Fachbeiträge & Kommentare zu Übernachtungskosten

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen. Hinweis Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann...mehr

Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind. Pauschale Kürzung bei Gesamtpreis f...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer hat bei seiner Einstellung die Zusage erhalten, für mindestens 2 Jahre die notwendigen Kosten für eine Zweitwohnung ersetzt zu bekommen. Der Arbeitnehmer hat seine Hauptwohnung beibehalten. Er hat dem Arbeitgeber schriftlich erklärt, dass er außerhalb des Beschäftigungsorts einen eigenen Hausstand unterhält und die Richtigkeit dieser Erklärung dur...mehr

Sachzuwendungen anlässlich einer 2-tägigen Reise sind aufzuteilen, wenn die Reise an einem Tag von den Elementen einer Betriebsveranstaltung und am anderen Tag von den Elementen eines Dienstgeschäfts geprägt ist. Bleiben die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnenden, anteiligen Kosten innerhalb des 110-EUR-Freibetrags, liegt auch insoweit eine steuerfreie Betriebsveranstaltu...mehr

Es gilt das Grundkonzept der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig davon ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit verrichte...mehr

Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber anders als beim Werbungskostenabzug mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung feststeht. Bei Übernachtungen im Ausland darf der steuerfreie Arbeitgeberersatz in Höhe der Auslandsübernachtungsgelder erfolgen.[1] Die Pauschbeträge dürfen nicht angesetzt werden, w...mehr

Die 3-Monatsfrist, die den Reisekostenansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längeren Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat nur Gültigkeit, wenn der Arbeitnehmer an mehr als 2 Tagen wöchentlich den auswärtigen Tätigkeitsort aufsucht.[1] Die 2-Tage-Regelung bewirkt, dass dieselbe Auswärtst...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Reise nach München. Die Übernachtung in München zum Preis von 90 EUR zuzüglich 20 EUR Frühstück hat er selbst gebucht. Der Mitarbeiter legt die Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist, zusammen mit den Bahnfahrkarten i. H. v. 196 EUR zur Erstattung vor. Die Reisekostenordnung des Unternehmens sieht eine Ü...mehr

Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die Bestandteil der Betriebsveranstaltung sind, rechnen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa die Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Sie sind bei der Berechnung des Freibetrags zu berücksichtigen. In Betracht kommt z. B. die gemeinsame Busfahrt zu dem Ziel des Betriebsausflugs, unab...mehr

Überblick Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Nach der Reisekostendefinition sind ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt, die durch eine berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsg...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Frankreich. Er besucht dort Gebiete außerhalb der Großstädte und legt folgende Übernachtungsrechnungen zur Erstattung vor: 1. Übernachtung: 95 EUR sowie ein zusätzlich berechnetes Frühstück für 10 EUR 2. Übernachtung: 106 EUR mit Hinweis "einschließlich Frühstück" 3. Übernachtun...mehr

Durch Zeitablauf kann keine erste Tätigkeitsstätte begründet werden. Sachverhalte, in denen längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeiten nach Ablauf von 3 Monaten zur doppelten Haushaltsführung werden, sind dadurch ausgeschlossen. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte hat, bestimmt sich für die gesamte Dauer der beruflichen A...mehr

Rz. 98 Die Unterkunftskosten sind in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben anzusetzen. Die Kosten sind durch Belege nachzuweisen. Zu den Übernachtungskosten gehören auch Nebenleistungen, wie z.B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe. Rz. 99 Die Kosten für ein Frühstück gehören zu den Verpflegungskosten und müssen deshalb aus der Hotelrechnung herausgerechnet werden. D...mehr

Arbeitnehmer des Baugewerbes, die ihre Tätigkeit im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ausüben, können ebenso wie die Arbeitnehmer aller anderen Branchen einen entsprechenden steuerfreien Reisekostenersatz für ihre Aufwendungen erhalten. Typischerweise kommen in Betracht: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Ferner muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich einer solchen Auswärtstätigkeit entstanden sind. D...mehr

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit bis zur Höhe der gesetzlichen Verpflegungspauschalen von 14 EUR oder 28 EUR bzw. der Auslandstagegelder steuerfrei ersetzen.[1] Die Summe der steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse muss der Arbeitgeber grundsätzlich in Nummer 20 der Lohnsteuerbescheinigung aufnehmen. Hat ...mehr

Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die bei der Durchführung der Betriebsveranstaltung anfallen, zählen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung und sind somit bei der Berechnung des Gesamtaufwands zu berücksichtigen, z. B. Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Die für Reisekosten geltende Lohnsteuerfreiheit ist für die Berechnun...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber veranstaltet eine Weihnachtsfeier. An der Feier nehmen 16 Mitarbeiter und 12 Angehörige teil, außerdem der Geschäftsführer mit Ehefrau, d. h. insgesamt 30 Teilnehmer. Die Abrechnung der Weihnachtsfeier sieht wie folgt aus:mehr

Unerheblich ist, ob tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist, dass die Übernachtung im Fahrzeug anstelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird die normale Übernachtungspauschale nicht gewährt.[1] Für Berufskraftfahrer kann seit 2020 eine ...mehr

Sachverhalt Ein Bauarbeiter ist seit mehr als einem Jahr auf einer Großbaustelle eingesetzt, die voraussichtlich zum Ende des nächsten Jahres abgeschlossen wird. Die Baustelle ist 25 km vom Firmensitz und 40 km vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt. Er verlässt regelmäßig um 7 Uhr die Wohnung und kehrt dorthin gegen 18 Uhr zurück. Zum Firmensitz kommt er nur zu besonderen An...mehr

Sachverhalt Ein Maurer, der auf ständig wechselnden Einsatzstellen arbeitet, ist im Februar an 10 Arbeitstagen auf einer 50 km von seiner Wohnung entfernt liegenden Baustelle tätig. An weiteren 10 Arbeitstagen ist er zunächst auf einer 20 km von seiner Wohnung entfernten Baustelle tätig. Dort arbeitete er bis mittags und fährt dann jeweils zu einer von der ersten Baustelle 2...mehr

Das im Rahmen der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung aus der Fahrtätigkeit erzielte Arbeitsentgelt ist beitragspflichtig.[1] Die im Rahmen der Fahrtätigkeit vom Arbeitgeber gezahlten Reisekostenvergütungen und Reisekostenentschädigungen sind insoweit nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung zuzurechnen, als sie lohnsteuerfrei sind.[2] D...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer führt seit etwas mehr als einem Jahr einen beruflich veranlassten doppelten Haushalt in Freiburg. Dort bewohnt er ein kleines Apartment zum Preis von 600 EUR monatlich. Am Wochenende fährt er mit dem Pkw zu seiner Familie nach Stuttgart (200 Kilometer). Vom Arbeitgeber werden sowohl die Übernachtungskosten wie auch die Familienheimfahrten – wie in...mehr

Rz. 92 Sofern Reisekosten durch den Betrieb des RA veranlasst sind, gehören sie zu den Betriebsausgaben. Die "Reise" muss folgende Voraussetzungen erfüllen:mehr

Rz. 94 Beispiel: Der RA nimmt an einem Fachseminar auf Mallorca teil. Er reist am Montag mit dem Flugzeug an. Das Seminar dauert von Dienstag bis Freitag, jeweils ganztägig. Am Sonntag reist er wieder ab. Lösung: Hier liegt eine gemischt veranlasste Reise vor. Es ist aufzuteilen – 7 Reisetage insgesamt, davon 5 Tage betrieblich:[6]mehr

Bei einem Betrieb sieht die buchhalterisch korrekte Behandlung so aus, dass der volle Betrag als Betriebsausgabe ausgewiesen und der Gewinn außerhalb der Bilanz um 30 % der Bewirtungskosten erhöht wird. In der Praxis verfährt man aus Vereinfachungsgründen meist so, dass der Kürzungsbetrag auf einem besonderen Konto erfasst wird. Dieses Konto steht dann buchhalterisch einem E...mehr

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt eine Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat. Die 48-Monatsfrist ist nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird, da eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer mit ei...mehr

Ohne Einzelnachweis kann der Arbeitgeber die Unterkunftskosten pauschal für die ersten 3 Monate mit 20 EUR je Übernachtung und für die Folgezeit ohne zeitliche Begrenzung mit 5 EUR je Übernachtung steuerfrei ersetzen.[1] Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer nicht in einer vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft kostenlos übernachtet. Wichtig Übernachtungspauschalen nur für ...mehr

Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit dem jeweiligen Auslandsübernachtungsgeld[1] steuerfrei ersetzen. Diese Möglichkeit scheidet jedoch aus, wenn der Arbeitgeber der Besatzung eine unentgeltliche bzw. verbilligte Unterkunft auf dem Schiff zur Verfügung stellt.[2]mehr

Sachverhalt Eine Firma setzt Bauarbeiter in Kolonnen auf Großbaustellen ein. Dabei werden sie in firmeneigenen Kleinbussen zu ihrem jeweiligen Einsatzort transportiert. Die Kleinbusse starten von einem Parkplatz als gemeinsamem Treffpunkt. Für die Fahrt dorthin erhalten die Mitarbeiter eine Fahrkarte für den öffentlichen Personennahverkehr auf Antrag zusätzlich zum vereinbar...mehr

Während das weiträumige Arbeitsgebiet früher als Sonderfall der regelmäßigen Arbeitsstätte galt, lässt sich diese Bedeutung auf den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte nicht übertragen. Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Nur Entfernungsp...mehr

Sachverhalt Ein Abteilungsleiter fliegt am Mittwoch zu einer Fachtagung nach Hamburg, bei der er selbst einen Vortrag hält. Die Tagung dauert bis Freitagnachmittag. Am Samstag besucht er noch Freunde in Hamburg und fliegt am Sonntag zurück. Der Rückflug am Freitagnachmittag hätte dasselbe gekostet wie am Sonntag. Er legt die Rechnung für den Flug über 400 EUR, die Hotelrechnu...mehr

Begriff Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Als übliche Betriebsveranstaltungen gelten z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören regelmäßig nicht zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, wen...mehr

Begriff Die gesetzlichen Reisekostenbestimmungen verzichten auf unterschiedliche Reisekostenarten. Sämtliche reisekostenrechtlich relevanten Auswärtssachverhalte (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) werden unter dem gemeinsamen Reisekostenbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der ...mehr

Sachverhalt Ein Monteur, der in Hannover wohnt, ist seit Juli des Vorjahres (und voraussichtlich noch bis Ende des nächsten Jahres) auf Montage in Hamburg eingesetzt. Eine Arbeitgeberzuordnung zum Betrieb ist nicht erfolgt. Unter der Woche übernachtet er in einer Pension zum Preis von 25 EUR je Nacht (ohne Frühstück), die in 10 km Entfernung von der Arbeitsstätte liegt. Am Fre...mehr

Sachverhalt Eine Bereichsleiterin hat bei ihrer Einstellung vor 3 Jahren eine Zusage erhalten, maximal 5 Jahre lang die notwendigen Kosten für eine Zweitwohnung ersetzt zu bekommen. Nachdem sie anfangs ein kleines Apartment in unmittelbarer Firmennähe bewohnt hat, ist sie vor etwa einem Jahr in eine rund 60 Quadratmeter große Wohnung am Stadtrand gezogen (10 Kilometer von de...mehr

Sachverhalt Für Außendienstmitarbeiter einer Firma findet regelmäßig einmal jährlich ein einwöchiges Verkaufstraining an wechselnden Orten statt (5 Aufenthaltstage zzgl. An- und Abreisetag). Die Schulung findet mit 50 Teilnehmern an der kroatischen Küste statt. Neben diversen Vorträgen an den Vormittagen besuchen die Mitarbeiter auch die Betriebe potenzieller Großabnehmer. Nac...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer muss wegen Verkaufsverhandlungen zu mehreren Kunden in Bayern. Er verlässt montags um 7:00 Uhr seine Wohnung und besucht noch am selben Tag einen Kunden in Nürnberg. Am Abend übernachtet er in einem nahe gelegenen Hotel zum Preis von 90 EUR ohne Frühstück. Am Dienstag besucht er bis 15:00 Uhr einen Kunden in Erlangen. Statt sich danach auf die Heim...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

Der feste prozentuale Monatsbetrag führt immer dann zu praktischen Problemen, wenn verschiedene Fahrzeuge oder ein Dienstwagen nur teilweise (= in geringem Umfang) für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden. Dasselbe gilt, falls der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen hat. Ansatz des vollen Monatsbetrags Die Entfernungspauschale berücksichtigt die Nutzungs...mehr

Rz. 287 Für den Schadensersatz der vermehrten Bedürfnisse ist nicht entscheidend, ob die damit im Zusammenhang stehenden Ausgaben einmalig oder wiederkehrend, regelmäßig oder unregelmäßig oder aus unterschiedlichen Gründen entstehen. Deshalb kann in der nachfolgend aufgeführten alphabetischen Liste nur ein kleiner Teil der möglichen vermehrten Bedürfnisse wiedergegeben werde...mehr

Die nachteilige gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale erfasst in gleicher Weise die arbeitstäglichen Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet. Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Der Arbeitnehmer ist aber bezüglich seiner Einsätz...mehr

Sachverhalt Ein in Freiburg wohnender Polier, der auf Großbaustellen eingesetzt wird, ist seit Januar in Karlsruhe tätig. Er arbeitet dort voraussichtlich bis Ende des Jahres. Unter der Woche übernachtet er – außer dienstags – in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement (monatliche Miete 250 EUR), das unmittelbar neben der Baustelle liegt. Jeweils dienstags und freitags fährt ...mehr

Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, dürfen für diese Fahrten nur die Entfernungspauschale ansetzen.[1] Diese Fahrten von zu Hause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der täglichen Berufsaufnahm...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Oslo. Er legt die Strecke mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Leihwagen zurück. Von Kiel nach Oslo benutzt der Arbeitnehmer die Fähre. Verlauf der Reise: Montag: 9:00 Uhr Abfahrt von zu Hause; 14:00 Uhr Abfahrt in Kiel mit der Fähre Dienstag: 9:30 Uhr Ankunft in ...mehr

Zudem stellt das BMF klar, dass Kürzungen der Verpflegungspauschale bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten stets tagesbezogen erfolgen und sich an der für den jeweiligen Reisetag maßgeblichen Pauschale für eine 24-stündige Abwesenheit orientieren – unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit eingenommen wird. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten dürfen weiterhin a...mehr

Ab 1.1.2026 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsreisen. Diese Pauschalen spielen eine wichtige Rolle bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten, da sie bestimmen, welche Beträge Arbeitnehmer steuerfrei erstattet bekommen bzw. als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend...mehr

In zunehmendem Umfang werden kleinere Berufsschulstandorte geschlossen und in größere – teils überregionale – Einheiten integriert. Hierdurch kommt es häufiger vor, dass Auszubildende den Berufsschulunterricht nicht am Ort des Ausbildungsbetriebs absolvieren können, sondern eine auswärtige Berufsschule besuchen müssen. Meistens findet der Unterricht dann als Blockunterricht ...mehr

Rn. 48 Stand: EL 185 – ET: 12/2025 Mit der Einführung des § 15 Abs 1a UStG mit Wirkung ab 01.04.1999 durch das StEntlG 1999/2000/2002 v 24.03.1999 (BGBl I 1999, 402) hatte der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug versagt für Aufwendungen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs 4 S 1 Nr 1 bis 4, 7, Abs 7 oder des § 12 Nr 1 EStG gilt, Reisekosten des Unternehmers oder seines Personals, s...mehr

Rn. 207 Stand: EL 102 – ET: 11/2013 Der Bundestag ist am 17.01.2013 einer Empfehlung des Vermittlungsausschusses von Bundestag und Bundesrat vom 12.12.2012 (BT-Drucks 17/11 841) zum Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts gefolgt u hat dessen Einigungsvorschlag angenommen. Die Zustimmung des Bundesrats erfolgte ...mehr