf diese Weise kann dem Mandanten eine höhere Qualität der eigenen aber auch der fremden Dienstleistungen angeboten werden.
Spezialisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung
Wegen der Komplexität des Steuerrechts und den hohen fachlichen Anforderungen an den Steuerberater gewinnt die Spezialisierung zunehmend an Bedeutung. Mit der Einführung des Fachberaters durch die Steuerberaterkammer wurde die Möglichkeit geschaffen, eine Spezialisierung auf bestimmte Steuerrechtsgebiete mit einem amtlichen Titel kundmachen zu können. Auch die Spezialisierung als Fachberater (DStV e. V.) ist eine intelligente Strategie, um sich mit klarem Profil am Markt zu positionieren. Dabei kann der Zugriff auf aktuelle Technik eine wertvolle Stütze sein. Zudem ist neben den üblichen Kanzleiprogrammen auch an die elektronische Bereitstellung von Wissensressourcen zu denken. Outsourcing kann also eine Möglichkeit sein, die zeitlichen Ressourcen vorhalten zu können neue Dienstleistungen in der Kanzlei anzubieten. Die durch Outsourcing neu gewonnen Zeit lässt sich dann in Lehrgänge und weitere fachliche Spezialisierung investieren.
Für den Mandanten durchaus positiv sind sogenannte „Time-to-Market-Fristen“ oder auf Deutsch Vorlaufzeiten. Kurze Bearbeitungszeiten kann der Steuerberater dann für den Mandanten deutlich bewerben, um sich von Mitbewerbern abzusetzen. Denn verbindliche Zusagen, beispielsweise zu Abschlussarbeiten, können effizient abgearbeitet und Fristen eingehalten werden. Dies erfordert jedoch eine genaue Koordination der ausgelagerten Dienstleistungen an den externen Outsourcingvertragspartner.
Steuerberater dürfen jedoch nicht die potenziellen Risiken verkennen, die auch mit Outsourcing verbunden sein können:
Desto weitergehender der Outsourcing-Prozess in der Kanzlei, umso größer die Gefahr für den Steuerberater, dass durch Mängel der Dienstleistung, Ausfälle von IT-Anlagen oder unspezifischen externen Problemen, in die der Dienstleister auch ohne eigenes Verschulden gerät, Schäden für die eigene Mandantschaft entstehen können. Es kommt mitunter zu einem Kontrollverlust, da ausgelagerte Prozesse beim Outsourcingvertragspartner nicht vollständig nachvollzogen werden können. Ferner kann es zu einer hohen Abhängigkeit von einem Anbieter kommen; zu denken ist beispielsweise an die Auslagerung der Steuerberatersoftware auf die Server in einem Rechenzentrum. Fällt dieses Rechenzentrum aus, kann auch die Software nicht genutzt werden. Häufiger als der Totalausfall eines Rechenzentrums dürfte jedoch der Ausfall oder die Störung der Telekommunikation sein. Auch in letzterem Fall kann jedoch nicht auf die Software oder gar die komplett ausgelagerten Mandantendaten zugegriffen werden.
Bedingt durch Monopolstellungen einzelner An...