Unternehmer schreiben gerne Rechnungen, denn es ist ein Zeichen dafür, dass die Kasse klingelt. Damit die Rechnung auch beglichen und vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie korrekt ausgestellt sein. Das wissen die meisten, doch wie sieht es bei Rechnungen an oder von ausländischen Betrieben aus?
Auslandsrechnungen unterliegen gesonderten Bestimmungen
Rechnungen, die ein deutscher Unternehmer an einen ausländischen Betrieb stellt oder andersherum von einem ausländischen Betrieb an ein deutsches Unternehmen gestellt werden, unterliegen gesonderten Bestimmungen. Die Finanzverwaltung hat kürzlich hierzu ein BMF-Schreiben veröffentlicht, welches die Details regelt (BMF-Schreiben vom 25.10.2013, IV D 2 - S 7280/12/10002). Die Änderungen sind erstmals auf Umsätze anzuwenden, die nach dem 29. Juni 2013 ausgeführt werden.
Auslandsrechnung: Pflichtangabe in anderen Amtssprachen möglich
Neu ist, dass die deutschen Finanzverwaltung bestimmte Formulierungen von Pflichtangaben in Rechnungen anerkennt, die in anderen Amtssprachen für Begriffe, wie z. B. „Gutschrift“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, verwendet werden (Art. 226 Nr. 10a, 11a MwStSystRL). In seinem BMF-Schreiben vom 25.10.2013 hat die Finanzverwaltung alle zugelassenen Formulierungen aufgelistet. Das erleichtert die Arbeit im Rechnungswesen und beugt Fehlern vor, die nicht immer oder nur mit großem Aufwand berichtigt werden können. Schlimmstenfalls riskiert der Unternehmer seinen Vorsteuerabzug. Ein Blick in die Liste kann sich daher auszahlen.
Zunächst muss aber bei Rechnungen, die über die Grenze gestellt werden, geklärt werden, wer die Rechnung stellen muss. Auch hier hat der BMF in seinem Schreiben vom 25.10.2013 wie folgt Stellung bezogen:
Vorschriften des EU-Staates der Umsatz-Ausfuhr maßgeblich
Grundsätzlich richten sich die Pflichtangaben in Rechnungen nach den Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Umsatz ausgeführt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG, der auf Art. 219a Nr. 1 MwStSystRL beruht).
Fall 1: Nicht im Inland ansässiger Unternehmer
Ist
- ein Unternehmer
- nicht im Inland ansässig, aber
- in einem anderen Mitgliedstaat ansässig und
- führt er einen im Inland steuerbaren Umsatz aus,
- für den der Leistungsempfänger Steuerschuldner (§ 13b Abs. 5 UStG) ist,
dann gelten für die Rechnungserteilung die Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Unternehmer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte hat.
Beispiel:
Der französische Unternehmer F mit Sitz in Frankreich erbringt an den deutschen Unternehmer D eine in Deutschland steuerbare sonstige Leistung (z. B. Beratungsleistung).
Lösung: F muss die Rechnung nach den in Frankreich geltenden Vorgaben ausstellen. D hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in seiner Landessprache.
Ausnahme: Abrechnung per Gutschrift
Vereinbaren die beiden Unternehmen, dass nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger über den Umsatz abrechnet (Gutschrift), bleibt es bei den allgemeinen Grundsätzen der Rechnungserteilung nach dem jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht (in Deutschland nach §§ 14, 14a UStG).
Beispiel:
F und D (siehe Beispiel oben) vereinbaren, dass D mit Gutschrift abrechnet.
Lösung: D muss die Gutschrift nach den in Deutschland geltenden Bestimmungen erstellen.
Wichtig: Weist F in der Rechnung dennoch gesondert die deutsche Umsatzsteuer aus, obwohl er diese nicht schuldet, muss er den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber D berichtigen. Andernfalls muss er den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber dem Finanzamt begleichen.
Fall 2: Im Inland ansässiger Unternehmer
Führt
- ein im Inland ansässiger Unternehmer
- einen Umsatz
- in einem anderen Mitgliedstaat,
- in welchem keine Betriebsstätte beteiligt ist,
aus und
- schuldet der Leistungsempfänger die Steuer (keine Gutschrift!),
dann ist der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung nach nationalem Recht verpflichtet. In Deutschland richtet sich die Rechnungsstellung nach den Vorschriften §§ 14, 14a UStG und muss u.a. die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
Ausnahme: Abrechnung per Gutschrift
Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Sie wird gerne eingesetzt, wenn es für den Leistungsempfänger einfacher ist, die zur Abrechnung erforderlichen Informationen zu beschaffen. Vereinbaren folglich die Unternehmen, dass der Leistungsempfänger über den Umsatz per Gutschrift abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), ist der Leistende von seiner Pflicht zur Rechnungstellung entbunden. Der Leistungsempfänger rechnet unterdessen per Gutschrift ab.
Hinweis: Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung ist keine kaufmännischen Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in diesem Zusammenhang trotzdem der Begriff „Gutschrift“ verwendet, hat dies umsatzsteuerlich keine Folgen.
Wichtig: Rechnung müssen im Falle einer Gutschrift neuerdings die Pflichtangabe „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG). Dies gilt auch für „gemischte“ Rechnungen, in denen empfangene Leistungen (Gutschrift) und ausgeführte Leistungen miteinander verrechnet werden.
Folgen von falschen oder fehlenden Angaben
Falsche oder fehlende Angaben können schwerwiegende Folgen haben. Vorsicht ist deshalb geboten. Wird beispielsweise der Begriff „Gutschrift“ gänzlich vergessen, riskiert der Unternehmer den Vorsteuerabzug. Kleine begriffliche Unschärfen bleiben hingegen ohne Folge, sofern die Gutschrift alle Pflichtangaben enthält und keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.
Wählen Sie hingegen eine andere Formulierung als „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder vergessen Sie diese Angabe versehentlich ganz, müssen Sie keine nachteiligen Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug befürchten. So oder so – mit der Liste über die anerkannten Begriffsformulierung von Pflichtangaben bei Auslandsrechnungen sind Sie für den Alltag im Rechnungswesen gewappnet.