Wenn ein Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt wird, ist der private Nutzungsanteil beim Unternehmer gewinnerhöhend zu erfassen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) und beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil (Arbeitslohn) zu versteuern (§ 8 Abs. 2 EStG).
Wird der Umfang der privaten Nutzung mithilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt, werden die tatsächlichen Kosten entsprechend den Nutzungsverhältnissen aufgeteilt. Werden die tatsächlichen Kosten angesetzt, sind hinsichtlich der Ermittlung der Abschreibung Besonderheiten zu beachten.
- Beim Unternehmer wird der Teil der Abschreibung erfasst, der gewinnmindernd gebucht wird (i. d. R. also eine Abschreibung auf der Basis einer 6-jährigen Abschreibung).
- Bei der Überlassung eines Firmenwagens an einen Arbeitnehmer ist eine Abschreibung von 12,5 % der Anschaffungskosten entsprechend einer 8-jährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer zugrunde zu legen (EStH 8.1. (9-10) LStH 2015).
Soweit ein Gegenstand für die Erbringung der sonstigen Leistung verwendet wird, zählen zur Bemessungsrundlage für die Umsatzsteuer auch die Anschaffungs- und Herstellungskosten für diesen Gegenstand. Diese sind gem. Abschn. 10.6. Abs. 3 UStAE gleichmäßig auf einen Zeitraum zu verteilen, der dem Berichtigungszeitraum nach § 15a UStG für diesen Gegenstand entspricht (bei einem Pkw also über 5 Jahre). Nach Ablauf von 5 Jahren sind die gesamten Anschaffungskosten in die Bemessungsgrundlage eingeflossen und anschließend bei der Bemessung der Umsatzsteuer nicht mehr zu berücksichtigen.
Praxis-Beispiel: Arbeitnehmer darf den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen
Ein Unternehmer hat einen Firmenwagen für brutto 21.420 EUR gekauft, den er seinem Arbeitnehmer auch für private Fahrten überlässt. Die Vorsteuer von 3.420 EUR macht er in voller Höhe geltend. Die Anschaffungskosten von 18.000 EUR verteilt er wie folgt:
- bei der Ermittlung der Lohnsteuer über von 8 Jahre (18.000 EUR : 8 = 2.250 EUR) und
- bei der Umsatzsteuer über 5 Jahre (18.000 EUR : 5 = 3.600 EUR).
Einkommensteuer, Gewinnermittlung*) | Lohnsteuer | Umsatzsteuer | |
Abschreibung über 6 Jahre Abschreibung über 8 Jahre/ Verteilung auf 5 Jahre (entsprechend § 15 a UStG) | 3.000 EUR | 2.250 EUR | 3.600 EUR |
Laufende Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug | 4.200 EUR | 4.200 EUR | 4.200 EUR |
Laufende Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug | 1.200 EUR | 1.200 EUR | 0 EUR |
Kfz-Kosten insgesamt | 8.400 EUR | 7.650 EUR | 7.800 EUR |
35 % entfallen auf private Fahrten | 2.940 EUR | 2.677,50 EUR | 2.730 EUR |
*) Nur anzusetzen, wenn der Unternehmer selbst den Firmenwagen nutzt.
Die Umsatzsteuer beträgt 2.730 EUR x 19 % = 518,70 EUR. Als Arbeitslohn sind 2.677,50 EUR + 518,70 EUR = 3.196,20 EUR zu erfassen. Der Unternehmer bucht wie folgt:
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03 Haben | Konntenbezeichnung | Betrag |
| 4120 | Gehälter | 3.196,20 | 8610 | Verrechnete sonstige Sachbezüge | 2.677,50 |
| 1776 | Umsatzsteuer 19 % | 518,70 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 04 Haben | Konntenbezeichnung | Betrag |
| 6020 | Gehälter | 3.196,20 | 4946 | Verrechnete sonstige Sachbezüge | 2.677,50 |
| 3806 | Umsatzsteuer 19 % | 518,70 |