Die Anzahl der Stellensuchenden sinkt, die Herausforderungen für das Recruiting steigen. Um Talente nicht an die Wettbewerber auf dem Arbeitsmarkt zu verlieren, gilt es, die Time-to-Hire genau im Blick zu behalten. Diese zeigt Arbeitgebern, wie effizient ihre Personalgewinnung ist.
Damit sie ihre Recruiting-Ressourcen möglichst effizient einsetzen können, müssen Arbeitgeber die genutzten Tools und Maßnahmen, die gebuchten Recruiting-Kanäle und Jobbörsen laufend auf den Prüfstand stellen. Sie sollten sich regelmäßig fragen, an welchen Rädchen sie drehen müssen, um eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbungen zu generieren.
Das Erfassen von Recruiting-Kennzahlen ist ein wichtiger Hebel, um Problemfelder zu identifizieren. Eine relevante Kennzahl ist die Time-to-Hire. Sie gibt Auskunft darüber, wie schnell und effizient das Recruiting arbeitet.
Time-to-Hire als Teil der Time-to-Fill
Die Time-to-Hire beschreibt die durchschnittliche Zeit, die das Recruiting-Team eines Unternehmens benötigt, um eine offene Position zu besetzen. Sie ist eine Recruiting-Kennzahl, die relativ einfach zu erheben ist, weil sie aus dem Bewerbermanagementsystem zur Verfügung gestellt werden kann.
In vielen Unternehmen wird die Time-to-Hire mit der Time-to-Fill gleichgesetzt. Tatsächlich unterscheiden sich diese Kennzahlen. Die Time-to-Fill gibt den gesamten Zeitraum für die Besetzung einer offenen Position an. Die Time-to-Hire beschreibt die Zeit, die das Recruiting benötigt, um eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Die Time-to-Hire ist kleiner als die Time-to-Fill, die bereits beim Entstehen der Vakanz beginnt und in der Regel mit dem Arbeitsbeginn endet.
Die Time-to-Hire berechnen
Als Startpunkt für die Berechnung der Time-to-Hire können Recruiterinnen und Recruiter zum Beispiel die Ausschreibung der Stelle festlegen. Als Endpunkt kann die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag definiert werden.
Die jeweiligen Prozessschritte, die zwischen Start- und Endpunkt anfallen, können gemessen werden: Prüfen der Bewerbungen, Background-Check der Bewerberinnen und Bewerber, Bewertung der Bewerbungen, Jobinterviews und andere Auswahlinstrumente, Auswahlentscheidung, Aufsetzen und Verhandeln des Arbeitsvertrags.
Die Time-to-Hire ergibt sich aus der Anzahl der Tage, die in dieser Zeitspanne anfallen. Je kleiner diese Zahl ist, desto effizienter arbeitet das Recruiting.
Wie Arbeitgeber die Time-to-Hire optimieren können
Um die Time-to-Hire zu optimieren, sollten Unternehmen die einzelnen Prozessschritte genauer betrachten: Wo dauert es besonders lange? Liegen Bewerbungen im Durchschnitt vier Wochen im Fachbereich, bevor die Entscheidung fällt, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ist der Optimierungsbedarf offensichtlich. Aber auch die Zeitdauer von der Stellenausschreibung bis zum Eingang einer ausreichenden Anzahl an Bewerbungen oder die Länge des Auswahlprozesses vom ersten Interview bis zur Vertragsunterschrift bringen Aufschluss.
An diesen drei Punkten können Arbeitgeber ansetzen, wenn ihre Time-to-Hire zu lang ist:
Aktuelle Stellenanzeigen: Um die Time-to-Hire kurz zu halten, muss das Recruiting dafür sorgen, dass alle relevanten Stellenanzeigen tatsächlich einsehbar sind. Das heißt: Wenn eine in einem Jobportal geschaltete Stellenanzeige ausläuft, aber noch keine geeignete Person eingestellt werden konnte, gilt es, diese Anzeige umgehend erneut zu veröffentlichen, damit keine wertvolle Zeit verstreicht. Insbesondere in Firmen mit hohem Personalbedarf können sich durch nicht verfügbare Stellenanzeigen erhebliche Zusatzzeiten aufstauen.
Genaue Zielgruppenansprache: Die Time-to-Hire lässt sich auch durch eine Optimierung der Stellenausschreibung und der Recruiting-Kanäle verkürzen. Je konkreter die Ausschreibung formuliert ist und je passgenauer die Zielgruppenansprache erfolgt, desto weniger unpassende Bewerbungen kommen ins Unternehmen. Das ist wichtig, da eine große Anzahl an nicht geeigneten Zuschriften die Zeit für die Sichtung und Bearbeitung der Bewerbungen in die Höhe treibt – und auch die Recruiting-Kosten (Cost per Qualified Applicant).
Reibungslose Prozesse: Die meiste Zeit verlieren Unternehmen bei der Abstimmung zwischen der einstellenden Abteilung und dem Recruiting. Eine Optimierung der internen Abläufe sowie die Unterstützung durch eine moderne Bewerbermanagement-Software sorgen dafür, dass eingegangene Bewerbungen zeitnah gesichtet und bewertet werden und schnell eine Rückmeldung an die Bewerberinnen und Bewerber erfolgt. Das verkürzt nicht nur die Time-to-Hire sondern trägt auch dazu bei, dass Talente nicht abspringen, weil ihnen der Bewerbungsprozess zu lange dauert.
Eine lange Time-to-Hire erhöht die Kosten
Die Time-to-Hire zeigt nicht nur den Optimierungsbedarf im Recruiting-Prozess an, sondern beeinflusst auch die Kosten je Einstellung (Cost-per-Hire). Je länger die Stellenbesetzung dauert und je länger die Stelle vakant bleibt, desto mehr Kosten fallen für das Unternehmen an.
Dabei ist zu unterscheiden zwischen direkten und indirekten Kosten. Direkte Kosten entstehen beispielsweise beim Schalten der Stellenanzeige oder durch die Übernahme von Reisekosten für die Auswahlinterviews oder -tests. Die indirekten Kosten betreffen Produktionsausfälle oder Engpässe bei Dienstleistungen, weil die Stelle noch nicht besetzt werden konnte. In Positionen mit hoher Wertschöpfung sind die indirekten Kosten besonders hoch.
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