Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 4.5 Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)

Rz. 33

Durch die fortlaufende Nummer nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, sog. Rechnungsnummer, soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Da der Unternehmer für jede Leistung an einen anderen Unternehmer eine Rechnung erteilen muss, steigt das Entdeckungsrisiko, wenn der Unternehmer eine Leistung "schwarz" erbringt, aber dem am Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug interessierten Kunden trotzdem eine Rechnung erteilt. Denn entweder klafft eine Lücke in den Nummern der vom Unternehmer aufbewahrten Rechnungskopien oder es existieren mindestens 2 Rechnungen mit derselben Nummer. Derartige Lücken bei fortlaufenden Rechnungsnummern können mittels des Einsatzes der Prüfsoftware IDEA, welche in der Finanzverwaltung verwendet wird, mithilfe des Prüfungstools "Lückenanalyse" relativ leicht festgestellt werden. Ferner erleichtert die Rechnungsnummer, Warenlieferungen in der Lieferantenkette zurückzuverfolgen. Diese ermöglicht eine bessere Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs.

Rz. 34

Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume wie Monate, Wochen, Tage, oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, wie verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Ferner ist es anlässlich der Erstellung einer Rechnungsnummer zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nach Ansicht der Verwaltung ist es schließlich zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden. Es muss jedoch in allen diesen Fällen, etwa durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis, gewährleistet sein, dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist. Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben.^[1]

Rz. 35

Hinweis

• Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten, wie z. B. die Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege, wie Kontoauszüge oder Überweisungsträger, eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten. Bei Verträgen über Dauerleistungen, die vor dem 1.1.2004 abgeschlossen wurden, ist es unschädlich, wenn keine fortlaufende Nummer enthalten ist. Es ist nicht erforderlich, diese Verträge um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen.^[2]
• Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV, und Fahrausweise, § 34 UStDV, müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.^[3]

[1] Vgl. Abschn. 14.5 Abs. 10, 11 UStAE.

[2] Vgl. BMF, Schreiben v. 29.1.2004, IV B 7 – S 7280 – 19/04, BStBl 2004 I S. 258, Rz. 43.

[3] Vgl. zu Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen Rz. 62 ff.