§ 1 Kanzleiorganisation / VI. Aktenaufbau

1. Ziele

Rz. 121

Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem Mandanten und anderen Personen, z.B. dem Prozessgegner, getroffenen Absprachen informieren können. Letztlich muss die Akte auch die technischen Abläufe im Hinblick auf das Mandat widerspiegeln, d.h. eventuelle Zahlungseingänge, Fristen und Termin müssen in ihr notiert werden.

2. Mehrere Aufbauvarianten

Rz. 122

Es gibt nicht nur einen denkbaren Aktenaufbau. Möglich sind vielmehr unterschiedliche Modelle. Wenn im Folgenden ein spezieller Aktenaufbau geschildert wird, muss dieser nicht dem entsprechen, den der Leser oder die Leserin in der Kanzlei vorfindet, in der sie oder er arbeitet. Dies bedeutet nicht, dass die dort vorgefundene Variante die schlechtere ist. Jede Kanzlei bedingt eben ihre eigene Struktur der Arbeitsabläufe.

Rz. 123

Wohl am weitesten verbreitet und sinnvoll ist die Aufteilung der Akte in einen Gerichts-, einen Korrespondenz- und einen Vollstreckungsteil. Für diesen Aktenaufbau werden im Fachhandel spezielle Aktenhefter mit Doppelheftung angeboten. In einer E-Akte lassen sich entsprechende Unterordner anlegen. In Unfallsachen finden sich oft auch Teilakten bezüglich der Korrespondenz mit dem Rechtsschutzversicherer bzw. Teilakten hinsichtlich eines Bußgeld- oder Ermittlungsverfahrens usw. Bewährt hat sich auch eine Teilakte bezüglich der Gebühren, insbesondere, wenn es sich um langwierige und umfangreiche Verfahren handelt, die bereits in mehreren Ordnern geführt werden. Die Abrechnung ist wesentlich einfacher, wenn alle ...