Umzugskosten: Welche Kosten und Pauschalen Arbeitgeber erstatten können

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Beruflicher Anlass
• Steuerfreiheit
• Abziehbare Höhe

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130		Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung
Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt	1740	3720		Sonstige Verbindlichkeiten

So kontieren Sie richtig!

Der Arbeitgeber kann beruflich veranlasste Umzugskosten in tatsächlicher Höhe übernehmen. Sonstige Umzugskosten dürfen pauschal erstattet werden. Die Buchung der dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatteten Umzugskosten erfolgt auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt" 1740 (SKR 03) bzw. 3720 (SKR 04).

So buchen Sie richtig

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Umzugskostenerstattung durch Arbeitgeber – Buchung der Zahlung

Hans Groß ist angestellter Steuerberater der Treuhand-Steuerberatungs-AG in Hamburg. Als in der Kölner Filiale die Stelle eines Geschäftsführers frei wird, erhält Hans Groß den Zuschlag. Die Treuhand-Steuerberatungs-AG erstattet ihm gegen Vorlage der Belege die Umzugskosten i. H. v. 3.100 EUR.

Buchungsvorschlag für die Treuhand-Steuerberatungs-AG:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	3.100	1740/3720	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	3.100

3 Es muss ein beruflich veranlasster Umzug vorliegen

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Kosten für einen Umzug steuerfrei erstatten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist und soweit keine höheren Kosten erstattet werden als die, welche als Werbungskosten für den Arbeitnehmer abzugsfähig wären.

Ein Umzug ist regelmäßig beruflich veranlasst, wenn ein Arbeitnehmer

• erstmalig eine Stelle antritt,
• seinen Arbeitgeber wechselt oder
• sich durch den Umzug die Fahrzeit pro Tag um mindestens eine Stunde täglich reduziert.

Bei Ehegatten werden die Zeiten nicht addiert oder saldiert. D. h., verkürzt sich die Fahrzeit bei einem Ehegatten um mindestens eine Stunde, kann er die Umzugsaufwendungen geltend machen, auch wenn sich für den anderen Ehegatten die Fahrzeit verlängern sollte.^[1] Es spielt außerdem keine Rolle, ob die neue Wohnung gemietet wird oder Eigentum ist. Steht fest, dass die arbeitstägliche Fahrzeitersparnis mindestens eine Stunde beträgt, dann sind private Gründe (z. B. die Gründung eines gemeinsamen Haushalts aus Anlass einer Eheschließung/Begründung einer Lebenspartnerschaft, erhöhter Wohnbedarf wegen der Geburt eines Kindes) unbeachtlich.

Praxis-Tipp

Wann ein Arbeitnehmer Werbungskosten für den Umzug geltend machen kann

Leistet der Arbeitgeber keinen steuerfreien Ersatz, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

[1] BFH, Urteil v. 21.2.2006, BStBl. II S. 598.

4 Welche Kosten als Umzugskosten gelten

Bei einem beruflich veranlassten Umzug kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Umzugskosten bis zur Höhe der Beträge steuerfrei erstatten, die nach dem Bundesumzugskostenrecht höchstens gezahlt werden können.

Arbeitgeber können die folgenden Beträge steuerfrei erstatten:

• die tatsächlichen Auslagen für den Transport von Möbeln, Hausrat, Kleidung usw.;
• Reisekosten im Zusammenhang mit dem Umzug von der bisherigen zur neuen Wohnung;
• vor dem Umzug 2 Reisen einer Person oder eine Reise für 2 Personen, um eine Wohnung am neuen Tätigkeitsort zu suchen und zu besichtigen;
• Miete für die bisherige Wohnung, die nach dem Umzug weitergezahlt werden muss, weil der Mietvertrag nicht kurzfristig gekündigt werden kann;^[1] die Einschränkung nach dem BUKG gilt nicht für steuerliche Zwecke;
• Miete für die neue Wohnung, die für die Zeit vor dem Umzug gezahlt wird;^[2] die Einschränkung nach dem BUKG gilt nicht für steuerliche Zwecke;
• Kosten eines Maklers für die Vermittlung einer Mietwohnung;
• Kosten für den umzugsbedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder (siehe nachfolgende Übersicht)

Diese Kosten können Arbeitgeber steuerfrei übernehmen bzw. erstatten, wenn der Arbeitnehmer die Kosten belegmäßig nachweist. Zusätzlich dürfen die Pauschalen aus der folgenden Tabelle erstattet werden.

[1] BFH, Urteil v. 13.7.2011, VI R 2/11.

[2] BFH, Urteil v. 13.7.2011, VI R 2/11.

5 Amtliche Höchstbeträge für die Anerkennung von Umzugskosten

Das BMF hat mit Schreiben vom 28.12.2023^[1] die Beträge für die Anerkennung sonstiger beruflich bedingter Umzugsauslagen sowie umzugsbedingter Unterrichtskosten für Umzüge ab dem 1.3.2024 angepasst. Demnach können die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber bis zur Höhe der nachfolgenden Pauschalbeträge steuerfrei übernommen werden:

Sachverhalt	ab dem 1.3.2024	ab dem 1.4.2022
Höchstbetrag für die Anerkennung umzugsbedingter Unterrichtskosten für ein Kind	1.286 EUR	1.181 EUR
Pauschbetrag für sonstige Umzugskosten (§ 10 Abs. 1 BUKG):
- für Berechtigte	964 EUR	886 EUR
- für jede andere Person (Ehegatte, Lebenspartner, ledige Kinder, die nach dem Umzug in häuslicher G...