Small Talk ist ein wichtiger Faktor für Beziehungsaufbau und –pflege, auf Tagungen, Meetings, Events genauso wie vor Bewerbungsgesprächen und in informelleren Situationen. Wie die Kunst des Small Talks gelingt, verraten die Autorinnen Ilona Quick und Renate Birkenstock anhand einiger Tipps.
Small Talk wird häufig unterschätzt: Viele sehen darin nicht mehr als belangloses Gerede über Banalitäten. Doch Small Talk hilft, wichtige Arbeit auf der Beziehungsebene zu leisten. Oft ist das Gespräch über Kleinigkeiten der Auftakt für das eigentliche Fachgespräch sowie für lang anhaltende geschäftliche Beziehungen und Empfehlungen.
Wie der Small Talk mit Gästen, Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Bewerbern gelingt, zeigen einige Tipps aus dem Buch "Mit Small Talk zum Big Talk", das dieses Jahr im Verlag Business Village erschienen ist. Die Autorinnen Ilona Quick und Renate Birkenstock haben neun Schritte für Vorbereitung und Durchführung identifiziert.
Schritt 1: Mitarbeiter briefen
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie in Ihrer Rolle als Gastgeber zu unterstützen. Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu Gästen aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem Gäste untereinander oder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen. So sind alle während der Veranstaltung dafür sensibilisiert, offen zu sein, wenn beispielsweise ein Kollege einen Gast mit der Gesprächsgruppe eines anderen Kollegen auch noch bekannt machen möchte.
Schritt 2: Gästeliste besprechen
Besprechen Sie die Gästeliste: Wer kennt wen? Wer weiß etwas über wen? Markieren Sie in der Gästeliste VIPs sowie neue Gäste, die möglicherweise allein kommen.
Schritt 3: Namensschilder vorbereiten
Prüfen Sie, ob es hilfreich ist, Namensschilder vorzubereiten, sodass Ihre Gäste sich gegenseitig erkennen und finden können. Das hat den weiteren Vorteil, dass sich die Gäste beim Eintreffen an einem Empfang zentral melden.
Schritt 4: Kontakt aufnehmen
Mitarbeiter stellen sich gegenüber den Gästen mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch der Gast vorstellen. Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise ob XY schon da ist. Dann können Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen. Auf scheinbar geschlossene Gesprächsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazu stellen, zunächst zuhören, sich in einer Pause ins Gespräch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen, andersfarbige Namensschilder erleichtern dieses zusätzlich. Aktive Kontaktaufnahme ist das Schlüsselwort, es ist nicht ausreichend, wenn beispielsweise sich der Außendienstmitarbeiter nur mit seinen Kunden unterhält.
Schritt 5: Small Talk beginnen
Ist der erste Kontakt hergestellt, sprechen Sie über Alltägliches, über Themen, die Sie mit dem Gesprächspartner gemeinsam haben (wie das Wetter, den Veranstaltungsort, das Buffet) und zwar in einer positiven Art und Weise. Small Talk ist keine Diskussionsrunde, vermeiden Sie daher Themen, die polarisieren. Seien Sie ein angenehmer Gesprächspartner, der zuhören kann und auch mal andere reden lässt. Bombardieren Sie andere nicht mit Fragen, sondern stellen Sie der Frage etwas Persönliches voran: "Wir haben diesmal ein mediterranes Buffet ausgewählt, das stimmt mich schon mal auf meinen Italienurlaub ein. Wo geht es denn bei Ihnen diesmal hin?"
Schritt 6: Verbindungen herstellen
Die Hauptaufgabe des Gastgebers ist es, die Gäste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher überlegen Sie im Vorfeld, ob es Gemeinsamkeiten zwischen Gästen gibt, die ein Aufhänger sein könnten, Personen miteinander bekannt zu machen.
Schritt 7: Zwischen den Gästen zirkulieren
Sind Verbindungen zwischen Gästen hergestellt, können Sie sich mit einer ehrlichen Bemerkung von einer Gruppe zurückziehen: "Es war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht können wir das später fortsetzen. Sie haben sicher Verständnis, dass ich noch andere Gäste begrüßen möchte". Es ist wichtig, dass Sie als Gastgeber und Co-Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben, denn nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gesprächspartner von hier nach dort mitnehmen, fördern Sie das Durchmischen der Gesprächsgruppen. Einzelne Personen lassen Sie natürlich nicht allein zurück, sondern schließen sich mit diesen zunächst einer Gesprächsgruppe an.
Schritt 8: Zunächst auf Fachgespräche verzichten
Selbstverständlich wird bei einer beruflichen Veranstaltung auch über Fachthemen gesprochen. Vertagen Sie jedoch tiefergehende geschäftliche Gespräche. Reduzieren Sie vertrauliche Gespräche auf ein Minimum, sodass keine geschlossenen Gesprächsgruppen entstehen.
Schritt 9: VIPs beachten
Es ist nicht immer sinnvoll, wenn Sie als Hauptgastgeber alle Gäste persönlich am Empfang begrüßen. Oft bietet es sich an, dass Sie sich weiter hinten im Raum aufhalten und Ihre Mitarbeiter Ihnen wichtige Gäste zuführen. Aber: Schotten Sie sich nicht mit VIPs ab. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind für jeden Gast, der gern mit Ihnen kurz reden möchte.