Moderation: Workshops und Sitzungen effektiv und effizie ... / 2 So bereiten Sie sich richtig vor

Eines sollten Sie einkalkulieren: Wie glatt ein Workshop läuft, wie kooperativ die Gruppenmitglieder sein werden – das können Sie im Vorhinein nicht wissen. Es kann vorkommen, dass eine Gruppe die Methode nicht akzeptiert, mit der Sie ein Problem angehen wollen. Dann heißt es, sich darauf einzustellen, Ängste oder Vorbehalte abzubauen und, falls nötig, einen anderen Weg einzuschlagen. Wir wollen Ihnen daher kein Einheitsrezept anbieten, sondern mehrere Möglichkeiten. Kommen wir zunächst aber zu den Punkten, die für alle Sitzungen oder Workshops zu erarbeiten sind.

Klären Sie Ihren Auftrag!

Häufig sitzt der Moderator bei seiner Arbeit zwischen zwei Stühlen. Es gibt irgendein Problem, das für Spannungen sorgt. Und wie immer gibt es zwei Pole: häufig befindet sich die Führung an dem einen, die Gruppe bzw. bestimmte Mitarbeiter am anderen Pol. Ihre Aufgabe als Moderator ist es, eine Lösung und einen Konsens zu erreichen. Gewöhnlich vergibt die Führung den Auftrag, einen Workshop durchzuführen. Einerseits müssen Sie dabei gegenüber der Firma loyal sein – zumal wenn es Ihre eigene ist – andererseits aber auch gegenüber den Gruppenmitgliedern. Klären Sie daher folgende Fragen sobald wie möglich, um Missverständnissen oder anderen unangenehmen Zwischenfällen vorzubeugen:

• Welche Hintergründe hat der Auftrag?
• Wer sind die Menschen, mit denen ich arbeiten werde?
• Über welches fachliche und persönliche Profil verfügen sie?
• Sind sie bereits über die geplante Veranstaltung informiert?
• Wie reagierten sie darauf?
• Welches Ziel verbinden die Auftraggeber mit der Veranstaltung?
• Ist es realistisch, das Ziel mit Hilfe eines Workshops/einer Sitzung etc. zu erreichen?
• Kann und will ich die Aufgabe übernehmen?

Formulieren Sie Ziele!

Sie kennen die Ziele und Erwartungen, die Ihre Auftraggeber mit der Veranstaltung verbinden. Doch damit haben Sie das Ziel noch nicht formuliert, geschweige denn im Bewusstsein Ihrer Arbeitsgruppe verankert.

Will der Moderator erreichen, dass alle Gruppenmitglieder konstruktiv arbeiten, sind gemeinsam erarbeitete Ziele unabdingbar.

Wie kommen Sie zu einem gemeinsamen Ziel?

Es gibt zwei Möglichkeiten der Zielfindung. Wählen Sie je nach Thema und der zur Verfügung stehenden Zeit aus.

Am aufwendigsten ist sicher ein eigens zur Zielfindung einberufener Termin, bei dem die ganze Gruppe anwesend ist. Sie könnten mit einem Problemaufriss starten und die Teilnehmer fragen, was wohl das Ziel des geplanten Workshops sein könnte. Die Ideen werden gesammelt, gewichtet und diskutiert. Anschließend wird entschieden und das Ziel formuliert.

Alternativ kann ein Ziel von Ihnen vorgegeben werden. Diese Methode ist zeitsparender, da Sie das Ziel bereits formuliert haben. Die Herausforderung besteht darin, die Teilnehmer für das Ziel zu gewinnen. Das gelingt besser, wenn alle an der Zielfindung beteiligt werden. Sollten Sie sich für diese Lösung entscheiden, überlegen Sie sich gute Argumente, die für das formulierte Ziel sprechen. Versetzen Sie sich in die Lage der Teilnehmer, nach dem Motto: Was habe ich davon, wenn wir dies zum Ziel erklären? Betrachten Sie das Problem aus deren Warte, und suchen Sie nach Vorteilen, von denen die Gruppe profitieren könnte.

Checken Sie die Rahmenbedingungen ab!

Wo findet der Workshop statt? In einem Hotel, einem betriebseigenen Konferenzraum? Beratungs- und Trainingsfirmen lassen sich heute auch exotische Orte einfallen, denn manche Branchen suchen das Außergewöhnliche. Aber auch Firmen selbst machen sich auf die Suche nach originellen Veranstaltungsorten. Für Sie als Moderator ist es sehr wichtig zu wissen, wo Sie Ihren Einsatz haben. Es ist schwierig, Flipcharts in einer rauen Gebirgslandschaft aufzustellen und eine Steckdose zu finden. Überlegen Sie, ob sich Ihr Programm unter den gegebenen Voraussetzungen realisieren lässt. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, wichtige Punkte zu den Rahmenbedingungen auszuloten.