Honorargestaltung für Steuerberater 10/2019 / 5 Kollegenecke: Wie sollen wir bei Mandatswechsel mit elektronischen Datenbeständen umgehen?

Frage: Anlässlich eines anstehenden Mandatswechsels stellt sich uns – wieder einmal – die Frage, wie wir mit den elektronischen Datenbeständen dieses Mandanten verfahren sollen. In dem konkreten Fall kommt erschwerend hinzu, dass der übernehmende Steuerberater eine andere Software einsetzt als wir.

Antwort: Die Bundessteuerberaterkammer hat am 5./6.3.2019 Hinweise veröffentlicht (bei den jeweiligen Steuerberaterkammern, z. B. www.stbk-koeln.de > Service für Mitglieder > Berufsrechtliches Handbuch). Diese geben u. a. Auskunft darüber, welche Unterlagen in Anlehnung an § 66 Abs. 1 StBerG aufzubewahren sind und für welche Herausgabeansprüche bestehen. Klar definiert wird darin auch, dass sämtliche elektronisch übertragenen Unterlagen, z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Steuerbescheide und der gesamte elektronische Schriftverkehr per E-Mail, Elster oder elektronischer Post (Gerichtspostfach) von diesen Herausgabeansprüchen umfasst sind. Auch elektronische Aktenvermerke über Besprechungen, die Sie für den Mandanten mit Dritten geführt haben, fallen unter den berufsrechtlichen Begriff der Handakte. Bemerkenswert ist, dass vom Steuerberater in elektronischer Form erbrachte Arbeitsergebnisse nicht Bestandteil der Handakte sind.

In einer tabellarischen Darstellung (nicht abschließend) sind die wesentlichen elektronischen Unterlagen benannt, die verpflichtend herauszugeben sind. Zudem äußert sich die BStBK zu den folgenden weiteren Fragen:

• Wie muss die generelle Übertragung der Datenbestände vollzogen werden?
• Wie ist zu Verfahren, sofern der Mandant die Datenübernahme ganz oder teilweise ablehnt?
• Welche Regelungen gelten, wenn der Mandant zu einem Steuerberater wechselt, der eine andere oder nicht kompatible Software nutzt? (= Bestandteil Ihrer Frage)
• Welche Mögli...