Bei der Planung laufen im Controlling alle Fäden zusammen

Planungen in Excel verdammen Controller häufig zum reinen Datensammler

Integrierte Unternehmensplanung galt seit jeher als zeitaufwendig und kompliziert. In der Regel wurden zunächst Zielvorgaben formuliert und die verschiedenen Abteilungen erstellten daraufhin – meist in zahlreichen, verschiedenen Exceltabellen – ihre Planungen. 

Controller stehen dann vor der Mammutaufgabe, diese vielen Daten einzusammeln. Der Berg an Informationen muss konsolidiert und in eine Gesamtplanung übernommen werden. Ein Prozess, der Ressourcen bindet, Zeit in Anspruch nimmt und fehleranfällig ist. Bei den Steuerungsexperten kann das Gefühl entstehen, gerade einen wahren „Datenbrei“ ordnen zu müssen. 

Die inhaltliche Standardisierung ist leider eine Seltenheit. Häufig werden die Daten unterschiedlich aufbereitet. Das Controlling-Team muss folglich mehr Zeit aufwenden:

• Rückfragen und Abstimmungen mit den unterschiedlichen Fachabteilungen kosten erneut Zeit,
• je nachdem müssen verschiedene Versionen von Excel-Tabellen abermals per Mail hin- und hergeschickt werden und
• schließlich werden händisch Informationen aus unterschiedlichen Tabellen übernommen. Ein Tippfehler ist dabei schnell gemacht.

Allein dieser Prozess kann Wochen in Anspruch nehmen: Wertvolle Zeit, die die Controller ausschließlich für das Sammeln und Aufbereiten der Daten verwenden mussten – anstatt konstruktiv Analysen und Empfehlungen zu erstellen. 

Für alle Beteiligten ist dieser Prozess unbefriedigend und unübersichtlich. Und schnell entstehen Zweifel: Arbeitet man überhaupt mit der aktuellen Excel-Spreadsheet-Version? Wie soll man noch den Überblick bewahren?

Typische Probleme traditioneller Planungsprozesse

• Lange Prozessdauer
• Hoher Zeitaufwand für Controller
• Keine einheitliche Datenbasis
• Fehleranfällige manuelle Teilprozesse
• Ressourcenbindung im Controlling 
• Zu wenig Zeit für Analyse und Beratung

Planungsprozesse müssen modernisiert werden

Hinzu kommt, dass nach dem enormen Aufwand die Qualität der Planung häufig in Frage gestellt wird:

• Sind die Daten nach monatelanger Planung noch aktuell?
• Haben sich bei der manuellen Übernahme Fehler eingeschlichen?
• Könnten die Ressourcen des Controlling-Bereichs nicht sinnvoller genutzt werden?

Es verwundert daher nicht, dass sich viele Unternehmen von dem traditionellen Planungsprozess verabschieden wollen und neue Lösungen suchen.

Abschied nehmen vom Excel-Chaos

Mit dem Einsatz moderner Technologien endet der Kampf mit den vielen unterschiedlichen Excel-Tabellen. Vorbei sind die Zeiten, in denen der Controller Zeile für Zeile Informationen übernehmen muss: Dank moderner Softwarelösungen können die Ressourcen von Controllern viel wertschöpfender eingesetzt werden. 

„Mit der Jedox-Planungslösung sparen wir sowohl im Corporate Controlling als auch in den Ländergesellschaften erheblichen Zeitaufwand für manuelle Routinen ein“, berichtet zum Beispiel Carl-Christian Eckert, Corporate Controller bei Daetwyler Cabling Solutions.

Controlling der Zukunft kann sich auf neue Aufgaben fokussieren 

Die Vorteile von moderner Controlling-Software liegen auf der Hand: Wenn sie nicht mehr so viel Zeit für das Sammeln und Aufbereiten von Daten benötigen, können Controller sich mehr mit den Dateninhalten befassen: Analysen, das Erstellen von Szenarien und Entscheidungsempfehlungen rücken dann in den Fokus. 

„Mit Jedox können nun die einzelnen Fachbereiche selbstständig im Web planen und mein Controllingteam kann sich wieder auf seine Hauptaufgaben konzentrieren“, stellt auch Michael Bailey, Senior Manager Controlling bei Sanofi-Aventis Deutschland GmbH, fest. 

Wie die Verbesserung von Planungsprozessen gelingt

Doch wie gelingt die Automatisierung? Hier wird auf moderne Technologien und künstliche Intelligenz gesetzt. Die Zusammenarbeit verschiedener Funktionen und Abteilungen kann so viel besser strukturiert und insgesamt optimiert werden:

• Die Daten der verschiedenen Bereiche werden miteinander verzahnt.
• Prozesse werden strukturiert und beschleunigt.
• Eine einheitliche Datenbasis steht nun für alle zur Verfügung.
• Forecasts werden präziser.

Zukunft liegt in integrierten Planungsprozessen

Mit einer integrierten Planungslösung für alle Funktionen und Abteilungen können Sie vom Excel-Chaos Abschied nehmen. Die bisherigen Zeitfresser in Planungs-, Reporting- und Forcastingprozessen werden automatisiert. Und davon profitieren Unternehmen.

Vorteile moderner Planungsprozesse

• Datensilos werden aufgebrochen.
• Alle wichtigen Unternehmensdaten stehen immer aktuell und konsistent zur Verfügung.
• Es sind keine verschiedenen Versionen von Excel-Spreadsheets mehr im Umlauf.
• Fehler bei der manuellen Datenübertragung können vermieden werden.
• Berichte, Datenanalysen und Szenarien werden schnell erstellt.
• Controller haben mehr Zeit für Aufgaben als Business Partner.

Weiterführende Links:

Eine einheitliche und konsistente Lösung für alle Aufgaben im Finanzbereich