§ 1a Individualarbeitsrecht – Teil 1 / a) Hintergrund

Rz. 1169

Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht definiert. Unter Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Personalakten im materiellen Sinne sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen.^[2775]

Rz. 1170

Eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, Personalakten zu führen, gibt es als solche nicht. Allerdings ist der Arbeitgeber aufgrund diverser gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen über Vorgänge, die die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses und die bestehenden öffentlich-rechtlichen Pflichten des Arbeitgebers betreffen. So ist der Arbeitgeber nach § 28d SGB IV verpflichtet, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag abzuführen und folglich gem. § 28f SGB IV auch verpflichtet, entsprechende Aufzeichnungen getrennt nach Kalenderjahren und Arbeitnehmern zu führen und diese bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Entsprechend Verpflichtungen bestehen auch in steuerlicher Hinsicht (§ 147 AO) sowie nach § 257 HGB.

Rz. 1171

Wenn der Arbeitgeber Personalakten führt, sind sie äußerlich erkennbar in Ordner, Heften oder Blattsammlungen zu führen, entsprechend zu kennzeichnen und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend zu bezeichnen.^[2776]

Rz. 1172

Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, muss dies den Grundsätzen von Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit folgen, vgl. hierzu Rdn 1179 ff. Der Arbeitgeber ist deshalb darauf v...