Wie die Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten bewertet wird

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist eine Grundregel der öffentlichen Haushaltswirtschaft. Die Bundeshaushaltsordnung schreibt für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor, was auch für alle Investitionen in Digitalisierungsmaßnahmen und IT-Infrastruktur gilt. In der Bundesverwaltung ist das System „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung – Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung“ (WiBe) das maßgebliche Verfahren zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von IT-Investitionen. Es wird von den jeweiligen Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (CIO Bund) herausgegeben und bereitgestellt. Die aktuelle Version heißt WiBe 5.0 und dient unter anderem dazu, zu entscheiden, ob eine elektronische Akte eingeführt oder ein bisheriges IT-Fachverfahren durch ein anderes abgelöst wird.

Vier Kriterienkataloge

WiBe 5.0 gibt in vier sogenannten „Kriterienkatalogen“ (meist kurz „Kataloge“ genannt) vor, welche quantitativen und qualitativen Kriterien für eine vollständig durchgeführte WiBe 5.0 zu erheben sind. Mögliche Kriterien sind beispielsweise die Lizenzkosten oder der Wartungs- oder Schulungsaufwand. Zur finalen Einschätzung der Wirtschaftlichkeit werden vor allem die Bedeutung der Maßnahme für die IT-Strategie einer Behörde sowie der wirtschaftliche Nutzen für Bürger und Unternehmen bewertet.

Entwicklung seit 1992

Das WiBe-System wurde Anfang der 1990er Jahre eingeführt. Im Jahr 1992 entschloss sich die Bundesverwaltung, aufgrund steigender Anforderungen an die Verwaltungsarbeit verstärkt IT-Systeme einzusetzen. Da diese Systeme jedoch auch mit hohen Kosten verbunden waren, musste ihre Wirtschaftlichkeit kontinuierlich überprüft werden. So entstand das Konzept WiBe 1.0 zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von IT-Vorhaben. Das System wurde zunächst in ein Softwaretool für Microsoft Excel integriert. Die aktuelle Version 5.0 ist das Ergebnis einer umfassenden Überarbeitung des WiBe-Kriterienkatalogs, insbesondere der Straffung der monetären Kriterien und der Streichung des qualitativen Kriterienkatalogs WiBe D (Ablösedringlichkeit des Altsystems). Die Ablösedringlichkeit des Altsystems wird seitdem im Rahmen der Begründung des Handlungsbedarfs ermittelt. Daher muss die Dringlichkeit bereits vor Durchführung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt werden. Erst bei festgestellter Dringlichkeit kann das Investitionsvorhaben geplant werden.

Kritik

Viele IT- und Verwaltungsexperten halten die Änderungen am System jedoch nach wie vor für unzureichend und verweisen auf unterschiedlichen Reformbedarf. Insbesondere die häufig kritisierte und auf viele Sachverhalte nicht mehr anwendbare starre Einteilung der Bewertungen für die qualitativ-strategischen Kriterien und die externen Effekte wurde nicht flexibler gestaltet. Auch die Notwendigkeit, die WiBe über den Projektverlauf und als Erfolgskontrolle im Wirkbetrieb fortzuschreiben, wurde bisher nicht praxisgerechter gestaltet. Der Informatiker Alex da Mota Pedrosa von der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung in Schleswig-Holstein (FHVD) bringt es auf dem Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2025 auf den Punkt: „Die aktuelle Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch WiBe 5.0 stößt in der Alltagspraxis immer noch an Grenzen.“