3.1 Veranlassung des Arbeitsessens ist entscheidend
Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob
- es sich um Aufmerksamkeiten handelt,
- er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
- es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.
Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören[1] und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.[2]
Zu den Aufmerksamkeiten gehören
- Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt,
- Sachzuwendungen bis zu 60 EUR (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw.
Vorsicht! Bei der 60-EUR-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag.
Freigrenze beachten: Bei Überschreiten volle Steuerpflicht
Der Betrag von 60 EUR ist eine Freigrenze. Wird diese auch nur um 1 Cent überschritten, ist der ganze Betrag steuerpflichtig. Sie kann aber bei jedem besonderen persönlichen Ereignis berücksichtigt werden, also auch mehrmals im Monat.
3.2 Abgrenzung bei Speisen und Getränken
Unbelegte Backwaren (Brötchen, Croissants, Rosinenbrötchen usw.) mit einem Heißgetränk sind kein Frühstück im lohnsteuerrechtlichen Sinne.[1] Es handelt sich vielmehr um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die nicht als Arbeitslohn zu erfassen sind.
Arbeitgeber stellt unbelegte Backwaren und Heißgetränke bereit
Der Arbeitgeber stellte seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren – wie Brötchen und Rosinenbrot – nebst Heißgetränken zum sofortigen Verzehr im Betrieb kostenlos bereit. Das Finanzamt sah dies als ein Frühstück an, das mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn zu versteuern sei. Dem hat der BFH widersprochen.
Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer kann zu Arbeitslohn führen. Arbeitslohn liegt grundsätzlich vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit (ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) unentgeltlich oder verbilligt zukommen lässt. Davon abzugrenzen sind nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen dienen und denen daher keine Entlohnungsfunktion zukommt.
Bei unentgeltlich zugewandten Lebensmitteln handelt es sich nicht um Arbeitslohn in Form kostenloser Mahlzeiten, sondern um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten. Unbelegte Brötchen sind auch in Kombination mit einem Heißgetränk kein Frühstück im Sinne der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Selbst ein einfaches Frühstück muss noch einen Aufstrich oder einen Belag beinhalten. Die Überlassung der Backwaren nebst Heißgetränken dient daher lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen.
3.3 Was als Abgabe im überwiegend betrieblichen Interesse zählt
Überlässt der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, ist von einem überwiegenden betrieblichen Interesse auszugehen. Dies deshalb, weil dadurch der Arbeitsablauf am wenigsten beeinträchtigt wird. Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf allerdings nicht mehr als 60 EUR betragen.[1]
Mahlzeiten gehören z. B. nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie
- während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung,
- im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder
- bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält.[2]
3.4 Was als übliche Beköstigung beurteilt wird
Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als übliche Beköstigung überlässt, sind allerdings als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Als übliche Beköstigung sind z. B. einzustufen
- die Bewirtung auf einer Geschäftsreise oder
- das Frühstück, das der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise seines Arbeitnehmers übernimmt, indem er ihm die Kosten für Übernachtung mit Frühstück erstattet.
Handelt es sich um eine übliche Beköstigung, kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Wert der Mahlzeit mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen (Werte für 2023: Mittag- bzw. Abendessen 3,80 EUR und Frühstück 2,00 EUR/Werte für 2022: Mittag- bzw. Abendessen 3,57 EUR und Frühstück 1,87 EUR). Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Liegt der Wert...
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