Belege / 6 Aufbewahrung: Es kommt auf den Beleg an

Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen bislang 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht,^[1] als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.^[2]

Durch das 4. Bürokratieentlastungesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB auf 8 Jahre verkürzt. Dies ist durchaus zu begrüßen. Ob die Verkürzung indes einen signifikanten Beitrag zur Entlastung von Bürokratie darstellt, erscheint fraglich, da in der heutigen Zeit viele Unternehmen ihre Belege weitgehend digitalisiert haben.

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung, Belege als Betriebsausgaben).^[3]

Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen^[4] ergeben.

[1] Vgl. § 257 HGB; Kliem/Lewe, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 257 HGB Rz. 10 ff.

[2] § 147 AO; s. Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 147 AO Rz. 45 ff., Stand: 5.7.2024.

[3] BFH, Beschluss v. 26.9.2007, BStBl 2008 II S. 415.

[4] Z. B. § 14 b UStG; Korn, in Bunjes, UStG, 23. Aufl. 2024, § 14b UStG Rz. 3 ff.

6.1 Belege müssen geordnet aufbewahrt werden

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.^[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.^[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter diese innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.^[3]

[1] Dißars, in Schwarz/...