Agile Transformation der Controlling- und Finanzabteilun ... / 2.3 Ergebnis der Transformation

Die gemäß dem Drei-Achsen-Modell durchgeführte Status Quo-Analyse der Informationsarchitektur sowie die Analyse von Schwachstellen und Ineffizienzen offenbarten wichtige Erkenntnisse für die Zukunft der Finanzabteilung des mittelständischen Unternehmens. Insbesondere bei Betrachtung der Informationstypen sowie -aufgaben ergab sich, dass zu viele Berichte manuell in Excel erfasst oder nachbearbeitet werden. Dies ist nicht nur mit einem hohen Arbeitsaufwand und erhöhter Fehleranfälligkeit verbunden, sondern birgt auch das Risiko einer Handlungsunfähigkeit bei Ausfall von Schlüsselpersonen. Auch zeigte sich durch die umfassende Analyse der gesamten Informationsarchitektur, dass Berichte teilweise in unterschiedlichen Abteilungen erstellt, verwaltet und analysiert werden und Dopplungen bestehen.

Es stellte sich heraus, dass teilweise für Kernprozesse der Controlling- und Finanzabteilung keine klar definierten Prozessabläufe und -dokumentationen existieren und Prozessbeteiligte oftmals nicht konkretisiert sind. In diesem Zuge wurde ebenfalls erkannt, dass bislang noch keine systematische Speicherung von Wissen innerhalb der Abteilung vorliegt und die Gefahr des Wissensverlusts durch das Ausscheiden von erfahrenen Mitarbeitern besteht. Mit Blick auf die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen der Controlling- und Finanzabteilung sowie bezogen auf weitere Abteilungen des Unternehmens ließen sich Kooperationsprobleme und ein ausgeprägtes Silodenken beobachten. Eine weitere Erkenntnis war, dass Stammdaten dezentralisiert erfasst wurden und Systemberechtigungen nicht einheitlich organisiert waren, was zu Ineffizienzen sowie Kommunikationsproblemen entlang eines zentralen Prozesses führte. Um die genannten Probleme zu beheben und durch Automatisierung und Standardisierung z...