Videokonferenzen und -calls sind mittlerweile im Alltag gut etabliert, haben aber auch gewisse Tücken. Durch die Corona-bedingt massive Zunahme der digitalen Kommunikation finden die Herausforderungen dieser Tools jetzt vermehrt Beachtung. Führungskräfte sollten aufmerksam sein, denn gerade Konflikte sind in digitalen Kommunikationskanälen nicht immer offensichtlich, können aber gravierende Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit eines Teams haben.
Eine Situation, die sicher viele kennen: Ein Kollege verspätet sich zu einem Meeting. Seine Entschuldigung: "Ich musste so lange am Kaffeeautomaten warten". In der digitalen Welt heißt es heute: "Sorry, ich hatte Probleme mit der Internetverbindung". Die Gedanken der Kolleginnen und Kollegen lassen sich an den genervten Gesichtern ablesen: "Immer das Gleiche". Schlechte Stimmung ist oftmals vorprogrammiert, ebenso "Lagerbildungen". Diese sind virtuell leichter möglich, ohne dass der Chef es merkt bzw. merken kann. Dies gilt auch während des Meetings, wenn z. B. einzelne Teilnehmende Chatnachrichten untereinander austauschen. Das eigentliche Thema und das Ziel des Meetings geraten dabei nicht selten in den Hintergrund.
Konflikte gehören zum Alltag einer Führungskraft. In der digitalen Welt lässt sich das Ausmaß aber oft nur schwer abschätzen, da sich im Büro vieles einfacher beobachten lässt als im virtuellen Umfeld. Da gilt es, ein Gespür zu entwickeln und Konflikte auch als Chance wahrzunehmen, um den Teamspirit zu steigern.
Grundsätzlich sollten Mitarbeitende in der Lage sein, Unstimmigkeiten selbst anzusprechen und zu klären. Nicht alles ist Aufgabe der Führungskraft. Allerdings muss diese die Rahmenbedingungen schaffen und bei Bedarf eingreifen. Schwelende Konflikte lähmen und haben negativen Einfluss auf die Arbeitsleistung bzw. -ergebnisse eines Teams - das zu verhindern, ist Aufgabe der Führungskraft.
Wie gelingt es, mit Konflikten bei (digitalen) Meetings souverän umzugehen? Neben Mut können folgende Tipps helfen:
1. Technik
In der Regel haben Unternehmen ein Tool für ihre virtuelle Kommunikation. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden sich damit gut auskennen. So ist es sicher von Vorteil, wenn sich ein Mitarbeitender vertieft mit diesem Tool befasst und allen Teammitgliedern eingehend die Funktionalitäten in einer Einweisungssession erklärt.
2. Spielregeln festlegen
Damit digitale Meetings erfolgreich sind, sollten Spielregeln - wie Stummschaltung, wenn andere Teilnehmer reden, oder das Vermeiden unnötiger Störgeräusche - festgelegt werden. Auch sollte vereinbart werden, dass alle Teilnehmenden ihre Kamera einschalten. Ohne solche für alle gültigen Regeln können Konflikte entstehen, die dazu führen, dass das Ziel des Meetings nicht erreicht wird.
3. Ziel des Gesprächs aufzeigen
Ist das Ziel klar formuliert, wird jedes Meeting effizienter. Daher sollte die Führungskraft zu Beginn klar skizzieren, was erreicht werden soll, z. B. welche Entscheidungen zu treffen sind. Je nach Bedarf muss auch während der Sitzung nochmals hierauf hingewiesen werden. Zum Schluss des Meetings ist es wichtig, das erzielte Ergebnis und alle fälligen To-dos zusammenzufassen.
4. Angemessenen Zeitrahmen wählen
Was für Face-to-Face-Besprechungen gilt, ist auch bei virtuellen Meetings zu beachten: Sie sollten 90 Minuten nicht überschreiten. Besser sind nur 60 Minuten, denn danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden drastisch ab.
5. Konflikte in Teammeetings nicht eskalieren lassen
In Teammeetings sollten Konflikte nicht eskalieren. Darauf hat eine Führungskraft zu achten. Daher ist es wichtig, alle Teilnehmenden im Blick zu haben und allen nach Möglichkeit gleich lange Redezeiten einzuräumen. Auch gilt es, sensibel zu sein und genau hinzusehen. Die Stimmung der Teilnehmenden lässt sich häufig an der Mimik und Körperhaltung ablesen. Nimmt die Führungskraft Spannungen oder Konflikte wahr, sollte sie den/die Teilnehmenden nach und nicht während des Meetings ansprechen. Ist eine Klärung auf diesem Weg nicht möglich bzw. nicht sinnvoll, sollte zeitnah ein Termin zwischen den Betroffenen organisiert werden. In dieser Aussprache kommt der Führungskraft die Vermittlerfunktion zu.
Das Managen von Konflikten fordert von einer Führungskraft viel. Sie muss Emotionen aushalten oder auch schwierige Entscheidungen treffen können. Führungskräfte sollten deshalb - egal, ob ihre Teams digital und/oder "klassisch" zusammenarbeiten - Konflikte als Positivum betrachten, sie zulassen und als Chance zur persönlichen Weiterentwicklung sowie jener des Teams und der einzelnen Mitarbeitenden begreifen. Dabei gilt es nicht zu vergessen, dass Leadership eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft ist, denn positiv erlebte Führung zahlt sich aus und spiegelt sich auch in reduzierten krankheitsbedingten Fehlzeiten wieder. Hierzu beitragen kann das elipsLife Care Management, welches Arbeitgeber mit präventiven und integrativen Maßnahmen bei der Gesunderhaltung ihrer Mitarbeitenden unterstützt und zum Thema Führung ihren Kunden nützliche Tipps und Informationen zur Verfügung stellt.