Geschenke / 6 Aufzeichnungspflichten

6.1 Gesonderte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.^[1] Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss vermieden werden. Bei Verletzung dieser Aufzeichnungspflicht sind die Geschenkaufwendungen selbst dann von der Berücksichtigung bei der Gewinnermittlung ausgeschlossen, wenn sie je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 50 bzw. 35 EUR nicht übersteigen.^[2];[3]

Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn die Geschenkaufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.^[4] Zeitnahe Verbuchung bedeutet, dass die Geschenkaufwendungen innerhalb einer Frist von 10 Tagen, allenfalls innerhalb eines Monats nach der Zuwendung des Geschenks, aufgezeichnet werden; eine getrennte Aufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs genügt nicht.^[5]

Eine Umbuchung von Aufwendungen für Werbegeschenke erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahrs auf ein besonderes Konto erfüllt nicht die Voraussetzungen einer besonderen Aufzeichnung i. S. d. § 4 Abs. 7 EStG.^[6]

Achtung

Werbegeschenke mit Firmenlogo

Werbegeschenke, die einen konkreten Nutzen haben, wie z. B. Kugelschreiber, Kalender, Feuerzeuge oder Schlüsselanhänger, sind i. d. R. mit einem Firmennamen versehen, der in Folge bei Kunden oder Mitarbeitern langfristig in Erinnerung bleibt. Derartige Werbegeschenke sind zwar nach alltäglichem Verständnis keine "klassischen" Geschenke. Nach einer Entscheidung des FG Baden-Württemberg^[7] sind die Kalender dennoch Geschenke i....