Ob im Café, zuhause oder beim Kunden: Microsoft hat die Anwesenheitspflicht im Büro abgeschafft und überlässt es den Mitarbeitern, wo sie arbeiten. Weshalb dazu eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen wurde und was diese regelt, erklärt Elke Frank, Senior Director HR bei Microsoft Deutschland.
Haufe Online-Redaktion: Warum wurde eine Betriebsvereinbarung zum Thema Arbeitsort bei Microsoft vereinbart?
Elke Frank: Microsoft ist in Deutschland zu 80 Prozent Vertriebsgesellschaft, unsere Mitarbeiter sind zu 90 Prozent Wissensarbeiter. Daher arbeiten unsere Mitarbeiter oft bei Kunden und Partnerunternehmen vor Ort, von zuhause oder auf der Zugfahrt. Der Vertrauensarbeitsort war also schon viele Jahre lang gelebte Praxis. Der Betriebsrat und die Personalabteilung haben beschlossen, diese Regelung zum flexiblen Arbeiten auch zu Papier zu bringen. Wichtige Fragen waren unter anderem: Wie können wir die Führungskräfte noch besser in das Thema integrieren? Wie können wir unsere Führungskräfte stärker in Richtung Coaching entwickeln? In der Betriebsvereinbarung haben wir auch einige Regelungen für Trainings und Coaching-Sessions mit verankert.
Haufe Online-Redaktion: Wie wird in Ihrer Betriebsvereinbarung der Arbeitsort definiert? Schließlich hat dieser auch Auswirkungen auf Fahrtkosten für Dienstreisen und die steuerlichen Regeln zum Arbeitsweg.
Frank: Der Vertrauensarbeitsort befindet sich dort, wo der Mitarbeiter sich gerade befindet und mit der vorhandenen Technologie arbeiten kann. Ihre Frage zielt auf die betriebsverfassungsrechtliche Zuordnung der Mitarbeiter ab: Wir haben sechs Niederlassungen in Deutschland – München, Köln, Berlin, Bad Homburg, Böblingen sowie Hamburg. Die Versteuerung der Fahrten von der Arbeitsstätte zum Wohnort erfolgt nach dieser betriebsverfassungsrechtlichen Zuordnung der Mitarbeiter. Das ist aber nicht in der Betriebsvereinbarung geregelt, sondern mit jeder Niederlassung und dem jeweiligen lokalen Betriebsrat.
Haufe Online-Redaktion: Regelt die Betriebsvereinbarung auch, welche Gespräche von Führungskräften und Mitarbeitern persönlich stattzufinden haben?
Frank: Ja. Sie enthält zum Beispiel eine Regel, dass Feedback-Gespräche mit der Führungskraft, die bei uns dreimal im Jahr stattfinden, persönlich erfolgen sollen. Wir sind der Überzeugung, dass sich die besondere Unternehmens- und Führungskultur nur durch regelmäßige persönliche Kontakte aufrechterhalten lässt. Persönliche Treffen sind wichtig, auch das regelmäßige Treffen der Kollegen, der informelle Austausch in der Kaffeeküche. Das fördert Kultur und Zusammenhalt.
Haufe Online-Redaktion: Wie werden beim Vertrauensarbeitsort die Anforderungen des Arbeitsschutzes sichergestellt?
Frank: Ein Beispiel ist das Arbeitszeitgesetz: Wir haben schon seit Jahren Vertrauensarbeitszeit. Da ist uns wichtig, dass die gesetzlichen Grenzen wie beispielsweise die acht- und die Zehn-Stunden-Grenze pro Tag und die Ruhezeiten eingehalten werden. Ein anderes Beispiel ist die Arbeitsplatzverordnung: In unseren Büros stellen wir sicher, dass die Arbeitsplätze den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Wenn der Mitarbeiter beim Kunden arbeitet, im Café oder im Zug, gibt es gesetzliche Erleichterungen. Das Thema wurde natürlich auch mit den Betriebsräten diskutiert.
Haufe Online-Redaktion: Von wem ging die Initiative für die Betriebsvereinbarung aus?
Frank: Die Initialzündung kam vom Personalbereich. Ziel war es, die gelebte Praxis schriftlich niederzulegen. Der Betriebsrat stimmte hier sofort zu.
Elke Frank ist seit August 2013 Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Deutschland und dort als Senior Director Human Resources verantwortlich für das Personal-Ressort.
Das Interview führte Daniela Furkel, Personalmagazin.