Kosten-Nutzen-Analyse / 3 Wie funktioniert die Kosten-Nutzen-Analyse?

Die Funktionsweise der Kosten-Nutzen-Analyse lässt sich gut an einem Beispiel zeigen:

 

Praxis-Beispiel

Bewertung einer Weiterbildungsmaßnahme

Die Personalabteilung in einem Unternehmen möchte 8 Mitarbeiter schulen, um die Arbeitsqualität und den Dienstleistungsanspruch des Personalwesens noch besser erfüllen zu können. Um die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme beurteilen zu können, wird eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, da keine unmittelbaren monetären Vorteile zu erreichen sind bzw. beziffert werden können. Die Kosten der Maßnahme können einfach ermittelt werden, da die Werte größtenteils bekannt sind (z. B. Lehrgangsgebühren, Hotel- und Reisekosten, Ausfallzeiten (z.B. multipliziert mit den Personalkosten pro Stunde) oder vergleichsweise einfach und hinreichend genau geschätzt werden können (z. B. Kosten für Ausfallzeiten, langsameres Arbeiten in der Umsetzungsphase, Umsetzungskontrolle). Die Maßnahme erstreckt sich über drei Arbeitstage.

 
  A. Aufwand Pro Mitarbeiter Gesamt
         
    Kosten der Veranstaltung (Lehrgangsgebühren) 1.980 15.840
    Hotelkosten 330 2.640
    Reisekosten 90 720
    Ausfallzeiten 960 7.680
    Langsameres Arbeiten während der Umsetzung 290 2.320
    Umsetzungskontrolle 140 1.120
    Gesamtaufwand im Schulungsjahr   30.320
  B. Nutzen/Einsparungen    
    Verbesserung der Arbeitsabläufe/Schnelleres Arbeiten 1.720 13.760
    Abbau von Überzeiten 670 5.360
    Selbstständigeres Arbeiten 340 2.720
    Reduktion der Fehlerquote 240 1.920
    Verbesserung der Kommunikation 160 1.280
    Gesamtnutzen im Schulungsjahr   25.040
  C. Saldo aus Nutzen und Kosten im ersten Jahr   -5.280
Angaben in EUR, gerundet    

Tab. 1:  Kosten-Nutzen-Betrachtung für eine Fortbildungsmaßnahme im Personalbereich

Das Beispiel zeigt, dass die Kosten den – geschätzten – Nutzen im ersten Jahr deutlich übersteigen. Allerdings muss bedacht werden, dass es sich bei den Schulungskosten um Einmalaufwendungen handelt bzw. um Maßnahmen, die in größeren Abständen, meist weniger intensiv mit entsprechend verringertem Aufwand, wiederholt werden müssen. Der Nutzen hingegen erschließt sich in der Regel jedes Jahr aufs Neue, auch sich alte Gewohnheiten wieder einschleichen und der Vorteil von Jahr zu Jahr geringer wird. Aber auch unter diesen Umständen rechnet sich die Schulungsmaßnahme für die Personalabteilung nach weniger als anderthalb Jahren.

Eine solche Kosten-Nutzen-Analyse für die Beurteilung von Fortbildungsmaßnahmen lässt sich grundsätzlich für alle betrieblichen Bereiche durchführen. Allerdings ist zu beachten, dass jeder Bereich in der Regel andere Erwartungen an den Nutzen einer solchen Maßnahme hat. Der Vertrieb bspw. dürfte auch daran interessiert sein, die Arbeitsabläufe zu verbessern. Wahrscheinlich hat aber die Möglichkeit der Verbesserung des Verkaufserfolgs oder der Reduktion der Stornoquote in diesem Bereich eine höhere Priorität.

 

Praxis-Tipp

Nutzenbewertung objektivieren, um Akzeptanz zu schaffen

Ein Nachteil der Kosten-Nutzen-Analyse ist, dass Sie zu ihrer Durchführung in der Regel auf Schätzwerte, insbesondere bei der Nutzenermittlung, angewiesen sind. Sie sollten daher stets versuchen, die jeweiligen Nutzenaspekte so weit wie möglich zu objektivieren. Beispielsweise lässt sich eingesparte Arbeitszeit mit den in Ihrem Betrieb üblichen Stundensätzen berechnen. Auch die Verringerung der Fehlerquote lässt sich monetär bewerten, wenn die Kosten für Ausschuss in der Produktion bekannt sind. Schwieriger dürfte es für Sie dagegen sein, die Mengenkomponenten zu schätzen, da hier meist keine bezifferbaren Erfahrungswerte vorliegen. Hier sollten Sie, wenn irgend möglich, das Know-how und die Erfahrungswerte der betroffenen Mitarbeiter nutzen und mit ihnen gemeinsam die benötigten Werte erarbeiten. Die Einbeziehung der Beschäftigten hat überdies den Vorteil, dass diese später eher bereit sind, eine Entscheidung der Geschäftsleitung mitzutragen, auch wenn sie nicht in allen Punkten ihren eigenen Vorstellungen entspricht.

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