Rz. 124

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird, § 14 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 14 b Abs. 1 Satz 3 2. Halbsatz UStG, § 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Dies bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist in gesondert gelagerten Einzelfällen auch mehr als 10 Jahre betragen kann. Wenn z. B. kurz vor Ablauf der steuerlichen Festsetzungsverjährung (§§ 169 ff. AO) mit einer Betriebs- oder einer Steuerfahndungsprüfung begonnen wird, müssen die Rechnungen so lange aufbewahrt werden, bis die entsprechende Prüfung abgeschlossen ist, auch wenn zwischenzeitlich die 10-jährige Aufbewahrungsfrist "eigentlich" abgelaufen ist, § 14 b Abs. 1 Satz 3 2. Halbsatz UStG, §§ 147 Abs. 3 Satz 3, 171 Abs. 4, 5 AO.

 

Rz. 125

 
Hinweis
  • Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung – erfüllen. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.[1]
  • In den Fällen des § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG, d. h., wenn der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt, ist der Leistungsempfänger nach § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer ist oder aber Unternehmer ist und die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Als Zahlungsbelege kommen z. B. Kontobelege und Quittungen in Betracht. Andere beweiskräftige Unterlagen i. S. d. § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG können z. B. Bauverträge, Abnahmeprotokolle nach VOB oder Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistung sein, mittels derer sich der Leistende, Art und Umfang der ausgeführten Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen.
  • Bei der Aufbewahrung von Rechnungen auf Bild- oder Datenträgern ist zu beachten, dass die Speicherung auf einem Bild- oder Datenträger erfolgt, der innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar ist. Die Mindesthaltbarkeit von Disketten, Magnetbändern und Magnetbandstreamern beträgt in der Regel nicht 10 Jahre, wie dies bei CD-ROM, DVD oder WORM-Speichern der Fall ist. Wenn die Mindesthaltbarkeit des Speichermediums nicht 10 Jahre beträgt, muss rechtzeitig eine Kopie gefertigt werden.
  • Falls ein Unternehmer eine Rechnung auf Thermopapier erhalten hat, ist es gleichfalls erforderlich, die Rechnung rechtzeitig zu kopieren, um die Voraussetzung der Lesbarkeit innerhalb der 10-Jahresfrist zu erfüllen.[2]
[1] Vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE.
[2] Vgl. Weber, DB 2004, S. 342.

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