Betriebskostenabrechnung – Umlage und Abrechnungsfrist / 3.3 Zugang nach Fristablauf

Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, z. B. weil ihm noch keine Belege vorliegen (sog. Ausschlussfrist) (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

An das "Vertretenmüssen" stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen. Insofern soll der Vermieter sogar verpflichtet sein, sich darum zu bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten, z. B. durch Reklamation beim Rechnungssteller.^[1]

Hat der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, muss er aber grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten die Abrechnung erstellen und eine eventuelle Nachforderung geltend machen, nachdem ihm die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung vorliegen und das Abrechnungshindernis somit beseitigt ist. Dies gilt auch dann, wenn der Vermieter deshalb bei verschiedenen Abrechnungshindernissen möglicherweise wiederholt Nachforderungen geltend machen muss.^[2]

Eine große Wohnungsverwaltung, die Betriebskostenabrechnungen computergestützt erstellt, kann einen verspäteten Zugang der Abrechnung beim Mieter nicht damit begründen, dass wenige Wochen vor Fristablauf ein Blitzschlag zum Absturz der Computer geführt hätte und eine gewisse Zeit zur Neuinstallation und Datenrekonstruktion erforderlich gewesen sei, da die Verwaltung zur Absicherung der Daten durch eine entsprechende externe Datenabsicherung verpflichtet gewesen wäre.^[3]

Die Versäumung der Ausschlussfrist hat der Vermieter auch dann zu vertreten, wenn das von ihm beauftragte Abrechnungsunternehmen, für dessen Verschulden er nach § 278 BGB (Erfüllungsgehilfe) haftet, die Unschlüssigkeit der ihm mitgeteilten Daten außer Acht lässt und inhaltlich fehlerhafte Abrechnungen herstellt mit der Folge, dass di...