Fachbeiträge & Kommentare zu Steuerberatung

4.1 Beschreibung des Mandantentyps Der "Unentschlossene" Mandant ist das personifizierte Zögern, was nicht zuletzt an Ihren Nerven zehrt. Verhalten und Denkweise Er tut sich enorm schwer damit, Entscheidungen zu treffen – seien es strategische Weichenstellungen in der Steuergestaltung oder auch nur die Wahl zwischen zwei Buchführungsvarianten. In Besprechungen wirkt er oft ausw...mehr

5.1 Beschreibung des Mandantentyps Der aggressive Mandantentyp ist sofort erkennbar: laut, konfrontativ und mitunter persönlich verletzend. Verhalten und Denkweise Diese Mandanten haben einen kurzen Geduldsfaden und einen scharfen, oft unangenehmen Ton. Bereits kleine Unstimmigkeiten können von ihnen zum Anlass genommen werden, verbal auszuteilen – sei es durch laute Wutausbrüc...mehr

6.1 Beschreibung des Mandantentyps Der jammernde Mandant – auch bekannt als der Nörgler oder Klagende – kommt nicht mit lautem Zorn, sondern mit dauerhaftem Gejammer und Gezeter daher. Verhalten Er findet in nahezu jeder Situation etwas Negatives und teilt das auch ausführlich seinem Gegenüber mit. Egal, ob es um seine persönliche steuerliche Belastung, die allgemeine Wirtschaf...mehr

Der "Fordernde" Mandant tritt von Beginn an mit ausgesprochen hohen Erwartungen und einem stark ausgeprägten Anspruchsdenken auf. Verhalten und Denkweise: Er will alles, und zwar sofort. Termine macht er am liebsten "gestern" aus und diktiert diese nach seinem Kalender, Unterlagen sollen umgehend bearbeitet werden, und er lässt keinen Zweifel daran, dass er als Mandant oberst...mehr

Ein paar praktische Tipps, um Misstrauen abzubauen und eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen: Tipp 1: Vertrauensvorschuss geben. Auch wenn es paradox klingt – gehen Sie erst einmal mit einem positiven Menschenbild in die Beziehung. Unterstellen Sie dem Mandanten nicht pauschal Unfreundlichkeit, sondern begegnen Sie ihm freundlich und verbindlich. Oft taut er auf, wenn...mehr

Der preis-sensible Mandant – umgangssprachlich auch gerne "Pfennigfuchser" genannt – ist extrem kostenbewusst. Verhalten und Denkweise Sein primärer Fokus liegt auf den Kosten der Beratung. Schon bei der ersten Kontaktaufnahme fragt er oft offensiv nach den Preisen: "Was kostet mich das? Gibt’s da einen günstigeren Weg?". Dieser Mandantentyp vergleicht gerne Angebote und hat m...mehr

Wie der Name schon sagt, liegt die größte Herausforderung dieses Mandantentyps direkt im Bereich Honorar. Irrtum entlarvt: Viele Steuerberater fürchten „Der Mandant will nur billig“ – doch das ist nicht immer wahr, Mandanten wollen vor allem Wert fürs Geld. Der Preis-Sensible allerdings legt den Fokus stark auf möglichst wenig bezahlen. Herausforderungen im Einzelnen: Preissetz...mehr

Anfangs mag ein jammernder Mandant harmlos erscheinen – er schreit nicht, er droht nicht. Aber seine permanente Negativität kann auf Dauer ebenso belasten. Kommunikation: Die Gespräche ziehen sich in die Länge, da er immer wieder neue Aspekte seines Ungemachs ausbreitet. Aus einem 15-Minuten-Telefonat zur Besprechung der Quartalszahlen wird leicht eine Stunde Therapiegespräch...mehr

Ein Alleswisser-Mandant stellt auch bei der Honorarfrage besondere Herausforderungen. Da er meint, viele Aufgaben eigentlich selbst zu beherrschen, neigt er dazu, den Wert der Beratungsleistung zu unterschätzen. Er könnte argumentieren, bestimmte Arbeiten seien "doch nur Routine" oder" in 5 Minuten erledigt". Entsprechend kritisch begutachtet er Rechnungen und fragt detailli...mehr

Die Zusammenarbeit mit preis-sensiblen Mandanten ist geprägt von einem ständigen Aushandeln des Kosten-Nutzens. Kommunikation: In vielen Gesprächen kommt früher oder später das Thema Kosten auf. Das Team muss darauf gefasst sein, dass der Mandant oft nach "kostengünstigeren Alternativen" fragt. Beispiel: "Muss der Steuerberater das machen oder kann das mein Buchhalter erledig...mehr

Die Zusammenarbeit mit einem Alleswisser kann zermürbend sein. Kommunikation: Statt eines offenen Austauschs entwickelt sich oft ein Einbahnstraßen-Gespräch, bei dem der Mandant referiert und der Steuerberater kaum zu Wort kommt. Konstruktiver Rat wird als Kritik an der Expertise des Mandanten missverstanden. Das Team der Kanzlei empfindet solche Mandanten oft als anstrengend...mehr

Für die Kanzlei bedeutet der Umgang mit Alleswissern: gut vorbereitet und selbstbewusst, aber diplomatisch auftreten. Tipp 1: Nutzen Sie schriftliche Zusammenfassungen. Nach jedem Meeting mit einem Alleswisser sollte man das Besprochene z. B. per E-Mail festhalten ("Zur Erinnerung: Wir haben besprochen, dass…"). Das schafft Klarheit und kann später bei Honorarstreitigkeiten h...mehr

Die Zusammenarbeit mit einem chaotischen Mandanten ist – wenig überraschend – stressig und fehleranfällig. Kommunikation: Sie besteht zum Großteil aus Nachhalten, Erinnern und nicht zuletzt kreativem Improvisieren. Der Kanzlei-Postausgang an diesen Mandanten ist gefüllt mit E-Mails à la „Bitte liefern Sie noch…“ oder „Wir warten noch auf …“. Häufig sind mehrere Rückfragen nöt...mehr

Der misstrauische Mandant begegnet der Kanzlei von Anfang an mit Vorsicht und Argwohn. Misstrauen und Argwohn könnte dabei auf schlechten Erfahrungen aus alten Beratungsverhältnissen herrühren, seien Sie also mit dieser Einstellung nicht zu kritisch. Verhalten und Denkweise Er hinterfragt jede Empfehlung zweimal, sucht nach Haken und Ösen in Verträgen und vermutet nicht selten...mehr

Bei einem misstrauischen Mandanten ist die Honorarfrage ein sensibles Terrain. Er argwöhnt möglicherweise, die Kanzlei könnte mehr berechnen als geleistet oder unnötige Leistungen erbringen, nur um die Rechnung zu erhöhen. Konkrete Herausforderungen: Er will das Honorar höchst detailliert aufgeschlüsselt haben. Ein pauschaler Betrag ohne genaue Leistungsliste weckt sofort sei...mehr

Honorartechnisch ist der Fordernde Mandant ein zweischneidiges Schwert. Einerseits erzeugt er oft Mehrarbeit, die eigentlich zu einem höheren Honorar führen müsste. Andererseits ist er nicht immer bereit, mehr zu bezahlen – schließlich sieht er seine Forderungen als normal an. Herausforderungen im Einzelnen: Wenn nach StBVV oder vereinbarten Pauschalen abgerechnet wird, droht...mehr

Kommunikation: Sie läuft hier heiß. Mitarbeiter sind ständig mit diesem Mandanten im Gespräch oder beantworten seine E-Mails. Das stört den Arbeitsfluss beträchtlich – besonders wenn die Anfragen oft banal oder vorschnell sind. Beispiel: Der Mandant fragt etwas per E-Mail, bevor er darüber nachdenkt, dann ruft er kurz darauf an, um noch was hinzuzufügen, dann kommt vielleich...mehr

Tipp 1: Erwartungshaltung aktiv steuern. Entwickeln Sie einen Service-Level-Plan für Ihre Kanzlei. Darin legen Sie fest, welche Reaktionszeiten als Standard gelten und welche Sonderleistungen es gibt. Kommunizieren Sie diesen Plan insbesondere neuen Mandanten proaktiv. Das schafft klare Verhältnisse und schützt vor unrealistischen Ansprüchen. Tipp 2: Vertragliche Absicherung....mehr

Befindet sich ein Online-Gelehrter unter den Mandanten, spürt man das deutlich in der Kommunikation und Zusammenarbeit der Kanzlei. In der Gesprächsführung verschiebt sich die Dynamik: Statt einem unbedarften Mandanten die Grundlagen zu erklären, steht der Steuerberater nun gezielten Nachfragen ähnlich denen in der Steuerberaterprüfung und bisweilen einem besserwisserischen ...mehr

Der "Unentschlossene" Mandant ist das personifizierte Zögern, was nicht zuletzt an Ihren Nerven zehrt. Verhalten und Denkweise Er tut sich enorm schwer damit, Entscheidungen zu treffen – seien es strategische Weichenstellungen in der Steuergestaltung oder auch nur die Wahl zwischen zwei Buchführungsvarianten. In Besprechungen wirkt er oft ausweichend: klare Aussagen vermeidet ...mehr

Tipp 1: Beratungsprozess standardisieren. Entwickeln Sie einen Workflow zur Entscheidungsfindung: z. B. Erstgespräch mit Darstellung der Optionen, danach kurze Bedenkzeit, dann Entscheidungs-Meeting. Kommunizieren Sie dem Mandanten, dass das so üblich ist – das nimmt ihm das Gefühl, er müsste ewig überlegen. Tipp 2: Nutzen Sie Visualisierung. Unentschlossene Mandanten können ...mehr

Der Umgang mit dem "Online-Gelehrten" erfordert eine Kombination aus wirtschaftlichem Kalkül, psychologischem Feingefühl und klarer Kommunikation. Bewährt haben sich etwa folgende Strategien: Wirtschaftlich: Schnüren Sie Beratungspakete speziell für Selbstrechercheure – etwa eine kostengünstige "Prüfpauschale" zur Validierung der mitgebrachten Informationen. So kennt der Mand...mehr

Honorartechnisch birgt der Unentschlossene Tücken, die auf den ersten Blick gar nicht offensichtlich sind. Herausforderung 1: Umfangreicher Beratungsaufwand. Weil der Mandant viel Zuspruch und Wiederholung benötigt, investiert die Kanzlei deutlich mehr Beratungszeit. Das sind Stunden, die entweder extra berechnet werden müssten oder im vereinbarten Honorar untergehen. Bei ein...mehr

Der aggressive Mandantentyp ist sofort erkennbar: laut, konfrontativ und mitunter persönlich verletzend. Verhalten und Denkweise Diese Mandanten haben einen kurzen Geduldsfaden und einen scharfen, oft unangenehmen Ton. Bereits kleine Unstimmigkeiten können von ihnen zum Anlass genommen werden, verbal auszuteilen – sei es durch laute Wutausbrüche, sarkastische Kommentare oder s...mehr

Bei aggressiven Mandanten stellt sich vor allem die Frage: Wird unser Honorar überhaupt anerkannt und letztlich bezahlt, oder wird jeder Rechnungslauf zum weiteren Schlagabtausch? Herausforderungen: Ein aggressiver Mandant könnte versuchen, Rechnungen als Druckmittel einzusetzen ("Für den Mist zahl ich keinen Cent!"). Kommt es zu Meinungsverschiedenheiten über die Rechnung, i...mehr

Tipp 1: Schulung in Deeskalation. Überlegen Sie, Ihren Mitarbeitern (und sich selbst) ein Training im Umgang mit aggressiven Kunden zu gönnen. Dort lernt man Techniken, wie man in der Hitze des Gefechts kommuniziert, ohne Öl ins Feuer zu gießen. Z. B. Ich-Botschaften statt Vorwürfen ("Ich möchte Ihnen helfen, lassen Sie uns gemeinsam schauen…" statt "Sie müssen sich beruhige...mehr

Beim jammernden Mandanten liegen die Herausforderungen eher indirekt in der Honorarthematik. Zeit ist Geld: Der offenkundigste Effekt: Er beansprucht überproportional viel Zeit für zumeist unbezahlten Gesprächsbedarf, der nicht immer fachlich notwendig ist. Diese "Kummerkasten-Zeit" wird schwerlich abrechenbar sein. Wenn man jeden Anruf streng nach Minuten fakturierte, würde ...mehr

Der jammernde Mandant – auch bekannt als der Nörgler oder Klagende – kommt nicht mit lautem Zorn, sondern mit dauerhaftem Gejammer und Gezeter daher. Verhalten Er findet in nahezu jeder Situation etwas Negatives und teilt das auch ausführlich seinem Gegenüber mit. Egal, ob es um seine persönliche steuerliche Belastung, die allgemeine Wirtschaftslage oder das Kanzleihonorar geh...mehr

Tipp 1: Beschwerden positiv nutzen. Klingt kontraintuitiv, aber: Jammerer liefern Feedback – und jede Beschwerde birgt auch einen Hinweis auf mögliche Verbesserungen. Schulen Sie Ihr Team, Beschwerden nicht genervt abzutun, sondern systematisch zu erfassen und auszuwerten. Vielleicht steckt hinter manchem Gejammer ein konkreter Kritikpunkt ("Ich bekomme immer so spät Infos")...mehr

Der "Alleswisser" ist der Mandant, der überzeugt ist, ohnehin schon alles zu verstehen – oft besser als der Steuerberater selbst. Typische Situationen mit diesem Typus: Er hat sich im Internet oder bei Bekannten schlau gemacht und präsentiert seine eigenen "Expertentipps" mit Nachdruck. Verhalten und Denkweise Er neigt dazu, Ratschläge des Steuerberaters als unnötig oder praxi...mehr

Beim "Chaotischen" Mandanten herrscht das pure Durcheinander. Verhalten und Denkweise Ordnung und Fristen sind nicht seine Stärke. Er kommt mit einem Schuhkarton voll unsortierter Belege kurz vor Ultimo in die Kanzlei gestürmt oder schickt USB-Sticks voller digitaler Quittungen – natürlich ohne irgendeine Struktur. Typische Szenen: Telefonanrufe am Abend des 30. Juli – "Mir is...mehr

Tipp 1: Klare Honorarpolitik definieren. Entwickeln Sie – idealerweise schriftlich – eine Honorarpolitik, die Sie Mandanten kommunizieren können. Darin kann z. B. stehen: "Wir berechnen nach StBVV/Zeithonorar, orientieren uns aber am Nutzen für den Mandanten." Zeigen Sie, dass Sie dem Thema Preis einen Platz geben, und auch, dass es fair zugeht. Tipp 2: Keine Angst vor Honora...mehr

In der Zusammenarbeit bedeutet ein misstrauischer Mandant zunächst, dass vieles länger dauert als bei einem durchschnittlichen Mandanten. Kommunikation: Statt pragmatisch auf die Expertise des Steuerberaters zu vertrauen, verlangt er umfangreiche Erklärungen, Begründungen und Belege für jeden einzelnen Arbeitsschritt. Die Kanzlei sieht sich mit unzähligen Rückfragen konfronti...mehr

Tipp 1: Klare Prozessvorgaben. Definieren Sie für Mandanten verbindliche Abläufe: z. B. "Belege sind monatlich zu liefern, sonst…" und kommunizieren Sie das bei Mandatsbeginn. Schriftlich festhalten (Mandanten-Info oder Vertrag). Tipp 2: Fristverlängerungen proaktiv nutzen. Wenn Sie wissen, Mandant X ist chronisch spät, beantragen Sie frühzeitig Fristverlängerungen beim Finan...mehr

Die Zusammenarbeit mit dem Fordernden kann die gesamte Kanzlei unter Stress setzen. Kommunikation: Sie ist häufig hektisch und getrieben von den Terminen des Mandanten. Anstatt geplanter, strukturierter Abstimmungen diktiert er das Geschehen: spontane Anrufe, fordernde E-Mails und die permanente Erwartung sofortiger Verfügbarkeit. Die Mitarbeiter fühlen sich wie auf Knopfdruc...mehr

Der Dauer-Anrufer und/oder Dauer-Mailer ist der Mandant, der praktisch ständig Ihre Aufmerksamkeit sucht. Verhalten und Denkweise Er ruft wegen jeder Kleinigkeit an – und wenn er nicht durchkommt, schickt er eine E-Mail, oft gleich mit hoher Priorität. Es vergeht kaum ein Tag ohne Kontaktaufnahme: "Ich hätte da nochmal eine Frage...", "Nur ganz kurz: ..." sind seine Standardsä...mehr

Diese ständige Kontaktsuche ist auch eine Honorarfalle. Unproduktive Zeit: Viele kurze Telefonate oder E-Mails summieren sich zu Stunden – doch kann man das alles abrechnen? Wenn vertraglich z. B. ein Pauschalhonorar vereinbart wurde, sind solche Zwischenfragen oft als "inklusive" angesehen. Selbst bei Zeithonorar erfasst man ehrlicherweise nicht jedes 3-Minuten-Gespräch, sch...mehr

In Zeiten von ChatGPT, Google & Co. taucht ein neuer Mandantentyp in der Kanzlei auf: der "Online-Gelehrte". Schon vor dem Beratungsgespräch hat er sich im Internet gründlich schlau gemacht – in Foren gelesen, KI-Tools befragt und YouTube-Videotutorials studiert. Entsprechend tritt er im Termin mit dem Gefühl auf, den Sachverhalt und die Lösung bereits zu kennen. Die Beratun...mehr

Dieser Mandantentyp stellt auch die Honorargestaltung vor Herausforderungen. Da er glaubt, bereits viel Vorarbeit geleistet zu haben, unterschätzt er oft den Wert der Beratung. Nicht selten erwartet er einen Rabatt oder ein geringeres Honorar, weil er "das meiste schon selbst herausgefunden" habe. Hier muss deutlich werden, dass die echte Expertise nicht im Recherchieren lie...mehr

In der Kommunikation kostet ein unentschlossener Mandant vor allem Zeit und nicht zuletzt Nerven. Auswirkungen auf die Projektarbeit: Entscheidungen werden hinausgezögert, wodurch Fristen enger werden. Die Kanzlei erstellt womöglich mehrere Entwürfe, weil der Mandant sich zunächst nicht festlegen kann ("Machen Sie doch sicherheitshalber mal beide Varianten/Berechnungen fertig...mehr

Tipp 1: Vorbereitung ist alles. Bitten Sie den Mandanten schon vor dem Termin, Ihnen seine Fragen oder Quellen zu schicken. So können Sie sich gezielt vorbereiten und eventuelle Irrtümer in den mitgebrachten Informationen vorab erkennen. Tipp 2: Mehrwert verdeutlichen. Machen Sie klar, welchen Mehrwert Ihre Beratung bietet. Das gelingt z. B. mit einer Anekdote: "Ein Mandant v...mehr

Dieser Mandantentyp hinterlässt in der Kanzlei oft verbrannte Erde, wenn nicht richtig damit umgegangen wird. Kommunikation: Gespräche mit ihm sind geprägt von Spannung. Mitarbeiter gehen vielleicht schon mit Bauchschmerzen ans Telefon, wenn seine Nummer aufleuchtet. Sachliche Diskussionen werden schwierig, da er oft ins Persönliche abrutscht oder gar droht ("Wenn Sie das nic...mehr

Transparenz, Transparenz, Transparenz: Das ist das Mantra im Umgang mit Preis-Sensiblen. Kommunikativ heißt das: sprechen Sie über Geld offensiv und frühzeitig. Schon im Erstgespräch sollte der Rahmen klar benannt werden: Welche Abrechnungsmethode, welche voraussichtlichen Kosten. Vermitteln Sie dabei Selbstbewusstsein – es muss rüberkommen: Unsere Leistung ist diesen Preis ...mehr

Struktur aufzwingen, ohne zu bevormunden: Das ist die Kunst. Kommunikativ sollte man früh klarmachen, wie wichtig sein Mitwirken für die gewissenhafte Bearbeitung ist. Im Erstgespräch (oder sobald das Chaos-Muster erkannt ist) offen ansprechen: "Unsere Arbeit ist nur so gut wie Ihre Zuarbeit. Wir brauchen geordnete Unterlagen bis Termin X." Manchmal hilft den Chaoten eine ex...mehr

Klare Kommunikationsregeln aufstellen: Anfangs mag man dem eifrigen Mandanten gerne helfen, aber sobald ein Muster erkennbar wird, braucht es Regeln. Kommunikativ sollte man das Thema offen ansprechen: "Ich merke, Sie haben häufig Fragen zwischendurch. Vielleicht ist es sinnvoll, dafür feste Zeiten zu vereinbaren, damit wir Ihnen konzentriert helfen können." Das macht deutli...mehr

Wie gelingt es, einen Alleswisser dennoch erfolgreich zu beraten? Wirtschaftlich sollte man klar abgrenzen, welche Leistungen honorarpflichtig sind. Es empfiehlt sich, gleich zu Beginn eine transparente Vereinbarung (z. B. einen detaillierten Beratungsvertrag) zu schließen, die Aufgaben und Mitwirkungspflichten des Mandanten festhält. Tatsächlich wird vielfach empfohlen, ein...mehr

Überblick Es geht um einen oft unterschätzten, aber zentralen Aspekt der steuerberatenden Tätigkeit: dem professionellen Umgang mit sog. "schwierigen Mandanten". Dabei wird insbesondere der Zusammenhang zwischen spezifischen Mandantentypen, typischen Kommunikations- und Verhaltensmustern sowie den daraus resultierenden Herausforderungen für die ZusammenarbeitundHonorargestal...mehr

Der chaotische Mandant verursacht in der Honorargestaltung einige heikle Punkte. Mehraufwand: Ganz klar, sein Chaos produziert zusätzliche Stunden – sei es für Sortierarbeiten, für mehrfache Rückfragen oder für Last-Minute-Einsätze des gesamten Teams. Laut StBVV kann man solche Mehrarbeiten teilweise berücksichtigen, aber oft schluckt die Kanzlei einiges an Kulanz (man will d...mehr

Der Schlüssel zum misstrauischen Mandanten lautet: Transparenz und Vertrauensbildung auf allen Ebenen. Kommunikative Strategie: Von Beginn an offen und ehrlich agieren. Dazu zählt, dem Mandanten aktiv zuzuhören, um seine konkreten Ängste zu verstehen. Vielleicht hat er Angst, etwas nicht zu durchschauen – dann hilft es, komplexe Steuerzusammenhänge in einfachen Worten zu erkl...mehr

Tipp 1: Erwartungsmanagement von Anfang an. Schon beim Mandatsstart kann man präventiv etwas sagen wie: "Wenn zwischendurch Fragen auftauchen, notieren Sie sie gerne – wir können sie bei unserem nächsten Termin oder gebündelt am Telefon klären." So setzen Sie subtil den Ton, dass nicht jede Frage sofort und einzeln behandelt wird. Tipp 2: Interne Richtlinie – wenn Mandant X a...mehr