§ 1 Kanzleiorganisation / VII. Mitarbeitereinsatz

1. Grundsatz

Rz. 83

Interesse eines wirtschaftlichen Kanzleibetriebes ist es, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, die ihrer Qualifikation entsprechen. Dies fördert zum einen die Motivation des Mitarbeiters, der nicht nur "stumpfsinniger" Tätigkeit ausgesetzt ist, sondern sich gefordert fühlt. Es spart daneben auch erhebliche Kosten. Wenig sinnvoll ist es beispielsweise, Rechtsanwaltsfachangestellte über große Teile ihrer Arbeitszeit mit dem Einsortieren von Ergänzungslieferungen, Botengängen oder Ablegen von Akten zu beschäftigen, da dies Tätigkeiten sind, die auch von ungelernten – und daher geringer bezahlten – Kräften (z.B. vom Studentenservice) erbracht werden können.

2. Zuordnung von Tätigkeitsfeldern

Rz. 84

Die Zuordnung von Mitarbeitern wird in der Regel in kleineren Kanzleien oder der Einmannkanzlei unproblematisch sein, da solche mit wenigen Kräften auskommen und der Arbeitsanfall normalerweise eine Spezialisierung bei den Mitarbeitern entbehrlich macht, da jeder "alles können muss".

Rz. 85

Anders stellt sich die Situation bei mittleren und größeren Kanzleien dar. Hier sollte überlegt werden, ob die einzelnen Tätigkeitsfelder, die oben als dem Mitarbeiter zur selbstständigen Bearbeitung vorgestellt wurden, nicht speziellen Bürokräften zugewiesen werden sollten, die dann auch in der Lage sind, schwierigere Aufgaben in dem jeweiligen Bereich zu meistern. Es sollte dabei andererseits jedoch nicht verkannt werden, dass eine zu weitgehende Spezialisierung bedeuten kann, dass eine Kraft, die täglich mit immer denselben Arbeiten konfrontiert ist, beginnt, sich zu langweilen und eine Urlaubsvertretung nicht mehr problemlos möglich ist. Eine Pauschalregel für die Zuordnung von Tätigkeitsfeldern gibt es nicht. Dazu sind die möglichen Kanzleigrößen und Tätigkeitsgebiete der Rechtsanwälte zu unterschiedlich. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass oft die folgende Bündelung von Aufgabengebieten vorgenommen wird:

▪	Bearbeitung der Kontoauszüge, Vorkontierung, Buchhaltung, Löhne und Gehälter, Erteilung von Zeugnissen, Neueinstellungen, An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung u.a., Tresor-Zugang
▪	Bearbeitung des Mahnwesens und der gesamten Zwangsvollstreckung, Führen der OPos-Liste (offene Posten)
▪	Erstellung der Kostenrechnungen, Kostenfestsetzungsanträge, Schriftsätze im Kostenfestsetzungsverfahren, alles rund um die Vergütungsvereinbarungen, Überprüfung von Gerichtskosten- und Gerichtsvollzieherrechnungen
▪	Bestellung von Büromaterial, Verwaltung der Wartungs- und Pflegeverträge für Computer-Programme und Geräte, Verwaltung der Bibliothek.

Rz. 86

Es darf nicht vergessen werden, dass sich jemand in der Kanzlei verantwortlich fühlen sollte für "das Haus", d.h. Kenntnis darüber hat, wo sich die Wasserhähne befinden, um im Schadenfall das Wasser abstellen zu können, sowie Kenntnis von Heizungskeller, Kaminschächten etc. hat, um Handwerkern, die Arbeiten durchführen müssen, die notwendigen Infos geben zu können. Externe Hausmeister sind oft nicht auf die Schnelle greifbar und es muss gewährleistet sein, dass wichtige Informationen zugänglich sind. So bietet es sich zum Beispiel an, eine Liste mit den im Haus vorhandenen Hauptwasserhähnen, Stromzählern etc. so auszuhängen, dass sie schnell und unproblematisch gefunden wird. Selbst wenn sich die Kanzlei einen eigenen "Hausmeister" leistet, kann auch dieser sich mal im Urlaub befinden oder unfallbedingt plötzlich ausfallen.

3. Persönliche Zuordnung

Rz. 87

Ein weiterer Aspekt, den die Anwälte einer größeren Kanzlei hinsichtlich ihrer Kanzleiorganisation zu bedenken haben, ist die Frage, ob einzelne Bürokräfte einzelnen Anwälten zugeordnet werden sollten, so dass für jeden Anwalt mindestens eine, im Wesentlichen ausschließlich für ihn arbeitende Bürokraft tätig ist. Dies empfiehlt sich schon deshalb, weil so die Bürokraft einen besseren Einblick in die Akten "ihres" Anwalts erhält und daher eher in der Lage ist, einkommende Mandantenanfragen auch selbstständig zu beantworten, ohne dass jeweils der Anwalt gestört werden müsste. Darüber hinaus ist in der Regel davon auszugehen, dass ein "eingespieltes Team" leistungsfähiger ist. Der Nachteil kann aber hier darin liegen, dass bei Krankheit oder Urlaub sich niemand anderes in den Akten auskennt und sich auch nicht zuständig fühlt. Bei der persönlichen Zuordnung von Mitarbeitern ist dies in der Organisation zu bedenken.