AGS 01/2025, Die E-Rechnungspflicht ist da - was das für ... / IV. Empfang von E-Rechnungen

Seit 1.1.2025 darf jedes Unternehmen an ein anderes Unternehmen eine elektronische Rechnung ohne dessen Zustimmung versenden. Es besteht somit die Pflicht, die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer solchen Rechnung zu erfüllen. Grds. reicht dafür die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus, was bereits fast alle Anwält:innen haben. Ein gesondertes E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang ist nicht zwingend erforderlich. Es bietet sich aber an, um die Verfahrensabläufe zu optimieren und die Vorteile einer elektronischen Rechnung besser nutzen zu können. Möglich ist es aber auch, andere zulässige Übermittlungswege, wie den Abruf in einem Portal, zu vereinbaren.

Auch weiterhin gilt, dass die Rechnung lesbar sein muss. Lesbarkeit bedeutet jedoch künftig nicht mehr "vom menschlichen Auge lesbar", sondern "maschinell lesbar". Es gibt daher rein strukturierte Datenformate, basierend auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht unmittelbar für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge eignet (Standard XRechnung). Aber auch hybride Formate stehen zur Verfügung. So besteht das ZUGFeRD-Format neben dem strukturierten Datenteil auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (zum Beispiel PDF-Dokument), das beide in einer Datei zusammenfasst.

Es ist davon auszugehen, dass sich i.S.d. Kundenfreundlichkeit das hybride Format durchsetzt, das eine Lesbarkeit auch für das Auge ohne weitere Zwischenschritte ermöglicht. Sollte doch einmal eine reine XML-Datei eingehen, gibt es aber auch für Anwält:innen, die keine Büroprogramme mit entsprechenden Funktionen besitzen, kostenfreie Tools zur Visualisierung, u.a. auch von ELSTER.^[2]